Văn bản quyết định tuyển dụng có hình thức tương đồng với hợp đồng lao động, được sử dụng phổ biến để xác nhận thời điểm nhận việc của nhân viên mới. Dù không được quy định chặt chẽ bởi pháp luật, văn bản này vẫn có ý nghĩa đặc biệt với cả doanh nghiệp và người lao động.
Sau đây, SHiring sẽ đề cập đến vai trò của đơn quyết định tuyển dụng và cung cấp mẫu đơn hoàn chỉnh kèm link tải để các nhà tuyển dụng tham khảo!
Vai trò của văn bản quyết định tuyển dụng
Mẫu quyết định tuyển dụng nhân viên mới có hình thức tương đồng với hợp đồng lao động, được soạn thảo nhằm xác nhận thời điểm nhận việc của nhân viên mới sau khi kết thúc quá trình phỏng vấn, thực tập hoặc thử việc.
Mặc dù không được quy định rõ ràng bởi pháp luật, mẫu quyết định tuyển dụng vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng như một cách ràng buộc trách nhiệm của người lao động đối với doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp, văn bản quyết định tuyển dụng thể hiện sự chuyên nghiệp, bài bản trong quy trình tuyển dụng, đồng thời hỗ trợ bộ phận nhân sự quản lý nhân viên hiệu quả hơn. Về phía người lao động, mẫu quyết định tuyển dụng là căn cứ để bảo vệ quyền lợi trong trường hợp có tranh chấp.
Mẫu quyết định tuyển dụng nhân viên mới
Bởi không được quy định chặt chẽ bởi pháp luật nên không có quy chuẩn nào đặt ra cho biểu mẫu quyết định tuyển dụng. Dưới đây, SHiring đã soạn thảo 3 mẫu quyết định tuyển dụng hoàn chỉnh kèm theo link tải để các nhà tuyển dụng tham khảo:
Mẫu quyết định tuyển dụng nhân viên thử việc
| CÔNG TY ………………………………… Số: …/… | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc …, ngày … tháng … năm … |
QUYẾT ĐỊNH TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN THỬ VIỆC
__________
– Căn cứ quy chế tổ chức và điều hành của công ty …………………………………;
– Căn cứ vào chức năng và quyền hạn của phòng ban …………………………………;
– Căn cứ tờ trình số …………………………………, đã được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt vào ngày … tháng … năm …, về việc tiếp nhận cán bộ thử việc;
– Xét tình hình thực tế.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Tiếp nhận Ông/Bà …………………………………
Sinh ngày … / … / …
CCCD/CMND số …………………………………
Thường trú tại …………………………………
Bắt đầu thử việc tại bộ phận ………………………………… thuộc Phòng …………………………………, ở vị trí …………………………………, kể từ ngày … / … /…, với mức lương là ………………… VND/tháng (bằng 85% lương chính thức), thời hạn thử việc … tháng.
Điều 2: Ông/Bà ………………………………… chịu sự quản lý trực tiếp Trưởng phòng ………………………………… là Ông/Bà …………………………………
Điều 3: Ông/Bà …………………………………; Bộ phận nhân sự; Bộ phận tài chính có trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Điều 4: Quyết định này có hiệu lực kể ngày ký./.
| Nơi nhận: – Như điều 3; – Lưu VP. | GIÁM ĐỐC |
>>> Link tải mẫu quyết định tuyển dụng nhân viên thử việc
Mẫu quyết định tuyển dụng nhân viên chính thức
| CÔNG TY ………………………………… Số: …/… | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc …, ngày … tháng … năm … |
QUYẾT ĐỊNH TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN CHÍNH THỨC
__________
– Căn cứ Điều lệ hoạt động của công ty …………………………………;
– Căn cứ Kết quả phỏng vấn ngày … tháng … năm …;
– Theo đề nghị của Trưởng phòng ………………………………… là Ông/Bà …………………………………
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Tuyển dụng Ông/Bà …………………………………
Sinh ngày … / … / …
CCCD/CMND số …………………………………
Thường trú tại …………………………………
Bắt đầu làm việc tại công ty ………………………………… kể từ ngày … / … /…
Nhận mức lương ………………… VND/tháng với thời hạn lao động kéo dài … tháng.
Điều 2: Bổ nhiệm Ông/Bà ………………………………… giữ chức vụ ………………………………… tại công ty ………………………………… từ ngày … / … /…
Điều 3: Ông/Bà ………………………………… có trách nhiệm và quyền hạn được quy định tại Điều lệ ………………………………… và tổ chức hoạt động của công ty …………………………………
Điều 4: Quyết định này có hiệu lực kể ngày ký.
Điều 5: Các Giám đốc, phòng ban, bộ phận liên quan và Ông/Bà ………………………………… chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
| Nơi nhận: – Như điều 5; – Lưu VP. | GIÁM ĐỐC |
>>> Link tải mẫu quyết định tuyển dụng nhân viên chính thức
Mẫu quyết định tuyển dụng, tiếp nhận cán bộ
| CƠ QUAN/ĐƠN VỊ ………………………………… Số: …/… | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc …, ngày … tháng … năm … |
QUYẾT ĐỊNH TIẾP NHẬN CÁN BỘ
Thủ trưởng cơ quan (đơn vị) …………………………………
__________
– Căn cứ vào quyết định số …/KH, ngày … tháng … năm …, về việc thành lập cơ quan đơn vị …………………………………;
– Căn cứ vào quyết định số …/KH, ngày … tháng … năm …, về việc tiếp nhận và điều động Ông/Bà ………………………………… về công tác tại cơ quan (đơn vị) …………………………………;
– Xét yêu cầu công tác và khả năng của cán bộ nhân viên;
– Xét đề nghị của Trưởng phòng tổ chức cán bộ.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Tiếp nhận Ông/Bà …………………………………
Sinh ngày … / … / …
CCCD/CMND số …………………………………
Thường trú tại …………………………………
Bắt đầu nhận công tác tại Phòng (Ban) ……………………………………… thuộc cơ quan (đơn vị) ………………………………………, kể từ ngày … tháng … năm …
Điều 2: Ông/Bà ………………………………… được hưởng mức lương là ………………… VND/tháng với phụ cấp là ………………… VND/tháng, kể từ ngày … tháng … năm …
Điều 3: Trưởng phòng hành chính; Tài chính – kế toán; Tổ chức cán bộ và Ông/Bà ………………………………… có trách nhiệm thi hành quyết định này.
Điều 4: Quyết định này có hiệu lực kể ngày ký./.
| Nơi nhận: – Như điều 3; – Lưu VP. | THỦ TRƯỞNG |
>>> Link tải mẫu quyết định tuyển dụng, tiếp nhận cán bộ
Hướng dẫn viết mẫu quyết định tuyển dụng
Doanh nghiệp có thể áp dụng ngay các mẫu quyết định tuyển dụng nêu trên. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn tạo dấu ấn riêng thì có thể tự do bổ sung các thông tin mang tính chất nội bộ. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên tham khảo cách viết văn bản quyết định tuyển dụng theo cấu trúc chung nhất như sau để đảm bảo tính chuyên nghiệp:
Nội dung cần có trong biểu mẫu quyết định tuyển dụng
Quyết định tuyển dụng không thể thiếu các trường thông tin quan trọng như sau:
- Thông tin liên hệ của người lao động, gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, địa chỉ hiện tại, v.vv..
- Chức danh công việc mà người lao động đảm nhiệm.
- Thời điểm người lao động bắt đầu làm việc căn cứ vào hợp đồng lao động.
- Thông tin chi tiết lương thưởng, phụ cấp và các chế độ liên quan dành cho người lao động.
Cách viết quyết định tuyển dụng nhân viên mới
Là căn cứ để xác định quyền lợi và trách nhiệm của cả doanh nghiệp và người lao động, mẫu quyết định tuyển dụng cần được soạn thảo một cách chặt chẽ, khoa học. Văn bản quyết định tuyển dụng được trình bày theo bố cục như sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ trình bày cùng hàng với tên doanh nghiệp.
- Tên văn bản được in hoa, ví dụ: “Quyết định tuyển dụng nhân sự tháng 4”, “Quyết định tuyển dụng nhân sự phòng ban Marketing”.
- Địa điểm và ngày tháng ban hành quyết định tuyển dụng, cũng chính là ngày công ty soạn thảo văn bản này.
- Thông tin cá nhân của nhân sự được tuyển, ghi chi tiết họ tên, số CCCD/CMND, địa chỉ thường trú, địa chỉ tạm trú, số điện thoại liên hệ, chức danh đảm nhiệm, thuộc bộ phận, phòng ban nào.
- Nội dung của văn bản quyết định tuyển dụng nhân sự bao gồm thời gian phỏng vấn, thời gian nhận việc, thời hạn thử việc/làm việc, quy chế lương và các điều khoản liên quan.
- Chữ ký của người đại diện doanh nghiệp và nơi đưa ra quyết định tuyển dụng.
Lưu ý khi soạn thảo mẫu quyết định tuyển dụng nhân viên
Để đảm bảo văn bản quyết định thử việc tuân thủ các quy định liên quan đến bộ luật lao động, nhà tuyển dụng cần lưu ý:
- Nêu thời hạn thử việc của nhân viên theo đúng quy định của Bộ Luật lao động, không vượt quá 60 ngày với người có trình độ trên cao đẳng, không quá 30 ngày với người có trình độ trung cấp và không quá 6 ngày với các vị trí khác.
- Mức lương thử việc phải tuân thủ đúng quy định, không được thấp hơn 85% mức chính thức và cần được ghi rõ ràng trên mẫu quyết định tuyển dụng.
- Quyết định tuyển dụng không nên ghi điều khoản cấm người lao động hủy bỏ hợp đồng thử việc vì theo luật, các bên liên quan có quyền hủy bỏ giao kèo thử việc mà không cần thông báo trước.
Khi triển khai văn bản quyết định tuyển dụng, nhà tuyển dụng chắc hẳn đã nắm được những quy định về nội dung và hình thức của văn bản này, có thể tự soạn thảo biểu mẫu phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo văn bản thực tế được hoàn thiện nhất, nhà tuyển dụng vẫn nên lưu ý một số điều như sau:
- Trình bày bằng ngôn ngữ mạch lạc, dễ hiểu, hạn chế từ đa nghĩa, phương nghĩa địa phương hoặc văn nói.
- Trình bày văn bản theo đúng quy chuẩn của pháp luật, có đủ Quốc hiệu, tiêu ngữ, v.vv..
- Đảm bảo nội dung ngắn gọn, dễ theo dõi nhưng đầy đủ và chính xác thông tin.
- Cần rà soát lại thông tin nhiều lần, đảm bảo văn bản đã được soạn thảo chính xác, chỉn chu và không còn sai sót nào.
Phương án thay thế quyết định tuyển dụng 2024
Mẫu giấy quyết định tuyển dụng nhân viên luôn đóng vai trò quan trọng nhất định trong quy trình tuyển dụng nhân sự, như một sự khẳng định và cam kết vai trò, trách nhiệm của doanh nghiệp và nhân sự mới của công ty. Tuy nhiên, với văn hóa tuyển dụng hiện đại ngày nay, văn bản quyết định tuyển dụng không còn được trông thấy ở hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp tư nhân. Bởi vì dù sao, văn bản này cũng không được quy định rõ ràng trong pháp luật, coi như không có giá trị pháp lý mà chỉ là “giao kèo” giữa ứng viên và nhà tuyển dụng.
Để đơn giản hóa quy trình tuyển dụng, các doanh nghiệp đã sử dụng Thư mời nhận việc – Offer Letter thay thế cho quyết định tuyển dụng. Offer Letter được soạn thảo trực tiếp trên email hoặc bản mềm (Doc, Docx, PDF, v.vv..) và gửi cho ứng viên trúng tuyển qua email sau khi đã hoàn tất mọi quy trình phỏng vấn.
Văn bản này có vai trò khẳng định lại những thông tin liên quan đến vị trí, chức danh của ứng viên trúng tuyển, mức lương, chế độ đãi ngộ, phụ cấp, địa điểm và thời gian bắt đầu làm việc, các yêu cầu và điều khoản khác, v.vv.. Nhà tuyển dụng luôn gửi Offer Letter cho ứng viên trúng tuyển để chắc chắn ứng viên sẽ nhận việc và phòng tránh trường hợp sai sót thông tin hoặc phát sinh mâu thuẫn khi làm việc chính thức.
So với quyết định tuyển dụng, Offer Letter mang đến nhiều lợi ích hơn khi:
- Giảm thiểu công việc thủ công, tiết kiệm thời gian làm việc cho bộ phận nhân sự.
- Giảm thiểu in ấn và lưu trữ tài liệu giấy, giúp tiết kiệm chi phí và tài nguyên cho doanh nghiệp.
- Dễ dàng quản lý thông tin ứng viên thông qua hòm thư lưu trữ được phân nhóm rõ ràng.
- Gia tăng tốc độ tương tác với ứng viên, hạn chế để ứng viên chờ đợi lâu mà tìm kiếm cơ hội việc làm khác.
Về bản chất, nội dung của Offer Letter cũng không khác so với quyết định tuyển dụng. Tuy nhiên, Offer Letter mang tính linh hoạt, thuận tiện và phù hợp với quy trình tuyển dụng hiện đại ngày nay hơn.
Dưới đây là một số mẫu Thư mời nhận việc chuyên nghiệp sẽ giúp nhà tuyển dụng níu chân ứng viên trúng tuyển, thành công chiêu mộ nhân sự tài năng cho công ty:
Tham khảo quy trình và thủ tục tuyển dụng nhân sự mới phù hợp với xu hướng
Khi sử dụng Offer Letter thay thế cho quyết định tuyển dụng, quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp cũng có sự thay đổi. Với mục đích tối đa hóa hiệu quả tuyển dụng, doanh nghiệp cần kết hợp Offer Letter với quy trình tuyển dụng tối giản, tinh gọn như sau:
Bước 1 – Xác định nhu cầu tuyển dụng
Đầu tiên, nhà tuyển dụng cần xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp thông qua 4 câu hỏi:
- Doanh nghiệp cần tuyển ai?
- Ứng viên cần có kỹ năng và kinh nghiệm gì?
- Cần bao nhiêu ứng viên để đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp?
- Ứng viên cần có tính cách như thế nào để phù hợp với văn hóa doanh nghiệp?
Bên cạnh đó, bộ phận tuyển dụng cần thường xuyên đánh giá kỹ năng, hiệu suất của các thành viên hiện tại để xác định những rủi ro tiềm ẩn và dự đoán nhu cầu tuyển dụng trong tương lai trước khi chúng xảy ra để tránh gián đoạn quy trình làm việc.
Bước 2 – Viết bản mô tả công việc hấp dẫn
Một bản mô tả công việc hoàn chỉnh, cung cấp đầy đủ những thông tin mà ứng viên muốn biết bao gồm:
- Tiêu đề cụ thể và hấp dẫn.
- Giới thiệu công ty ngắn gọn, có website xác thực chuyên nghiệp.
- Tóm tắt ngắn gọn mục đích tuyển dụng của doanh nghiệp.
- Nhấn mạnh và sự phát triển nghề nghiệp, cơ hội học tập và thăng tiến.
- Liệt kê những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết và tránh những yêu cầu quá mức.
- Nêu rõ trình độ chuyên môn cần thiết.
- Trình bày ngắn gọn về văn hóa công ty và giá trị độc đáo của doanh nghiệp.
- Cung cấp thông tin về địa điểm và thời gian làm việc.
- Nêu rõ mức lương, thưởng, phúc lợi và bất cứ đặc quyền nào liên quan đến vị trí tuyển dụng.
- Minh họa những vai trò của ứng viên có thể tạo ra tác động ý nghĩa đối với mục tiêu của doanh nghiệp.
Bước 3 – Tìm nguồn ứng viên
Bộ phận tuyển dụng tiến hành tìm kiếm ứng viên trên nhiều nguồn như:
- Đăng tin tuyển dụng lên mạng xã hội.
- Đăng tin trên các sàn việc làm nổi tiếng như TopCV, CareerBuilder, Vietnamworks, v.vv..
- Quảng cáo có phí trên mạng xã hội.
- Kết nối nhân sự qua các hội nghị và sự kiện.
- Thuê Headhunter.
- Đăng tin trên Career Site của công ty.
Bước 4 – Sàng lọc ứng viên
Sau khi đã thu thập được CV từ ứng viên, việc sàng lọc ứng viên có thể được thực hiện qua 4 cấp:
- Dùng phần mềm tự động screen CV có ứng dụng ATS để loại bỏ những hồ sơ không phù hợp với yêu cầu của công ty.
- Sàng lọc qua điện thoại để xác định tích cách, sở thích, động lực của ứng viên.
- Triển khai các bài test IQ tuyển dụng và đánh giá năng lực, kỹ năng.
- Trực tiếp đánh giá những CV chất lượng nhất để xem xét mức độ phù hợp của nhân viên với doanh nghiệp, đảm bảo ứng viên không có hành vi đáng ngờ, từng có những hành vi sai trái hay từng là tội phạm.
Bước 5 – Phỏng vấn và đánh giá ứng viên
Một số hình thức phỏng vấn giúp nhà tuyển dụng đánh giá đúng đắn về kỹ năng và trình độ của ứng viên, bao gồm:
- Phỏng vấn trực tiếp với từng ứng viên, đặt ra các câu hỏi hành vi, tình huống và kỹ thuật.
- Phỏng vấn qua video để đánh giá kỹ năng giao tiếp và mức độ nhiệt tình của ứng viên đối với vị trí tuyển dụng.
- Phỏng vấn nhóm để đánh giá khả năng tương tác, xử lý vấn đề của ứng viên khi bị đưa vào thế cạnh tranh.
- Phỏng vấn nhiều vòng để từ từ rút gọn danh sách hồ sơ ứng viên, phù hợp với các vị trí cấp cao, có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp.
Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể đánh giá toàn diện về ứng viên thông qua nhiều bài kiểm tra:
- Kiểm tra kỹ năng, kỹ thuật làm việc cụ thể.
- Đánh giá tính cách và hành vi.
- Kiểm tra cách giải quyết vấn đề và tư duy phản biện.
Bước 6 – Gửi Offer Letter
Sau khi đã tìm kiếm được người phù hợp hoàn hảo với công ty, nhà tuyển dụng sẽ gửi Offer Letter hoặc quyết định tuyển dụng cho ứng viên qua email. Đây là lời để xuất cuối cùng, đính kèm với tất cả tài liệu liên quan đến công việc, khẳng định lại mức lương và đãi ngộ dành cho ứng viên. Tuyệt đối không được sơ sài vì có thể khiến ứng viên nản lòng khi ký hợp đồng, hay thậm chí là từ chối lời đề nghị làm việc cho dù trước đó đã thương lượng rõ với nhau rồi.
Lưu ý rằng không phải mọi ứng viên đã đậu phỏng vấn đều sẽ chấp nhận lời mời làm việc. Vì thế, hãy luôn quản lý dữ liệu ứng viên một cách khoa học, hiệu quả để dễ dàng theo dõi và lên kế hoạch tuyển dụng bổ sung bất cứ lúc nào.
Để thu hút và giữ chân ứng viên vào năm 2024, với đối tượng nhân lực chủ yếu là gen Z trẻ trung, các doanh nghiệp cần bắt đầu hiện đại hóa quy trình tuyển dụng bằng trải nghiệm ưu tiên kỹ thuật số, tính minh bạch và liên kết với các giá trị của doanh nghiệp.
SHiring – Giải pháp quản trị tuyển dụng hiệu suất cao chính là công cụ AI tự động hóa quy trình tuyển dụng giúp các doanh nghiệp duy trì thế cạnh tranh trên thị trường. SHiring sử dụng các công nghệ tự động tổng hợp CV từ các nguồn, tự động trích xuất và sàng lọc CV ứng viên, tự động quản lý và phân tích dữ liệu ứng viên theo CV Pool, cung cấp Career Site gia tăng thương hiệu tuyển dụng, v.vv..
Với SHiring, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên dữ liệu, thúc đẩy mối quan hệ với các ứng viên thụ động, thích ứng với các xu hướng tuyển dụng mới nhất trên thị trường và tạo ra một lực lượng lao động hòa nhập.
>>> Xem thêm: Đập hộp 9 tính năng của SHiring – Quản trị Tuyển dụng hiệu suất cao
Bài viết trên đây đã trình bày các mẫu quyết định tuyển dụng nhân viên mới được sử dụng phổ biến từ trước đến nay. Tuy nhiên, để bắt kịp với xu hướng tuyển dụng mới và theo kịp những biến động của thị trường lao động trong kỷ nguyên số, doanh nghiệp nên sử dụng những mẫu Offer Letter thay thế và áp dụng quy trình tuyển dụng tự động bằng AI.
Để tìm hiểu chi tiết về các tính năng của phần mềm quản trị tuyển dụng SHiring, nhà tuyển dụng vui lòng truy cập vào website SHiring.ai hoặc gọi về số hotline 0985.988.109 để được tư vấn!
