Tự động hóa nhập liệu thông tin ứng viên không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng mà còn giúp cải thiện trải nghiệm của ứng viên. Cùng SHiring tìm hiểu kỹ hơn về giải pháp này để vượt qua những thách thức tuyển dụng phổ biến hiện nay.

Thách thức 1: Quy trình/Mẫu đơn xin việc quá dài

Các ứng viên thường có xu hướng bỏ qua những công ty có quy trình tuyển dụng quá phức tạ[. Họ không muốn trả lời một đống câu hỏi chỉ để cung cấp những thông tin có thể tìm thấy trong sơ yếu lý lịch của họ.

Trong đó, những vấn đề mà ứng viên thường gặp phải trong quá trình ứng tuyển là:

• Các trường dữ liệu không liên quan như yêu cầu nhập tỉnh, thành phố ngay cả khi ứng viên đã cung cấp địa chỉ hoặc mã zip.
• Phải điền dữ liệu thủ công và lặp lại những thông tin tương tự đã có trong sơ yếu lý lịch. Tồi tệ hơn là những câu hỏi được lặp đi lặp lại quá riêng tư hoặc thiên vị. Ví dụ như hỏi về tình trạng hôn nhân, tuổi tác, giới tính, v.vv..

Giải pháp

Hãy tạo ra quy trình tuyển dụng đơn giản và có thể hoàn tất nhanh chóng trong vài phút. Và để thực hiện điều này thì không thể không bỏ qua tính năng CV Parser của SHiring. Với tính năng này, ứng viên chỉ cần gửi CV tới hệ thống của doanh nghiệp mà không phải điền lại đơn xin việc cũng như trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại. 

Khi CV tải hoàn tất, CV Parser sẽ tự động quét, phân tích và trích xuất thông tin ứng viên vào đúng trường dữ liệu. Bằng cách rút gọn quy trình tuyển dụng trở nên đơn giản hơn, nhà tuyển dụng sẽ mang tới những trải nghiệm dễ chịu nhất cho ứng viên, từ đó cải thiện hình ảnh công ty và thu hút các ứng viên tốt hơn. 

Các ứng viên cảm thấy hài lòng có xu hướng chia sẻ trải nghiệm của họ thông qua các kênh xã hội. Đây cũng là một chiến lược hiệu quả cho những doanh nghiệp đang muốn xây dựng thương hiệu tuyển dụng. 

Thách thức 2: Phải nhập thông tin CV vào cơ sở dữ liệu/ATS theo cách thủ công

Đây là thách thức thường gặp đối với nhà tuyển dụng. Trong quá trình thu thập dữ liệu về các ứng viên tiềm năng, bạn có thể phải nhập chúng vào cơ sở dữ liệu/ATS theo cách thủ công. Tuy nhiên, việc nhập dữ liệu thủ công không phải là phương pháp tối ưu để tuyển dụng nhân lực.

Một số nhà tuyển dụng hiện đang dành thời gian để thực hiện nhập liệu thông tin từ CV nhiều hơn các hoạt động tuyển dụng khác như xây dựng mối quan hệ, gọi điện cho ứng viên, theo dõi tuyển dụng, v.v.. Không phải nhà tuyển dụng không nhận ra những vấn đề bất cập của hoạt động này, nhưng tại sao nhiều người vẫn thực hiện chúng? Có một số lý do phổ biến như sau:

• Thiếu công cụ tự động hóa: Tất nhiên, nếu không có các công cụ hỗ trợ trích xuất thông tin từ CV tự động thì việc nhập dữ liệu thủ công phải được thực hiện. 
• CV không ở định dạng phù hợp, đồng thời họ cũng cảm thấy tốn thời gian để cuốn xuống khi muốn thu thập thông tin ứng viên.
• Một số tổ chức sử dụng ATS như một nơi lưu trữ dữ liệu tập trung của ứng viên lẫn nhà tuyển dụng để thu thập những thông tin cần thiết.

Giải pháp

Nhà tuyển dụng có thể sử dụng công nghệ trích xuất CV (CV Parser) để tối ưu hóa quy hóa quy trình sàng lọc sơ yếu lý lịch và ứng viên. Đặc biệt công nghệ CV Parser của SHiring cho phép nhà tuyển dụng thu thập, lưu trữ và trích xuất thông tin ứng viên các cấu trúc cụ thể. 

Thông qua API REST, công nghệ này giúp phân tích CV ở nhiều định dạng như PDF, DOC, DOCX và bằng cả ngôn ngữ tiếng Việt lẫn tiếng Anh. Có thể thấy, đây là công cụ giúp tự động hoá nhập liệu thông tin ứng viên và giảm thiểu thời gian, công sức nhập dữ liệu thủ công cho nhà tuyển dụng. 

Thách thức 3: Phải nhập dữ liệu từ email theo cách thủ công

Dưới đây là một trường hợp rất phổ biến mà bất cứ nhân viên hành chính nhân sự nào cũng đã từng gặp phải: 

Sau khi kết thúc Hội chợ việc làm, nhiều ứng viên đã gửi CV vào hộp thư email. Tuy nhiên chỉ một số CV trong đống email này là phù hợp. Câu hỏi đặt ra ở đây là: Bạn sẽ làm gì để sáng lọc toàn bộ CV được gửi tới email và chọn ra ứng viên lý tưởng nhất? Có phải bạn sẽ tiến hành xem xét từng CV một và nhập chúng vào hệ thống ATS theo cách thủ công hay không. 

Giải pháp

Tính năng nâng cao Mailbox của SHiring cho phép nhà tuyển dụng thu thập và phân tích CV từ một hoặc nhiều email được gửi đến cùng lúc. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi tự động hoá nhập liệu thông tin ứng viên vào ATS. Trong vòng chưa đầy 2 giây, bạn có thể nhận được các thông tin cần thiết từ CV trên cơ sở dữ liệu của mình và có thể tiếp tục sàng lọc ứng viên dễ dàng hơn.

Thử thách 4: Đối chiếu và nhập dữ liệu ứng viên

Việc đối chiếu và nhập dữ liệu ứng viên vào hệ thống sao cho tương ứng với bản mô tả công việc là một nhiệm vụ khó khăn nhưng giữ vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Và hầu hết các nhà tuyển dụng đều cần một giải pháp hỗ trợ nhập liệu thông tin từ CV vào hệ thống theo một format chuẩn, rõ ràng để tiết kiệm thời gian.

Giải pháp

SHiring là một giải pháp hiệu quả cho trường hợp này. Tính năng CV Parser giúp quét tự động và trích xuất dữ liệu từ CV ứng viên, sau đó điền vào các trường dữ liệu tương ứng với format chuẩn, đồng bộ trên toàn hệ thống. Nhờ đó bạn không cần dành thời gian để đối chiếu giữa CV với bản mô tả công việc mà vẫn sở hữu những thông tin chính xác theo format chung cho từng vị trí. Việc tự động hóa nhập liệu thông tin ứng viên sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ tính năng này. 

Trên đây là 4 thách thức thường gặp trong quá trình tuyển dụng, chọn lọc nhân sự tại các tổ chức. Tuy nhiên tới thời điểm hiện tại, chúng đều có thể được giải quyết thông qua việc tự động hoá nhập liệu thông tin ứng viên bằng công cụ hỗ trợ quản lý tuyển dụng như SHiring. Bên cạnh CV Parser, SHiring còn tích hợp nhiều tính năng hữu ích khác như quản lý CV tập trung, phân quyền quản lý CV theo CV Pool, quản lý đợt tuyển & vị trí đang tuyển dụng, v.vv.. Liên hệ để được trải nghiệm miễn phí ngay hôm nay.