Để doanh nghiệp phát triển bền vững, việc xây dựng một quy trình tuyển dụng nhân sự đúng chuẩn là điều vô cùng cần thiết để doanh nghiệp bổ sung được nguồn nhân lực tài giỏi và trung thành với công ty. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần cập nhật các phương pháp tuyển dụng hiện đại để sàng lọc ứng viên và nâng cao hiệu suất tuyển dụng.

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Việc xác định đúng nhu cầu tuyển dụng giúp doanh nghiệp kiểm soát được những vị trí cần tuyển, chi tiết công việc, trình độ và trách nhiệm của ứng viên sao cho phù hợp với mục tiêu hoạt động của công ty. Để làm được điều đó, bộ phận nhân sự cần thực hiện những công việc sau:

• Xác định vị trí công việc và số lượng nhân viên cần tuyển.
• Liệt kê công việc chi tiết của mỗi vị trí cần tuyển.
• Xác định các kỹ năng và kinh nghiệm mà ứng viên cần đáp ứng.

Bước 2: Chuẩn bị bản mô tả công việc (JD)

Bản mô tả công việc (Job Description – JD) là một văn bản tổng hợp ngắn gọn các nội dung liên quan đến vị trí ứng tuyển. Văn bản này giúp ứng viên hiểu rõ yêu cầu của công việc và doanh nghiệp xác định rõ những tiêu chí quan trọng để đánh giá ứng viên, từ đó gia tăng tỷ lệ tìm được nhân sự có độ phù hợp cao.

Để có được một bản JD hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần điền đầy đủ các thông tin sau:

• Vị trí ứng tuyển, chức vụ và phòng ban
• Giới thiệu thông tin doanh nghiệp: Lịch sử hình thành và phát triển, Tầm nhìn – Sứ mệnh, Quy mô, Văn hoá doanh nghiệp, Ban lãnh đạo, Địa điểm làm việc, …
• Liệt kê chi tiết các hạng mục công việc của vị trí cần tuyển dụng
• Yêu cầu về kiến thức, bằng cấp, kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên
• Lương, thưởng, phúc lợi và các chế độ đãi ngộ khác
• Thời hạn tiếp nhận hồ sơ
• Thông tin liên hệ, địa chỉ gửi hồ sơ ứng tuyển

Bước 3: Ứng dụng SHiring nhằm tối ưu quy trình tuyển dụng

Trong quy trình tuyển dụng truyền thống, sau khi xác định nhu cầu tuyển dụng và tạo bản JD, doanh nghiệp cần thực hiện thủ công thêm ít nhất 3 bước tuyển dụng khác bao gồm: xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên và sàng lọc hồ sơ ứng tuyển, … nên độ chính xác không cao, tốn nhân lực, thời gian và kém hiệu quả.

Để khắc phục những hạn chế nêu trên, SHiring được Công ty Cổ phần TopCV Việt Nam nghiên cứu phát triển mang đến giải pháp tuyển dụng bằng công nghệ ATS và AI giúp sàng lọc, tìm kiếm và tuyển chọn ứng viên phù hợp nhất với mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra trong thời gian ngắn nhất. 

Đồng thời, SHiring còn hỗ trợ tiết kiệm chi phí tuyển dụng, tự động hóa và số hóa các nghiệp vụ như xác định nhu cầu, xây dựng và thực thi quy trình tuyển dụng, đánh giá và báo cáo hiệu quả tuyển dụng một cách trực quan, cụ thể:

Xây dựng và Quản lý quy trình tuyển dụng

SHiring hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình tuyển dụng tối ưu nhất cho từng vị trí, cho phép:

• Tạo và quản lý đợt tuyển, vị trí tuyển dụng không giới hạn.
• Đăng tin tuyển dụng trực tiếp lên TopCV và CareerSite (trang web tuyển dụng được SHiring tạo riêng cho từng doanh nghiệp).
• Tự động đưa CV từ các trang web tuyển dụng vào quy trình tuyển dụng cho từng vị trí.
• Có khả năng tạo ra vòng tuyển dụng tương tự từ quy trình tuyển dụng cũ.
• Theo dõi hiệu quả tuyển dụng của từng vị trí thông qua các trường thông tin như: Trạng thái tuyển dụng (đang mở hay đã đóng), Thời gian tuyển, Số lượng nhân sự đã tuyển trên mục tiêu, Người phụ trách tuyển dụng.

Tìm kiếm ứng viên

Để tiếp cận được ứng viên phù hợp, bạn có thể áp dụng các cách sau đây:

• Cách 1: Đăng tin tuyển dụng trên các trang tin chính thức của công ty như fanpage, website, …
• Cách 2: Đăng tin tuyển dụng vào các hội nhóm tìm việc làm uy tín trên Facebook như: Bạn Đã Có Việc Làm Chưa?, …
• Cách 3: Đăng tin tuyển dụng trên các trang chuyên về tuyển dụng online như: TopCV, CareerBuilder, Glints, Ybox, …
• Cách 4: Liên hệ lại với các bạn ứng viên phù hợp nhưng chưa có cơ hội hợp tác từ các đợt tuyển dụng trước.

Trong các cách trên, cách 1 sẽ giúp bạn tiếp cận được nhiều ứng viên phù hợp với văn hóa công ty và trung thành hơn vì các ứng viên thường sẽ theo dõi trang tin của doanh nghiệp mình yêu thích. Do đó, việc xây dựng một hình ảnh thương hiệu tuyển dụng vững chắc là vô cùng cần thiết bởi điều này sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều nhân tài xuất sắc có thể đồng hành lâu dài. Đồng thời, thông qua thương hiệu tuyển dụng, doanh nghiệp có thể ngầm chứng minh sự đáng tin cậy và chuyên nghiệp đến với các khách hàng.

Tuy nhiên, quá trình xây dựng thương hiệu tuyển dụng thường khá phức tạp và yêu cầu đầu tư nhiều thời gian, chi phí, công sức. Do đó, nhằm giải quyết bài toán khó khăn này, nền tảng SHiring cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp xây dựng thương hiệu tuyển dụng trực tuyến thông minh bằng CareerSite (trang tuyển dụng) riêng, có thể tạo và đăng tin tuyển dụng miễn phí, không giới hạn.

Đồng thời, SHiring còn sở hữu nhiều mẫu mô tả công việc hiện đại phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp dễ dàng và nhanh chóng đăng tin tuyển dụng lên CareerSite của mình, gia tăng tỷ lệ ứng tuyển và nâng tầm hình ảnh, thương hiệu tuyển dụng của tổ chức. 

Sàng lọc hồ sơ ứng viên

Sàng lọc hồ sơ ứng viên trong quy trình truyền thống thường mất rất nhiều thời gian do nhân viên phải làm thủ công, do đó dễ bị lẫn lộn hoặc sai sót thông tin. Với SHiring, bài toán nghiệp vụ khó khăn này sẽ được giải quyết nhanh chóng thông qua các tính năng: 

• Trích xuất CV (CV Parser) là tính năng bóc tách thông tin trong CV với tốc độ cao, xử lý được nhiều định dạng tệp khác nhau, hỗ trợ cả Tiếng Anh và Tiếng Việt giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ, tối giản bước nhập liệu để lưu trữ.
• Hiring tự động đồng bộ CV từ các trang tuyển dụng về một hệ thống và phân luồng CV vào cùng vị trí tuyển dụng giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát cơ sở dữ liệu, quản lý tập trung trên một nền tảng, giảm thiểu tình trạng sai sót hồ sơ và bỏ quên tương tác với ứng viên.
• SHiring hỗ trợ doanh nghiệp phân quyền quản lý CV theo CV Pool (kinh nghiệm, kỹ năng, vị trí ứng tuyển, …) cung cấp tính năng phân quyền để giới hạn số người được truy vấn dữ liệu nhằm bảo mật thông tin cho ứng viên.

Gửi email mời ứng viên tới phỏng vấn

Nhằm tối ưu hóa quy trình tuyển dụng trên cùng một nền tảng, SHiring còn tích hợp thêm tính năng Email Integration cho phép doanh nghiệp gửi email trực tiếp cho ứng viên, giúp nhà tuyển dụng kiểm soát tình trạng thư mời dễ dàng và duy trì liên lạc với ứng viên thuận tiện hơn.

Bước 4: Phỏng vấn ứng viên

Phỏng vấn là thời gian để doanh nghiệp tiếp xúc trực tiếp với ứng viên, xác thực các thông tin trong CV và thu thập thêm thông tin để đánh giá độ phù hợp của ứng viên. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ những việc như sau:

• Doanh nghiệp có thể kiểm tra lịch phỏng vấn, đặt lịch bằng tính năng Calendar Integration trên SHiring để thuận tiện kiểm soát thời gian giữa nhiều ứng viên.
• Chuẩn bị buổi tiếp đón ứng viên: phòng phỏng vấn, bàn ghế, nước, tài liệu liên quan,…
• Tạo môi trường phỏng vấn thoải mái, không gây áp lực cho cả hai bên.
• Đọc trước CV của ứng viên, đặt các câu hỏi liên quan đến nhu cầu tuyển dụng.
• Quan sát thái độ và ghi chú lại câu trả lời của ứng viên.
• Tiến hành cho ứng viên làm bài test, có thể làm trước hoặc sau buổi phỏng vấn tùy theo vị trí và nhu cầu của doanh nghiệp.
• Kết thúc phỏng vấn, cảm ơn ứng viên và thông báo thời gian trả kết quả.

Bước 5: Đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp

Sau khi phỏng vấn, doanh nghiệp cần đánh giá năng lực của ứng viên và xem xét kỳ vọng của hai bên để lựa chọn nhân sự phù hợp nhất với vị trí ứng tuyển. Ở bước này, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng toàn bộ thông tin mà ứng viên cung cấp bao gồm CV, thái độ tiếp nhận phỏng vấn, kết quả bài test (nếu có), các kỹ năng mềm, mục tiêu và mong muốn ở môi trường làm việc, …

Để kết quả đánh giá chính xác nhất, doanh nghiệp cần chú ý:

• Đánh giá các kỹ năng, kinh nghiệm dựa trên bộ tiêu chí phù hợp với yêu cầu của công việc.
• Tham vấn ý kiến của người quản lý trực tiếp của vị trí cần tuyển và đồng nghiệp có chuyên môn để đảm bảo kết quả khách quan.
• Đánh giá thái độ, mục tiêu nghề nghiệp, kỳ vọng mong muốn, sự phù hợp với văn hóa team, văn hóa doanh nghiệp,…
• So sánh giữa các ứng viên để chọn ra người phù hợp nhất.

Bước 6: Mời ứng viên nhận việc

Quy trình mời ứng viên nhận việc cần đảm bảo sự chuyên nghiệp và tận tâm của doanh nghiệp để tạo ấn tượng tốt với ứng viên, đồng thời củng cố hình ảnh thương hiệu và độ uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy, nhà tuyển dụng cần đảm bảo được các yếu tố sau đây:

• Gửi thư mời nhận việc qua email cho ứng viên càng sớm càng tốt.
• Thư mời nhận việc phải có đầy đủ thông tin: Tên và địa chỉ công ty, vị trí công việc, thời gian nhận việc, mức lương và phúc lợi, các quyền lợi khác, …
• Gọi điện cho ứng viên để xác nhận họ đã nhận thư mời và sẽ đến nhận việc vào đúng ngày hai bên thống nhất.

Bước 7: Chào đón nhân viên mới

Nhân viên mới thường sẽ mang tâm lý lo lắng trong ngày đầu đến nhận việc. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị chào đón nhân viên mới chu đáo và nhiệt tình, giúp họ nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc mới.

Một số việc doanh nghiệp cần làm trong quá trình chào đón nhân viên mới  là:

• Giới thiệu về các phòng ban trong công ty, khu vực ăn uống/ nghỉ trưa, người quản lý trực tiếp và đội ngũ làm việc
• Giới thiệu về lịch sử, tầm nhìn, sứ mệnh, nội quy công ty, văn hóa doanh nghiệp, v.v..
• Giới thiệu về các công cụ thường dùng, quy trình và quy tắc làm việc trong công ty
• Tổ chức các hoạt động giải trí nội bộ để nhân viên mới dễ dàng hòa nhập
• Chỉ định một “bạn đồng hành” hỗ trợ nhân viên mới làm quen với công ty, công việc trong thời gian đầu

Một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng chất lượng nhân sự, tối ưu hóa nguồn lực nội bộ để ưu tiên cho các công việc quan trọng khác. Sau khi thành công onboard nhân viên mới, bộ phận tuyển dụng cần rà soát lại, kiểm tra hiệu quả của đợt tuyển dụng vừa qua.

Doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng “Báo cáo hiệu quả tuyển dụng” được tích hợp trên SHiring. Tính năng này giúp doanh nghiệp thống kê cụ thể tỷ lệ chuyển đổi, tốc độ tuyển dụng trung bình, số lượng ứng viên ở từng vòng (Nhận hồ sơ – Làm test – Gửi offer – Nhận offer – Đã tuyển) và nhiều số liệu khác để phân tích chuyên sâu hiệu quả tuyển dụng, từ đó kịp thời hoạch định các chính sách phù hợp nhằm gia tăng tỷ lệ tuyển dụng thành công trong tương lai.

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn doanh nghiệp quy trình tuyển dụng chi tiết, đồng thời cung cấp giải pháp quản trị tuyển dụng với SHiring – phần mềm tích hợp ATS và AI giúp tự động hóa mọi hoạt động tuyển dụng trên cùng một nền tảng. 

Nếu có bất kỳ nhu cầu tư vấn hoặc mong muốn trải nghiệm dịch vụ SHiring miễn phí ngay hôm nay, quý doanh nghiệp xin vui lòng liên hệ với SHiring qua các thông tin sau:

• Hotline: 0985.988.109
• Email: [email protected]
• Website: https://shiring.ai/