Thẻ: applicant tracking system

Trong bối cảnh công nghệ đang ngày càng phát triển, các hệ thống theo dõi ứng viên (Applicant Tracking Systems – ATS) trở thành công cụ không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng của nhiều doanh nghiệp. Vậy những doanh nghiệp nào phù hợp để triển khai ATS? Hãy cùng SHiring tìm hiểu với bài viết dưới đây.

Xu hướng áp dụng công nghệ ATS trong doanh nghiệp

Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển, các hệ thống theo dõi ứng viên (Applicant Tracking Systems – ATS) trở thành công cụ không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng của nhiều doanh nghiệp. ATS giúp tự động hóa và tối ưu hóa các công việc liên quan đến tuyển dụng như đăng tin tuyển dụng, thu thập và quản lý hồ sơ ứng viên, sắp xếp và lọc hồ sơ một cách hiệu quả. Nhờ những lợi ích vượt trội này, xu hướng áp dụng ATS đang ngày càng lan rộng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và nâng cao chất lượng tuyển dụng.

Bên cạnh đó, tính tích hợp của ATS cũng là một xu hướng mới đáng chú ý. Bằng cách kết nối với các hệ thống quản lý khác, ATS cung cấp cái nhìn toàn diện về ứng viên. Điều này giúp tăng cường hiệu quả quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng tuyển, đồng thời tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

Theo một nghiên cứu của Capterra năm 2022, 75% doanh nghiệp sử dụng ATS cho thấy công nghệ này đã giúp họ tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình tuyển dụng. Nhờ sự phát triển công nghệ, hiện nay có nhiều giải pháp ATS với tính năng đa dạng, phù hợp với mọi quy mô và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng giải pháp ATS tùy theo nhu cầu và tính năng mà họ mong muốn.

Tìm hiểu thêm: Applicant Tracking System là gì? Giúp ích gì cho doanh nghiệp?

5 lý do doanh nghiệp cần triển khai ATS

Trong bối cảnh tuyển dụng ngày càng trở nên cạnh tranh, việc ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả tuyển dụng là một điều tất yếu. Hệ thống theo dõi ứng viên (Applicant Tracking System – ATS) ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu này, mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như:

Nâng cao hiệu quả tuyển dụng

ATS giúp tự động hóa nhiều quy trình tuyển dụng thủ công tốn thời gian như phân loại hồ sơ ứng tuyển, gửi email thông báo, sắp xếp lịch phỏng vấn,… Nhờ vậy, nhà tuyển dụng có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn như đánh giá ứng viên và ra quyết định tuyển dụng.

Giảm chi phí tuyển dụng

ATS giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuyển dụng, tiết kiệm thời gian và nguồn lực, tăng hiệu quả làm việc và tối ưu hóa quy trình tuyển dụng dựa trên dữ liệu phân tích. ATS còn mở rộng phạm vi tìm kiếm và lọc ứng viên, giảm nhu cầu tuyển dụng tốn kém.

Cải thiện trải nghiệm ứng viên

ATS cung cấp cho ứng viên quy trình ứng tuyển mượt mà và minh bạch hơn. Ứng viên có thể dễ dàng nộp hồ sơ trực tuyến, theo dõi tiến độ tuyển dụng và nhận phản hồi từ nhà tuyển dụng.

Thu hút ứng viên chất lượng cao

ATS giúp nhà tuyển dụng dễ dàng tìm kiếm và thu hút những ứng viên phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng. Nhờ các tính năng như phân tích từ khóa, đánh giá kỹ năng và so sánh hồ sơ, ATS giúp nhà tuyển dụng xác định nhanh chóng những ứng viên tiềm năng.

Nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng

Sử dụng ATS tạo dấu ấn chuyên nghiệp và uy tín cho doanh nghiệp đối với ứng viên. Doanh nghiệp sử dụng ATS sẽ xây dựng hình ảnh là một công ty tuyển dụng và phát triển nhân tài. Hầu hết các phần mềm ATS hiện nay đều cung cấp tính năng trang tuyển dụng, giúp doanh nghiệp xây dựng kênh tuyển dụng chuyên nghiệp, đầy đủ thông tin về vị trí tuyển dụng và văn hóa công ty. Điều này giúp doanh nghiệp thu hút được những ứng viên giỏi nhất.

Tóm lại, sử dụng ATS không chỉ nâng cao hiệu quả tuyển dụng mà còn giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu nhà tuyển dụng hấp dẫn, chuyên nghiệp, từ đó giữ chân và thu hút được nhiều nhân tài hơn.

Những doanh nghiệp nào phù hợp để triển khai ATS ?

Mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô, lĩnh vực hay nhu cầu tuyển dụng đều có thể tận dụng lợi ích từ việc triển khai hệ thống theo dõi ứng viên (ATS). Tuy nhiên, mức độ phù hợp sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố sau:

Quy mô doanh nghiệp

Doanh nghiệp nhỏ

Đối với doanh nghiệp nhỏ, mặc dù chi phí triển khai ATS có thể cao, nhưng lợi ích mà nó đem lại là đáng kể. Theo nghiên cứu của Capterra, 75% doanh nghiệp nhỏ cho biết ATS giúp họ tiết kiệm thời gian và 65% báo cáo đã cắt giảm chi phí tuyển dụng. Bên cạnh đó, ATS cũng mang lại cơ hội truy cập vào các tính năng hàng đầu như công cụ đánh giá ứng viên, điều mà trước đây chỉ dành riêng cho doanh nghiệp lớn.

ATS giúp tự động hóa nhiều quy trình tuyển dụng thủ công, chẳng hạn như phân loại hồ sơ ứng viên, lên lịch phỏng vấn và theo dõi tiến độ tuyển dụng. Nhờ vậy, các doanh nghiệp nhỏ có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tập trung vào các hoạt động kinh doanh khác quan trọng hơn.

Doanh nghiệp vừa

Trong khi đó, với doanh nghiệp vừa, triển khai ATS trở nên cần thiết hơn. Một nghiên cứu năm 2022 của Brandon Hall Group chỉ ra rằng 92% doanh nghiệp vừa áp dụng ATS để quản lý một lượng lớn vị trí tuyển dụng và ứng viên. Không chỉ vậy, ATS còn hỗ trợ họ đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt hơn, tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến tuyển dụng và tích hợp quy trình tuyển dụng với các hệ thống khác.

Doanh nghiệp vừa thường có nhu cầu tuyển dụng phức tạp hơn so với doanh nghiệp nhỏ. ATS có thể giúp họ quản lý nhiều vị trí tuyển dụng, theo dõi nhiều ứng viên và đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt hơn.

Ngoài ra, ATS còn có thể giúp các doanh nghiệp vừa tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến tuyển dụng và đảm bảo rằng quy trình tuyển dụng của họ là công bằng và không phân biệt đối xử.

Tập đoàn lớn

Đối với các tập đoàn lớn, việc triển khai ATS trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Họ đã áp dụng ATS để tự động hóa các quy trình tuyển dụng, theo dõi dữ liệu tuyển dụng và đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên dữ liệu. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu phức tạp thì họ cần một giải pháp ATS năng động và toàn diện hơn.

Tập đoàn lớn thường có khối lượng lớn hồ sơ ứng tuyển và quy trình tuyển dụng phức tạp. ATS có thể giúp họ tự động hóa nhiều quy trình tuyển dụng, theo dõi dữ liệu tuyển dụng và đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên dữ liệu. Ngoài ra, ATS còn có thể giúp các tập đoàn lớn tích hợp quy trình tuyển dụng với các hệ thống khác, chẳng hạn như hệ thống quản lý nhân sự (HRIS) và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Tóm lại, dù quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, việc triển khai ATS đều mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Tuy nhiên, các yếu tố như chi phí, nguồn lực và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp cần được cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định áp dụng công nghệ này.

Lĩnh vực công ty

Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng của nhiều ngành nghề khác nhau. Trong thời đại ngày nay, khi nhu cầu tuyển dụng nhân tài trở nên cấp bách hơn bao giờ hết, việc sử dụng ATS đã trở thành một công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tối ưu hóa quy tuyển dụng.

Ngành công nghệ thông tin

Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nơi luôn tồn tại sự cạnh tranh cao trong công việc tìm kiếm và giữ chân những nhân tài giỏi nhất, ATS đóng vai trò thiết yếu. Khi các công ty công nghệ thông tin thường phải đối mặt với lượng lớn hồ sơ ứng tuyển phức hợp, yêu cầu các kỹ năng chuyên môn cao. ATS giúp họ sẵn sàng lọc hiệu quả, tìm ra những ứng viên phù hợp nhất dựa trên các kỹ năng công nghệ và kinh nghiệm liên quan. Ngoài ra, ATS còn hỗ trợ theo dõi quy trình kỹ thuật, bài kiểm tra trình thiết lập, đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quá trình tuyển dụng.

Ngành y tế 

Trong lĩnh vực y tế, hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý trong tuyển dụng và đào tạo nhân viên. Ngành y tế có quy trình tuyển dụng phức tạp, bao gồm nhiều vòng phỏng vấn và kiểm tra chuyên môn. ATS giúp các tổ chức y tế quản lý hiệu quả quy trình này và đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều được đánh giá một cách công bằng và chính xác.

Ngành bán lẻ

Trong ngành bán lẻ, ATS đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng nhân viên đáp ứng nhu cầu theo mùa hoặc quy mô lớn. Các công ty bán lẻ thường cần tuyển dụng số lượng lớn nhân viên bán hàng trong những thời điểm cao điểm như lễ hội hay mùa mua sắm. ATS giúp họ quản lý tuyển dụng tại nhiều địa điểm, cửa hàng khác nhau, đồng thời tìm kiếm những ứng viên phù hợp với kỹ năng giao tiếp, thái độ phục vụ tốt.

Ngành giáo dục

Trong lĩnh vực giáo dục, ATS đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ tuyển dụng nhân viên công chức theo năm học. Các trường học, đại học phải đánh giá năng lực sư phạm, kinh nghiệm giảng dạy của ứng viên qua nhiều vòng phỏng vấn. ATS giúp họ lưu trữ, quản lý hồ sơ tuyển dụng và hợp đồng lao động, đồng thời đảm bảo yêu cầu về trình độ, bằng chứng chỉ của nhân viên ngành giáo dục được đáp ứng.

Headhunter

Các công ty headhunter cũng nhận được lợi ích lớn từ việc việc sử dụng ATS. Họ phải quản lý số lượng hồ sơ ứng viên lớn cho nhiều ngành nghề khác nhau, đồng thời phân tích và đối chiếu hồ sơ với các yêu cầu tuyển dụng từ công ty khách hàng. ATS giúp họ tự động hóa quy trình sàng lọc, gửi email thông báo tới ứng viên và theo dõi toàn bộ quy trình tuyển dụng cho nhiều dự án khác nhau.

Sản xuất

Cuối cùng, các công ty sản xuất cũng có thể được hưởng lợi từ việc sử dụng ATS trong việc tuyển dụng số lượng lớn công nhân, nhân viên vận hành máy móc tại nhiều nhà máy. Mặc dù yêu cầu về trình độ có thể đơn giản hơn, nhưng họ cần tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng thực hành, chuyên môn phù hợp. ATS giúp họ quản lý quy trình phỏng vấn, kiểm tra năng lực thực tế tại nhiều địa điểm và liên kết với các hệ thống nhân sự sau khi tuyển dụng.

Lưu ý: Mặc dù ATS có thể được sử dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau, nhưng điều quan trọng là phải chọn giải pháp ATS phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Nhu cầu tuyển dụng

Nhu cầu tuyển dụng thường xuyên

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt trên thị trường lao động hiện nay, các tổ chức đối mặt với áp lực lớn trong việc tuyển dụng nhanh chóng và hiệu quả cho những vị trí trống. Với khối lượng lớn hồ sơ ứng tuyển dành cho mỗi vị trí, việc sàng lọc và quản lý ứng viên thủ công trở thành một thách thức đáng kể. Giải pháp quản trị tuyển dụng (ATS) giúp rút ngắn thời gian tuyển dụng và nâng cao năng suất chung.

• Tự động hóa quy trình tuyển dụng: Doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng thường xuyên có thể sử dụng ATS để tự động hóa nhiều quy trình tuyển dụng, chẳng hạn như phân loại hồ sơ ứng viên, lên lịch phỏng vấn và theo dõi tiến độ tuyển dụng. Điều này có thể giúp họ tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tuyển dụng nhân viên mới một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Theo dõi dữ liệu tuyển dụng: ATS có thể giúp doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng thường xuyên theo dõi dữ liệu tuyển dụng, chẳng hạn như số lượng ứng viên, tỷ lệ chuyển đổi và thời gian tuyển dụng. Dữ liệu này có thể được sử dụng để cải thiện hiệu quả tuyển dụng nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Ví dụ: các công ty khởi nghiệp, công ty công nghệ cao và các công ty bán lẻ thường có nhu cầu tuyển dụng thường xuyên để đáp ứng tốc độ tăng trưởng nhanh chóng.

Tuyển dụng theo mùa hoặc quy mô lớn

Trong bối cảnh tuyển dụng ngày càng cạnh tranh và phức tạp, đặc biệt là trong các đợt tuyển dụng theo mùa hoặc quy mô lớn, việc quản lý hiệu quả quy trình tuyển dụng trở thành yếu tố then chốt để doanh nghiệp kịp đáp ứng nhu cầu nhân lực. Hệ thống quản lý tuyển dụng (ATS) chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong những tình huống này.

• Quản lý lượng lớn ứng viên: ATS có thể giúp doanh nghiệp quản lý lượng lớn ứng viên trong thời gian ngắn, giống như trong đợt tuyển dụng theo mùa hoặc quy mô lớn. Điều này có thể giúp họ tuyển dụng đủ nhân viên để đáp ứng nhu cầu một cách hiệu quả.
• Đưa ra quyết định tuyển dụng nhanh chóng: ATS cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định tuyển dụng nhanh và chính xác, điều này rất quan trọng trong các đợt tuyển dụng theo mùa hoặc quy mô lớn, khi thời gian là yếu tố tiên quyết.

Ví dụ: các công ty bán lẻ thường có nhu cầu tuyển dụng nhiều nhân viên bán hàng vào mùa mua sắm cuối năm. Các công ty công nghệ cao cũng có thể có nhu cầu tuyển dụng nhiều nhân viên kỹ thuật để phát triển sản phẩm mới.

SHiring – Phần mềm tích hợp ATS giúp tối ưu quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp

SHiring cung cấp giải pháp ATS (Applicant Tracking System) toàn diện, giúp doanh nghiệp quản lý quy trình tuyển dụng một cách hiệu quả và liền mạch. Giải pháp này tích hợp công nghệ tự động nhập liệu và phân tích hồ sơ ứng viên, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Ngoài ra, ATS của SHiring cho phép phân quyền quản lý hồ sơ ứng viên, nâng cao tính bảo mật và hiệu quả quản lý dữ liệu Talent Pool.

Để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, ATS của SHiring tự động đồng bộ dữ liệu CV từ các nền tảng việc làm phổ biến như VietnamWorks, CareerBuilder, và LinkedIn. Hệ thống cũng cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu quả tuyển dụng, giúp doanh nghiệp đánh giá và cải thiện quy trình một cách hiệu quả. Ngoài ra, với tính năng tạo trang web tuyển dụng riêng dành cho doanh nghiệp, SHiring cho phép tạo và quản lý tin tuyển dụng, cùng với các biểu mẫu ứng tuyển cho từng vị trí cụ thể, giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp.

Tham khảo thêm: SHiring là gì – Quản trị tuyển dụng hiệu quả với công nghệ AI

Đặc biệt, SHiring hỗ trợ doanh nghiệp trong việc triển khai ATS một cách hiệu quả, từ khâu thiết lập đến tích hợp hệ thống. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của SHiring luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7, đảm bảo việc sử dụng ATS được tối ưu hóa và đạt hiệu quả cao.

Tuyển dụng nhân tài chất lượng, kiểm soát chi phí và quản lý công việc hành chính là những thử thách không hề nhỏ mà các doanh nghiệp thường gặp phải. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của một hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) phù hợp, những khó khăn này có thể được giải quyết một cách hiệu quả.

SHiring sẽ chia sẻ những kinh nghiệm quý báu giúp bạn lựa chọn giải pháp ATS tối ưu, cùng những mẹo bổ ích để tận dụng tối đa lợi ích mà hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp của bạn. Hãy cùng khám phá những tiềm năng to lớn của công nghệ hiện đại trong lĩnh vực tuyển dụng nhân tài.

>> SHiring là gì? Ứng dụng AI trong quản trị tuyển dụng hiệu suất cao

Những thách thức thường gặp trong tuyển dụng nhân sự 

Cạnh tranh trong việc thu hút ứng viên chất lượng

Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng cạnh tranh với sự hiện diện của nhiều công ty, đặc biệt là các công ty công nghệ mới nổi, việc thu hút ứng viên chất lượng đang trở nên khó khăn hơn cho các công ty. Mặc dù có thể xây dựng trang web tuyển dụng và quy trình nộp đơn trực tuyến, nhưng nếu giao diện trang web không thân thiện hoặc quy trình nộp đơn quá phức tạp, họ có thể bỏ lỡ cơ hội chiêu mộ những ứng viên tiềm năng.

Với một thị trường lao động cạnh tranh, các công ty cần nỗ lực hơn nữa để tạo ra trải nghiệm tuyển dụng tốt nhất cho ứng viên. Trong đó, việc xây dựng trang web tuyển dụng dễ sử dụng và quy trình nộp đơn đơn giản là vô cùng cần thiết để có thể thu hút và giữ chân ứng viên chất lượng cao.

Chưa tìm được phương pháp giảm chi phí tuyển dụng

Một cách đơn giản để giảm chi phí tuyển dụng là hạn chế sự phụ thuộc vào các công ty tuyển dụng bên ngoài. Tuy nhiên, đội ngũ tuyển dụng và nhân sự nội bộ thường đã quá bận rộn. Vì vậy, các doanh nghiệp thường phải dựa vào các công ty tuyển dụng để hỗ trợ tìm kiếm và tuyển dụng cho một số hoặc tất cả các vị trí trống. Nguyên nhân là do thiếu thời gian sàng lọc hồ sơ và thiếu chuyên môn tiếp thị tuyển dụng trong nhóm nhân sự nội bộ, nên việc sử dụng dịch vụ tuyển dụng bên ngoài được coi là giải pháp đơn giản.

Tuy nhiên, sử dụng các công ty tuyển dụng hoặc headhunter để tìm ứng viên cho vị trí quản lý cấp cao thì hợp lý, vì họ có mạng lưới quan hệ sẵn có. Nhưng với vị trí cấp thấp và trung cấp, việc sử dụng dịch vụ tuyển dụng bên ngoài sẽ tốn kém hơn. Đồng thời, các công ty tuyển dụng cũng có quyền truy cập hạn chế vào thị trường ứng viên đang hoạt động và ứng viên thụ động.

Công việc của nhà tuyển dụng còn thủ công, nặng nề

Tự động hóa và tối ưu hóa quá trình tuyển dụng là giải pháp hiệu quả để giảm bớt gánh nặng công việc cho nhà tuyển dụng. Bằng cách số hóa và tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như xử lý hồ sơ, sàng lọc hồ sơ và lên lịch phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Điều này giúp họ tập trung vào các khía cạnh quan trọng hơn như đánh giá kỹ năng và phẩm chất của ứng viên, đồng thời giảm nguy cơ sai sót do mệt mỏi hay thiếu tập trung. Ngoài ra, việc tự động hóa giúp quá trình tuyển dụng trở nên nhất quán và công bằng hơn, đảm bảo tất cả ứng viên đều được đối xử bình đẳng.

Khó khăn trong việc tìm kiếm nhân tài

Thị trường lao động hiện nay sôi động với vô số ứng viên tiềm năng. Tuy nhiên, việc tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí cụ thể, đặc biệt trong các lĩnh vực đòi hỏi chuyên môn cao, vẫn là thách thức lớn đối với nhiều nhà tuyển dụng.

Nhà tuyển dụng có ít thời gian giao tiếp với ứng viên

Trong quá trình tuyển dụng nhiều vị trí công việc, nhà tuyển dụng thường phải đối mặt với thách thức lớn về quỹ thời gian hạn hẹp dành cho việc giao tiếp với từng ứng viên. Khi số lượng hồ sơ ứng tuyển lên đến hàng trăm, thậm chí là hàng nghìn cho một vị trí, phương thức liên lạc qua email dần trở nên kém hiệu quả và tiềm ẩn nhiều nguy cơ gây ra những hiểu lầm đáng tiếc. Chính vì vậy, việc tìm kiếm một giải pháp giao tiếp nhanh chóng, hiệu quả nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch ngày càng trở nên cấp thiết, nhằm tối ưu hóa trải nghiệm cho cả nhà tuyển dụng lẫn ứng viên trong suốt quá trình này.

Quy trình tuyển dụng thiếu minh bạch

Tăng cường sự đa dạng trong lực lượng lao động luôn là mục tiêu hướng tới của nhiều công ty, tuy nhiên, thực tế cho thấy con đường để đạt được điều này không hề dễ dàng. Dù đã nỗ lực, kết quả vẫn chưa thực sự như kỳ vọng ban đầu. Quá trình này đối mặt với muôn vàn thách thức cần được vượt qua, trong đó phải kể đến những định kiến tiềm ẩn và tính không công bằng trong quy trình tuyển dụng. Để thực hiện được mục tiêu đa dạng hóa lực lượng lao động, các công ty cần có những giải pháp mạnh mẽ, đồng bộ nhằm khắc phục những rào cản này.

Sự tham gia của quản lý tuyển dụng còn hạn chế

Mặc dù vai trò của người quản lý tuyển dụng là vô cùng quan trọng, nhưng trên thực tế, một số người trong nhóm này vẫn chưa thể hiện được sự tham gia đầy đủ vào quy trình. Nguyên nhân xuất phát từ việc họ chưa thực sự nắm rõ các bước trong quy trình, hoặc do thiếu sự hỗ trợ cần thiết từ công nghệ và dữ liệu. Điều này không chỉ gây ra sự chậm trễ mà còn dẫn đến những quyết định không chính xác, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả tuyển dụng. Vì vậy, để tối ưu hóa quá trình, việc trang bị đầy đủ kiến thức và công cụ hỗ trợ cho đội ngũ quản lý tuyển dụng là điều vô cùng cần thiết.

6 yếu tố quan trọng cần xem xét khi lựa chọn phần mềm ATS cho doanh nghiệp của bạn

Để nhà tuyển dụng có thể lựa chọn được một phần mềm ATS phù hợp nhất với nhu cầu, SHiring xin được đưa ra một số yếu tố quan trọng cần xem xét đến như sau:

Quy mô công ty

Khi lựa chọn hệ thống theo dõi ứng viên (ATS – Applicant Tracking System), quy mô của doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng. Các tổ chức lớn thường có nhu cầu quản lý tuyển dụng phức tạp hơn, do đó, họ cần một hệ thống ATS mạnh mẽ, đa năng và có nhiều tính năng nâng cao. Ngược lại, các công ty vừa và nhỏ có thể chỉ cần một giải pháp đơn giản, dễ sử dụng và chi phí hợp lý, phù hợp với quy mô và nhu cầu của họ. Đánh giá chính xác yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp lựa chọn hệ thống ATS phù hợp nhất, tối ưu hóa quá trình tuyển dụng.

Số lượng tuyển dụng

Bên cạnh quy mô công ty, một yếu tố khác cũng rất quan trọng trong việc lựa chọn hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) phù hợp là số lượng vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp. Nếu công ty thường xuyên tuyển dụng nhiều vị trí một lúc, họ sẽ cần một hệ thống ATS đủ mạnh để quản lý lượng lớn ứng viên và các quy trình tuyển dụng phức tạp. Hệ thống cần có khả năng xử lý dữ liệu lớn, tự động hóa nhiều khâu và tích hợp nhiều tính năng nâng cao. Ngược lại, với nhu cầu tuyển dụng ít vị trí hơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn một giải pháp ATS đơn giản và dễ sử dụng hơn để phù hợp với quy mô và nhu cầu của mình, tiết kiệm chi phí đầu tư.

Ngân sách

Một yếu tố quan trọng khác không thể bỏ qua khi lựa chọn hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) phù hợp chính là ngân sách dự trù cho giải pháp này. Trên thị trường hiện có rất nhiều lựa chọn ATS với mức giá đa dạng, từ các giải pháp miễn phí hoặc chi phí thấp dành cho các doanh nghiệp nhỏ, đến những hệ thống cao cấp với nhiều tính năng nâng cao phục vụ nhu cầu của các tổ chức lớn.

Do đó, việc xác định rõ ngân sách sẵn có sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn được giải pháp ATS vừa đáp ứng các yêu cầu về chức năng, vừa phù hợp với khả năng tài chính của mình, tránh lãng phí hoặc đầu tư quá mức so với nhu cầu thực tế.

Tích hợp với các hệ thống nhân sự khác

Khả năng tích hợp của ATS với các hệ thống quản lý nhân sự khác mà doanh nghiệp đang sử dụng là một yếu tố quan trọng khác cần xem xét khi lựa chọn hệ thống theo dõi ứng viên (ATS). Việc ATS có thể kết nối trơn tru và đồng bộ dữ liệu với các giải pháp như quản lý lương, phúc lợi hay đánh giá hiệu suất nhân viên sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Sự tích hợp này giúp dữ liệu luôn cập nhật chính xác, tránh sai sót và nhầm lẫn do phải nhập dữ liệu trùng lặp.

Đồng thời, việc này cũng tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể cho bộ phận nhân sự khi không phải chuyển đổi dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau. Tính năng tích hợp nhiều ứng dụng quan trọng này sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc và trải nghiệm sử dụng của nhân viên.

Giao diện thân thiện với người dùng

Một yếu tố quan trọng khác cần lưu ý khi chọn hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) là tính tiện lợi và giao diện thân thiện với người dùng. Một giao diện trực quan, dễ làm quen và thao tác sẽ giúp các nhân viên phòng nhân sự của doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống một cách hiệu quả ngay từ đầu mà không cần quá nhiều thời gian đào tạo.

Ngược lại, nếu giao diện phức tạp, khó sử dụng, người dùng sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình làm việc và mất nhiều thời gian để thực sự làm chủ được hệ thống. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất công việc mà còn gây ra sự khó chịu, bất tiện cho nhân viên. Vì vậy, khi đánh giá các giải pháp ATS, doanh nghiệp nên xem xét kỹ lưỡng tính năng giao diện, đảm bảo tính dễ sử dụng là một trong những ưu tiên hàng đầu.

Báo cáo và phân tích

Yếu tố cuối cùng mà doanh nghiệp cần xem xét là khả năng tạo báo cáo và phân tích dữ liệu. Hệ thống ATS tốt nên cung cấp thông tin toàn diện về quá trình tuyển dụng như số lượng ứng viên ứng tuyển theo từng vị trí, hiệu quả của các kênh tuyển dụng khác nhau, tỷ lệ ứng viên trúng tuyển và nhiều chỉ số khác. 

Những báo cáo này giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, đánh giá chính xác hiệu quả chiến lược và kế hoạch tuyển dụng đang áp dụng. Từ đó, họ có thể nhận diện được những điểm cần cải thiện và đưa ra những điều chỉnh phù hợp để nâng cao chất lượng và hiệu quả tuyển dụng trong tương lai. Tính năng phân tích và báo cáo toàn diện là một lợi thế lớn của ATS, đem lại nhiều thông tin hữu ích để doanh nghiệp liên tục hoàn thiện quy trình tuyển dụng của mình.

Đọc thêm: [Đánh giá] 8 phần mềm quản lý tuyển dụng (Applicant Tracking System)

4 mẹo hữu ích khi lựa chọn ATS

Việc chọn hệ thống theo dõi ứng viên (Applicant Tracking System – ATS) phù hợp là một quá trình quan trọng đối với mọi tổ chức, đặc biệt là những tổ chức có nhu cầu tuyển dụng lớn. Dưới đây là một số mẹo hữu ích để giúp bạn lựa chọn ATS phù hợp.

Xác định nhu cầu của bạn

Trước khi bắt đầu tìm kiếm một ATS, bạn cần xác định rõ nhu cầu và yêu cầu cụ thể của tổ chức. Điều này bao gồm:

• Quy mô tuyển dụng: Bạn cần hệ thống có thể xử lý được số lượng hồ sơ ứng viên dự kiến..
• Tính năng cần thiết: Xác định những tính năng nào là cần thiết cho quy trình tuyển dụng của bạn, như quản lý hồ sơ ứng viên, lên lịch phỏng vấn, tích hợp với các công cụ khác (ví dụ như email, lịch, mạng xã hội).
• Ngân sách: Đặt ra một ngân sách cụ thể và tìm kiếm các ATS nằm trong khoảng giá này.
• Số lượng người dùng: Xác định xem có bao nhiêu người trong đội ngũ tuyển dụng sẽ sử dụng hệ thống để đảm bảo rằng hệ thống có khả năng hỗ trợ đầy đủ.

Đánh giá thông qua bản Demo

Trước khi quyết định triển khai bất kỳ hệ thống ATS nào, hãy yêu cầu một bản demo dùng thử từ nhà cung cấp. Đây là bước quan trọng để bạn có thể trực tiếp trải nghiệm các tính năng của hệ thống. Khi tham gia demo, hãy chú ý:

• Giao diện người dùng: Giao diện có thân thiện và dễ sử dụng không? Nhân viên của bạn có thể nhanh chóng làm quen với hệ thống không?
• Tính năng thực tế: Hệ thống có những tính năng mà bạn đã xác định là cần thiết không? Hãy yêu cầu nhà cung cấp trình bày cụ thể cách các tính năng này hoạt động.
• Khả năng tùy chỉnh: Hệ thống có cho phép bạn tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của tổ chức không?
• Tốc độ và hiệu suất: Hệ thống có hoạt động mượt mà và không bị gián đoạn trong quá trình sử dụng không?

Đọc đánh giá khách hàng

Đọc đánh giá từ các khách hàng hiện tại và trước đây của nhà cung cấp ATS là một cách tuyệt vời để hiểu rõ hơn về chất lượng và hiệu quả của hệ thống. Một số nguồn bạn có thể tham khảo bao gồm:

• Sử dụng các tài nguyên như trang web đánh giá phần mềm (ví dụ: Capterra , G2)
• Diễn đàn và mạng xã hội: Các diễn đàn chuyên ngành hoặc nhóm trên mạng xã hội (LinkedIn, Facebook) có thể cung cấp những nhận xét và kinh nghiệm thực tế từ các chuyên gia trong ngành.
• Case studies: Các nghiên cứu tình huống do nhà cung cấp chia sẻ có thể cung cấp thông tin chi tiết về cách hệ thống đã giúp các tổ chức khác cải thiện quy trình tuyển dụng của họ.

Đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu

Khi sử dụng một hệ thống ATS, dữ liệu ứng viên là một tài sản quan trọng và cần được bảo vệ. Đảm bảo rằng nhà cung cấp ATS có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu của bạn. Hãy kiểm tra các yếu tố sau:

• Tuân thủ quy định pháp luật: ATS phải tuân thủ các quy định bảo mật dữ liệu như GDPR (Châu Âu) hoặc CCPA (California).
• Chứng nhận bảo mật: Kiểm tra xem nhà cung cấp có các chứng nhận bảo mật như ISO 27001 hay SOC 2 không.
• Chính sách quyền riêng tư: Đọc kỹ chính sách quyền riêng tư của nhà cung cấp để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn sẽ không bị sử dụng sai mục đích.
• Biện pháp bảo mật kỹ thuật: Hệ thống có sử dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, tường lửa, và hệ thống phát hiện xâm nhập không?

Bằng cách tuân thủ các bước này, bạn sẽ có thể lựa chọn được hệ thống ATS phù hợp với nhu cầu của tổ chức, giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và đảm bảo an toàn cho dữ liệu ứng viên.

SHiring – Giải pháp quản trị tuyển dụng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Hãy để SHiring trở thành đối tác đáng tin cậy trong việc quản lý quy trình tuyển dụng của bạn. Với giao diện trực quan và các tính năng mạnh mẽ, SHiring mang đến một trải nghiệm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả.

SHiring không chỉ đơn giản là một giải pháp, mà còn là một công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của bạn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Đăng ký demo trải nghiệm ngay và nhận tư vấn từ chuyên gia!

Phần mềm theo dõi ứng viên (ATS) là công cụ quan trọng để tìm kiếm, tuyển dụng và chiêu mộ nhân tài xuất sắc. ATS tự động hóa quá trình tuyển dụng, đánh giá nhanh chóng về các ứng viên và cung cấp thông tin chi tiết về hồ sơ, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, lịch sử làm việc trước đây và các thông tin khác liên quan đến quá trình tuyển dụng. Tuy nhiên, chi phí triển khai ATS có thể biến động lớn, tùy thuộc vào quy mô, tính năng và mô hình định giá.

Vậy làm thế nào để lựa chọn phần mềm ATS phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp? Trong bài viết này, SHiring sẽ giải đáp các thắc mắc trên và cung cấp một cái nhìn tổng quan cân bằng để giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất cho doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Applicant Tracking System là gì? Giúp ích gì cho doanh nghiệp?

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ATS

Triển khai hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) là một khoản đầu tư quan trọng và chi phí có thể biến động đáng kể tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Các yếu tố này bao gồm:

Quy mô doanh nghiệp

Quy mô doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhu cầu và mức độ phức tạp của hệ thống. Các công ty lớn thường có nhiều ứng viên và nhu cầu tuyển dụng đa dạng, đòi hỏi giải pháp ATS đa tính năng và tiên tiến hơn, dẫn đến chi phí cao. Doanh nghiệp nhỏ và startup có thể chọn phần mềm đơn giản và tiết kiệm chi phí hơn.

Tính năng dự định triển khai

Khi triển khai hệ thống quản lý tuyển dụng (ATS), doanh nghiệp cần xác định rõ các tính năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu. Các tính năng phổ biến bao gồm theo dõi ứng viên, đánh giá hồ sơ và phỏng vấn trực tuyến. Tuy nhiên, càng có nhiều tính năng nâng cao như tích hợp phần mềm nhân sự, quản lý hiệu suất, kiểm tra lý lịch dẫn đến chi phí triển khai cao.

Nhà cung cấp

Trên thị trường hiện nay, có nhiều nhà cung cấp ATS với các gói tính năng và mức giá khác nhau. Do đó, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng từng nhà cung cấp để tìm giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của mình.

>> [Đánh giá] 8 phần mềm quản lý tuyển dụng (Applicant Tracking System)

Chi phí bổ sung cần xem xét

Khi triển khai giải pháp Hệ thống Quản lý Tuyển dụng (ATS), ngoài chi phí cơ bản, doanh nghiệp cần xem xét các chi phí bổ sung sau:

• Tính năng bổ sung: Một số nhà cung cấp có thể cung cấp các tính năng cụ thể dưới dạng tiện ích bổ sung có tính phí, chẳng hạn như giới thiệu hoặc kiểm tra lý lịch, quản lý hiệu suất, theo dõi và khảo sát.
• Triển khai và bảo trì: Chi phí triển khai và bảo trì có thể khác nhau tùy theo nhà cung cấp, bao gồm dịch vụ triển khai chuyên dụng, cài đặt, tùy chỉnh phần mềm, di chuyển dữ liệu và tích hợp với phần mềm khác.
• Hỗ trợ khách hàng: Mức độ hỗ trợ khách hàng (cơ sở kiến thức, email, trò chuyện trực tuyến, điện thoại) có thể khác nhau giữa các gói đăng ký, với mức giá cao hơn sẽ cung cấp hỗ trợ chuyên nghiệp và ưu tiên hơn.

Bằng cách cân nhắc tổng thể các yếu tố trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp ATS hiệu quả, phù hợp nhu cầu và ngân sách, đồng thời tối ưu hóa chi phí triển khai.

Các phương thức định giá phần mềm ATS

Trên thị trường, mỗi nhà cung cấp phần mềm theo dõi ứng viên (ATS) sẽ áp dụng chính sách và mức giá riêng. Để tối ưu ngân sách, doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức giá phù hợp với nhu cầu và quy mô của mình. Dưới đây là các hình thức định giá phổ biến:

• Tỷ lệ cố định: Doanh nghiệp trả một khoản phí cố định cho việc sử dụng ATS, không phụ thuộc số người dùng. Mô hình này lý tưởng cho các công ty lớn.
• Pay Per User: Mức phí được tính dựa trên số lượng người quản trị sử dụng hệ thống, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Trả cho mỗi vị trí tuyển dụng: Phí dịch vụ căn cứ vào số tin tuyển dụng đăng trên hệ thống. Lựa chọn lý tưởng cho các công ty có nhu cầu tuyển dụng không quá lớn.
• Trả tiền cho mỗi mô-đun: Mức giá cho ATS khi là một phần của gói phần mềm lớn hơn như CRM hay công cụ tích hợp khác.

Một số cách tiết kiệm chi phí triển khai ATS mà vẫn đảm bảo hiệu quả

Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) đóng vai trò quan trọng trong thành công của quá trình tuyển dụng. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên làm giảm chất lượng chỉ vì muốn tiết kiệm chi phí. Thay vào đó, hãy cân nhắc các chiến lược tiết kiệm sau đây để triển khai ATS vẫn đảm bảo hiệu quả:

• Sử dụng giải pháp đám mây thay vì triển khai tại chỗ – Phần mềm triển khai tại chỗ đòi hỏi chi phí cấp phép, cơ sở hạ tầng, bảo trì, quản lý và nâng cấp phần cứng đắt đỏ. Giải pháp đám mây chuyển các yêu cầu phụ trợ này sang nhà cung cấp, giúp giảm chi phí chung cho ATS.
• Ưu tiên các tính năng cần thiết – Tập trung vào những tính năng cốt lõi, không cần quá nhiều tính năng phụ không cần thiết. Doanh nghiệp luôn có thể dùng ngân sách còn lại để nâng cấp tính năng sau này.
• Trải nghiệm dịch vụ thử nghiệm (Demo) – Yêu cầu bản Demo từ các nhà cung cấp, đặt câu hỏi và thương lượng điều khoản có lợi trước khi ký kết hợp đồng. Đừng ngần ngại yêu cầu nhà cung cấp giải đáp các thông tin liên quan đến phần mềm của họ.
• Tích hợp các công cụ tuyển dụng – ATS có thể chỉ là một phần của hệ thống công nghệ tuyển dụng. Tích hợp ATS với các công cụ khác là cách tiết kiệm hiệu quả.

>> SHiring là gì? Ứng dụng AI trong quản trị tuyển dụng hiệu suất cao

Tối ưu chi phí triển khai với giải pháp ATS của SHiring

Giải pháp quản trị tuyển dụng (ATS) mang lại nhiều lợi ích, trở thành công cụ gần như cần thiết cho mọi doanh nghiệp, từ startup đến tập đoàn lớn. Với khả năng tự động hóa, tìm nguồn ứng viên, tích hợp linh hoạt, khả năng mở rộng và gói giá hợp lý, ATS hỗ trợ tối đa việc tuyển chọn ứng viên xuất sắc.

Mặc dù đầu tư ban đầu cho ATS khá tốn kém nhưng giải pháp này mang lại lợi thế cạnh tranh, thu hút được nhân tài và tăng hiệu quả kinh doanh. Bằng cách lựa chọn giải pháp đám mây chỉ với những tính năng thiết yếu, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí đầu tư phù hợp với chiến lược tuyển dụng.

Việc phát triển hệ thống ATS (Applicant Tracking System) là một thách thức phức tạp. Trước khi quyết định, quan trọng là bạn phải hiểu rõ mọi khía cạnh về chi phí. Điều này đòi hỏi bạn phải đánh giá kỹ nhu cầu cụ thể của mình và xem xét các chi phí liên quan, sau đó điều chỉnh chúng để phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy chi phí ban đầu quá lớn, một lựa chọn khôn ngoan là sử dụng giải pháp ATS của SHiring.

SHiring là nền tảng ATS hỗ trợ tối ưu quy trình tuyển dụng với tự động hóa, tích hợp linh hoạt và khả năng mở rộng vượt trội. SHiring cung cấp gói phần mềm tuyển dụng toàn diện, thân thiện người dùng với mức giá hợp lý. Đừng chấp nhận ATS kém chỉ vì miễn phí. Hãy liên hệ ngay để triển khai SHiring trong chiến lược quản lý nhân sự của bạn.