Tháng: Tháng Hai 2024

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự được thiết lập hiệu quả, sát với yêu cầu thực tế sẽ góp phần quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hoá đội ngũ nhân sự của mình. Tuyển đúng, tuyển đủ, tuyển sát nhu cầu, đảm bảo thời hạn tuyển, v.vv.. là những điều người làm nhân sự cần quan tâm khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Bạn hãy cùng SHiring tìm hiểu 10 bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả qua bài viết sau.

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một tài liệu chi tiết, cụ thể được các tổ chức, doanh nghiệp hoặc bộ phận nhân sự/ tuyển dụng lập ra để hoạch định chiến lược tuyển dụng cũng như thiết lập từng bước thực hiện tuyển dụng cụ thể.

Kế hoạch này thường bao gồm các nội dung như:

• Mục tiêu tuyển dụng
• Phân tích nhu cầu nhân sự, xác định vị trí cần tuyển
• Xác định thời gian tuyển dụng
• Xác định ngân sách tuyển dụng
• Xây dựng hồ sơ ứng viên
• Lên lịch phỏng vấn
• Quy định rõ quy trình chọn lựa và tuyển dụng
• v.vv..

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự cũng có thể bao gồm nguồn lực cần thiết, kế hoạch đào tạo, phát triển sau tuyển dụng cũng như các biện pháp đánh giá, cải thiện quy trình tuyển dụng trong tương lai.

Tại sao cần phải lập kế hoạch tuyển dụng?

David Allen, tác giả cuốn sách “Getting Things Done: The Art of Stress – Free Productivity” (Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo năng suất không căng thẳng) cho rằng: “Một danh sách công việc không có cấu trúc (không chi tiết) sẽ khiến bạn phải vật lộn với nó”.

Do đó, khi bắt tay vào thực hiện tuyển dụng, bạn không thể cứ cặm cụi làm ngày này qua ngày khác mà không có một kế hoạch chi tiết, cụ thể. Điều đó sẽ biến bạn trở thành người chỉ chạy theo xử lý các sự vụ, nhu cầu nhất thời và lúc nào cũng có vẻ cần gấp rút.

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự giúp đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra một cách hiệu quả, có tổ chức, giảm thiểu thời gian chậm trễ khi tiến hành tuyển dụng. Có điều này là vì kế hoạch tuyển dụng giúp doanh nghiệp, tổ chức:

• Dự đoán và ước lượng nhu cầu về nhân sự trong tương lai, bao gồm cả số lượng và các vị trí cụ thể. Nhìn vào kế hoạch tuyển dụng, bạn thậm chí có thể nhìn nhận được tổ chức của mình đang tập nỗ lực phát triển, hướng tới mục tiêu nào với nguồn lực được tập trung tối đa.
• Chuẩn bị và tổ chức quá trình tuyển dụng một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian và chi phí. Kế hoạch tuyển dụng giúp bạn có cái nhìn tổng thể về cả quá trình tuyển dụng chứ không chỉ là những nỗ lực đơn lẻ. Từ đó, hoạt động tuyển dụng được thực hiện nhịp nhàng, giảm thiểu các chi phí, thời gian chờ đợi không đáng có.
• Giúp xác định các yêu cầu và tiêu chí cụ thể cho ứng viên, từ đó giúp tìm kiếm và lựa chọn nhân sự phù hợp nhất cho vị trí cụ thể. “Chân dung” ứng viên với các tiêu chí về kỹ năng, kinh nghiệm, các tố chất cần có được làm rõ trong kế hoạch tuyển dụng sẽ giúp hoạt động tuyển dụng được tiến hành chuẩn xác.
• Giúp tổ chức duy trì hoạt động ổn định bằng cách đảm bảo định biên nhân sự tối ưu, đảm bảo nguồn nhân lực phù hợp, một cách kịp thời. Việc tăng nhân sự, tăng vào thời điểm nào đều được thể hiện trong bản kế hoạch tuyển dụng. Như vậy, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được nguy cơ lãng phí nguồn lực, chi phí nếu tuyển dụng quá sớm hoặc quá muộn.
• Giúp chính đội ngũ tuyển dụng giảm thiểu căng thẳng. Nghiên cứu của giáo sư Baumeister và Masi Campo từ Đại học Wake Forest cho thấy: “Mặc dù những nhiệm vụ chúng ta chưa làm khiến chúng ta phân tâm, nhưng chỉ cần lập kế hoạch để hoàn thành chúng có thể giải phóng chúng ta khỏi sự lo lắng này”. 

Như vậy, khi bạn lập kế hoạch tuyển dụng, bạn sẽ giảm thiểu những căng thẳng đối với những đầu việc, nhiệm vụ chưa nằm trong vùng khẩn cấp, cần xử lý kịp thời. 

Đặc biệt, kế hoạch tuyển dụng không chỉ liên quan tới hoạt động tuyển dụng mà còn tác động tới sự thành công, “bức tranh chung” trong phát triển doanh nghiệp. Kế hoạch tuyển dụng có thể liên kết với các chiến lược phát triển nhân sự và giữ chân nhân tài, từ đó giúp tổ chức duy trì và phát triển lực lượng lao động chất lượng.

Cách lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả

Thực tế, sẽ không có một mẫu số chung nào áp dụng cho tất các tổ chức, doanh nghiệp trong mọi tình huống lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Một bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả sẽ cần quan tâm tới mục tiêu, đặc thù riêng biệt của doanh nghiệp để tùy chỉnh, tối ưu hoá.

Tuy nhiên, về tổng thể, bạn có thể tham khảo 10 bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả dưới đây.

Xác định nhu cầu tuyển dụng

Mọi kế hoạch tuyển dụng đều cần được xây dựng dựa trên nhu cầu tuyển dụng. Việc xác định nhu cầu tuyển dụng giúp tổ chức xác định được số lượng, vị trí nhân sự, những yêu cầu nhân sự cần có để giúp đảm bảo mục tiêu kinh doanh, duy trì hoạt động vận hành, sản xuất, hỗ trợ, cung ứng ổn định và hiệu quả.

Để xác định chuẩn xác nhu cầu tuyển dụng của tổ chức, thường có thể theo tháng, quý hoặc theo năm, bạn có thể thực hiện các bước như sau:

• Đánh giá nhu cầu hiện tại: Tổ chức cần đánh giá tổng thể nhu cầu nhân sự hiện tại của mình bằng cách xem xét các dự án, công việc hiện có và các vị trí cần được tuyển dụng bổ sung, thay thế.
• Dự đoán nhu cầu tương lai: Dựa trên kế hoạch phát triển và chiến lược của tổ chức, các bộ phận liên quan cần phải dự đoán nhu cầu về nhân sự trong tương lai gần và xa.
• Xác định các vị trí cần tuyển dụng: Dựa trên việc đánh giá nhu cầu và dự đoán, xác định các vị trí cụ thể mà tổ chức cần tuyển dụng, bao gồm cả vị trí mới và thay thế. Đối với mỗi vị trí cần tuyển dụng, xác định các yêu cầu công việc cụ thể, bao gồm kỹ năng, kinh nghiệm, và phẩm chất cá nhân cần thiết.

Muốn xác định nhu cầu tuyển dụng chuẩn xác, tổ chức cần đặt kế hoạch tuyển dụng bên cạnh “bức tranh” chung về sự phát triển doanh nghiệp. Tháng tới, quý tới, năm tới, doanh nghiệp đặt ra mục tiêu phát triển như thế nào thì kế hoạch tuyển dụng cần đảm bảo tương ứng, phù hợp.

Ví dụ: Phòng sản phẩm xác định quý tiếp theo sẽ cần phát triển một tính năng sản phẩm mới nhưng nguồn lực hiện tại không đáp ứng. Như vậy, nhu cầu tuyển dụng này sẽ cần được xem xét đưa vào kế hoạch tuyển dụng của tổ chức.

Lập kế hoạch và lịch tuyển dụng nhân sự

Lập kế hoạch và lịch tuyển dụng nhân sự là bước cụ thể hoá, phản ánh nhu cầu tuyển dụng cần đáp ứng từ tất cả các phòng ban, bộ phận. Trong bản kế hoạch, lịch tuyển dụng của mình, bạn cần thể hiện được các yếu tố như:

• Phân định nguồn lực phục vụ tuyển dụng bao gồm cả nhân lực, tài chính, các kênh đăng tuyển, các kênh hỗ trợ tuyển dụng, v.vv.. sẽ phục vụ, đảm bảo kế hoạch tuyển dụng được triển khai thông suốt, đạt được mục tiêu.
• Xác định từng bước, tiến độ tuyển dụng với một lịch trình cụ thể từ: đăng tin tuyển dụng, thu thập hồ sơ, phỏng vấn, đàm phán, thỏa thuận, gửi thư tuyển dụng, đào tạo hội nhập nhân viên mới v.vv..
• Phân công trách nhiệm bằng việc xác định rõ vai trò, trách nhiệm của mỗi thành viên trong quá trình tuyển dụng, bao gồm người phụ trách tuyển dụng, các thành viên trong ban phỏng vấn.
• Xác định phương tiện và kênh truyền thông sẽ được sử dụng để quảng bá vị trí tuyển dụng và thu hút ứng viên phù hợp.

Kế hoạch, lịch tuyển dụng nhân sự rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm soát được về mặt nguồn lực, thời gian triển khai tuyển dụng cho từng vị trí cần tuyển.

Xác định yêu cầu với vị trí tuyển dụng

Xác định yêu cầu với vị trí tuyển dụng có thể hiểu là bạn đang xây dựng “chân dung” ứng viên của mình. Bạn sẽ cần trả lời được câu hỏi: Vị trí công việc đó thực sự cần một nhân viên như thế nào? 

Đầu tiên, bạn cần phải hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu công việc của vị trí tuyển dụng. Bạn cần xác định các yêu cầu, kỹ năng và năng lực cốt lõi mà ứng viên cần phải có để thực hiện công việc hiệu quả. 

Bạn nên tiến hành kết nối với các bộ phận liên quan để xác định rõ yêu cầu với ứng viên cụ thể là gì. Ví dụ: Phòng sản phẩm đề xuất tuyển dụng lập trình viên để xây dựng tính năng sản phẩm thì ứng viên lập trình viên cần đảm bảo yêu cầu như thế nào về kỹ năng, kinh nghiệm.

Bạn cũng có thể tham khảo các mô tả công việc và yêu cầu tương tự từ các tổ chức hoặc vị trí tương tự để so sánh và xác định những yếu tố quan trọng cần thiết với tổ chức của mình.

Xây dựng bản mô tả công việc hấp dẫn

Bước xây dựng mô tả công việc chính là bước cụ thể hoá yêu cầu với vị trí tuyển dụng. Bản mô tả công việc sẽ thể hiện rõ công việc đang tuyển cần làm những gì, cần ứng viên có những kinh nghiệm, kỹ năng, tố chất như thế nào.

Tuy nhiên, bản mô tả công việc không nên chỉ thể hiện những điều doanh nghiệp cần mà còn nên thể hiện rõ nét những điều ứng viên có thể cũng cần. Doanh nghiệp lựa chọn, tìm ứng viên nhưng ngược lại ứng viên, nhất là những ứng viên tài năng, cũng đang đi tìm, lựa chọn doanh nghiệp phù hợp với họ.

Một bản mô tả công việc hấp dẫn do đó nên cụ thể hoá những thông tin như: mục tiêu, mô tả công việc; yêu cầu cụ thể về kỹ năng, kinh nghiệm với ứng viên; giới thiệu môi trường làm việc, đãi ngộ, phúc lợi, những cơ hội phát triển dành cho ứng viên, v.vv.. 

Đặc biệt, bản mô tả công việc cũng nên thể hiện tầm nhìn, sứ mệnh của công ty. Đây vừa là yếu tố thu hút những ứng viên tài năng, có chung tầm nhìn, hệ giá trị vừa là cơ hội để truyền thông về doanh nghiệp của bạn.

Dự kiến ngân sách tuyển dụng

Khi xây dựng và triển khai kế hoạch tuyển dụng, bạn hãy đặt mình vào vị trí của một người quản lý dự án. Dự án tuyển dụng của bạn ngoài đạt được mục tiêu tuyển dụng thành công, đúng về số lượng, đủ về chất lượng, đảm bảo về thời hạn tuyển dụng cũng cần quan tâm nhiều đến hiệu quả chi phí.

Vị trí tuyển dụng này tốn bao nhiêu chi phí? Chi phí trên từng kênh và hiệu quả / chi phí từng kênh đăng tuyển như thế nào? Có những phương án nào để tối ưu hóa chi phí tuyển dụng hay không? v.vv.. Thông qua thực tế triển khai tuyển dụng, đúc rút lại thành một hệ thống theo dõi với dữ liệu đủ lớn, bạn hoàn toàn có thể dự kiến ngân sách tuyển dụng tương đối chính xác qua từng năm.

Thông thường dự kiến ngân sách tuyển dụng thường tập hợp từ các nguồn chính như sau: chi phí quảng cáo, chi phí cho các nền tảng, kênh hỗ trợ tuyển dụng, chi phí triển khai xây dựng thương hiệu tuyển dụng, chi phí vận hành bộ phận tuyển dụng, chi phí tiếp nhận hồ sơ ứng viên, chi phí tổ chức buổi phỏng vấn, chi phí tiến hành bài kiểm tra hoặc xét duyệt hồ sơ, chi phí cho các sự kiện tuyển dụng – nhân sự, v.vv..

Bạn có thể tham khảo chi phí tuyển dụng của các năm trước đó, cân đối với khối lượng tuyển dụng cụ thể của năm nay để lên dự kiến ngân sách tuyển dụng.

Thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Sau khi đã có những bước chuẩn bị kỹ càng, bạn bắt tay thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự của mình. Bạn có thể tiến hành tự đăng tuyển trên các nền tảng công ty, tổ chức đang sở hữu như website, mạng xã hội hoặc sử dụng giải pháp, dịch vụ từ các nền tảng, kênh tuyển dụng chuyên sâu.

Bạn có thể tham khảo sử dụng SHiring – Giải pháp quản trị tuyển dụng hiệu suất cao. SHiring hoàn toàn có thể giúp nhà tuyển dụng cũng như ứng viên có trải nghiệm tối ưu trong quá trình tuyển dụng, qua đó giúp kế hoạch tuyển dụng nhân sự của bạn đạt hiệu quả cao với các tính năng, công nghệ ưu việt:

• Công nghệ trích xuất dữ liệu CV hoàn toàn tự động với độ chính xác cao
• Tìm kiếm ứng viên phù hợp nhất với chi phí tối ưu nhất
• Tương tác với ứng viên và Hội đồng tuyển dụng nhanh chóng, dễ dàng

Đăng ký trải nghiệm SHiring ngay tại đây

Xác thực thông tin & phỏng vấn ứng viên

Sau khi triển khai kế hoạch tuyển dụng, đăng tuyển trên các kênh tuyển dụng, bạn sẽ nhận được CV của ứng viên. Lúc này, bạn sẽ cần tiến hành xác thực thông tin & phỏng vấn ứng viên.

Bạn cần xác thực thông tin ứng viên để kiểm tra thông tin ứng viên cung cấp đã chính xác, trung thực hay chưa. Việc xác thực này đặc biệt quan trọng, nhất là với các vị trí quản lý cấp cao. Bạn có thể tiến hành xác thực thông tin thông qua thông tin người tham khảo, từ các công ty cũ ứng viên đã từng làm hay qua quá trình đóng bảo hiểm xã hội, v.vv..

Khi đã lựa chọn được các ứng viên phù hợp, vượt qua vòng xem xét CV, bạn sẽ tiến hành phỏng vấn ứng viên để tìm được ứng viên phù hợp nhất với vị trí công việc đang tuyển. Bạn nên lưu ý sự phù hợp của ứng viên không chỉ nằm ở kỹ năng, kinh nghiệm mà còn là phù hợp với văn hoá của tổ chức.

Đàm phán & thỏa thuận với ứng viên

Qua các vòng phỏng vấn, lúc này bạn đã tìm được ứng viên phù hợp và bạn sẽ tiến hành đàm phán, thỏa thuận với ứng viên về các chi tiết cụ thể cho công việc sắp tới. Ví dụ như đàm phán, thỏa thuận về lương chính thức, về thời gian bắt đầu công việc, thời gian thử việc, mức lương thử việc, các khoản thưởng dự kiến, v.vv..

Kết quả đầu ra của bước đàm phán, thỏa thuận với ứng viên này là một thư tuyển dụng chính thức được gửi tới email của ứng viên. 

Ở bước đàm phán, thỏa thuận với ứng viên này, bạn nên lưu ý giữ thái độ thiện chí, lắng nghe tích cực, phản hồi chi tiết, cụ thể để ứng viên có thể hiểu rõ nhất thông tin về công việc sắp tới. Qua đó, ứng viên có thể thêm sự yên tâm, tin tưởng vào tổ chức họ đang ứng tuyển.

Giúp nhân viên mới sớm hòa nhập môi trường, văn hoá doanh nghiệp

Kế hoạch tuyển dụng không dừng ở bước ứng viên nhận thư tuyển dụng mà còn bao gồm cả ở bước giúp nhân viên mới sớm hòa nhập môi trường, văn hoá doanh nghiệp.

Ở bước này, bạn nên tạo cho nhân viên mới cảm giác thân tình, được chào đón như một thành viên mới gia nhập. Bạn hãy chuẩn bị tiếp nhận, giới thiệu nhân viên trong ngày đầu tiên họ đi làm. Bạn cũng nên bố trí, sắp xếp người hướng dẫn công việc cụ thể cho nhân viên.

Đặc biệt, buổi đào tạo hội nhập văn hoá công ty nên được tổ chức sớm, có thể trong tuần đầu tiên nhân viên đi làm. Chia sẻ với nhân viên mới về văn hoá công ty cũng như tạo điều kiện tối đa để nhân viên làm việc là những cách giúp nhân viên có thể sớm hoà nhập với môi trường làm việc cũng như văn hoá công ty. 

Báo cáo gần đây của Nonprofit HR cho biết: Ngay cả sau khi tuyển dụng và phát triển nhân tài, các tổ chức vẫn phải đối mặt với thách thức giữ chân họ trong tương lai. Việc giữ chân nhân viên cấp thấp khó hơn giữ chân nhân viên cấp trung hoặc cấp cao. Chỉ có 13% nhân viên thực sự mong muốn gắn bó với nơi họ đang làm việc nhưng thật ngạc nhiên khi có đến 85% tổ chức không có bất kỳ chiến lược giữ chân nhân sự chính thức nào. Đồng thời, gần 60% tổ chức không có bất kỳ kế hoạch kế nhiệm nào khi nhân viên nghỉ hưu hay nghỉ việc.

Trong tương quan như vậy, bạn có thể xác định việc giúp nhân viên mới sớm hòa nhập môi trường, văn hoá doanh nghiệp là một trong những hoạt động quan trọng giúp giữ chân nhân tài. Các tổ chức nên tìm cách giữ chân nhân tài bằng văn hoá, bằng môi trường làm việc thay vì chỉ bằng lương, thưởng, phúc lợi (dù rằng những điều này cũng rất quan trọng).

Tối ưu hoá kế hoạch tuyển dụng nhân sự

9 bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự kể trên bắt đầu từ xác định nhu cầu tuyển dụng cho tới giúp nhân viên mới sớm hòa nhập môi trường, văn hoá doanh nghiệp không phải quy trình một chiều mà thực sự là một vòng tròn lặp lại. Ở bước thứ 10, bạn hãy xem xét thực hiện tối ưu hoá kế hoạch tuyển dụng nhân sự của mình.

Qua thực tế triển khai kế hoạch tuyển dụng, bạn đã đạt được thành công gì cũng như vấp phải những thất bại và vượt qua bằng cách nào. Đó đều là những điều bạn cần quan tâm, suy nghĩ và đúc rút lại.

Những thành công sẽ cần tiếp tục phát huy. Ngược lại, những thất bại sẽ cần tìm cách để tránh mắc phải. Đồng thời, có những bước thực hiện nào có thể rút ngắn, tối ưu hóa, giảm thiểu nỗ lực hay không. Những điều này sẽ cần được thể hiện trong kế hoạch tuyển dụng tiếp theo bạn sẽ xây dựng.

Bạn nên lưu ý: bước tối ưu hoá kế hoạch tuyển dụng nhân sự nên được xem xét qua “lăng kính” của số liệu, dữ liệu cụ thể. Bạn nên tránh sử dụng những phán đoán, cảm nhận cá nhân để kết luận. 

Để thực hiện tối ưu hoá kế hoạch tuyển dụng nhân sự, bạn có thể tìm cách trả lời chi tiết nhất các câu hỏi sau:

• Tại sao bạn thực hiện những nỗ lực tuyển dụng vừa qua?
• Mục tiêu tuyển dụng cốt lõi đã đạt được chưa?
• Kết quả tuyển dụng của bạn đã đóng góp như thế nào vào hiệu suất chung của team và tổ chức?
• Kế hoạch, quy trình tuyển dụng có thể cải thiện ở những bước nào để phục vụ team và tổ chức tốt hơn?
• Bạn nên thực hiện những thay đổi cụ thể nào để cải thiện hiệu suất của mình khi triển khai kế hoạch tuyển dụng?

Việc soi chiếu, tối ưu hoá kế hoạch tuyển dụng sẽ giúp bạn định vị rõ kết quả tuyển dụng đã đạt được và tìm được ra giải pháp để lập kế hoạch, triển khai tuyển dụng tốt hơn trong năm tiếp theo.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng

Để bắt đầu kế hoạch tuyển dụng nhân sự, bạn có thể tham khảo mẫu kế hoạch tuyển dụng dưới đây:

Các sai lầm thường gặp và lưu ý khi lập kế hoạch tuyển dụng

Khi triển khai kế hoạch tuyển dụng, bạn nên tránh một số sai lầm thường gặp cũng như lưu ý một số điểm dưới đây.

Các sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch tuyển dụng

Những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch tuyển dụng có thể kể đến như:

• Thiếu định hướng chiến lược: Không có kế hoạch chiến lược dài hạn cho nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp, dẫn đến việc tuyển dụng không phản ánh được mục tiêu và nhu cầu phát triển của công ty. Sai lầm này thường thể hiện qua việc tuyển dụng lúc nào cũng rơi vào trạng thái căng thẳng, gấp rút, thời hạn tuyển dụng rất sát.
• Thiếu phân tích nhu cầu: Không tiến hành đánh giá chính xác về nhu cầu nhân sự hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, dẫn đến việc tuyển dụng không phù hợp với chiến lược phát triển.
• Tập trung vào số lượng thay vì chất lượng: Tập trung vào việc tuyển dụng một lượng lớn ứng viên mà không chú trọng đến chất lượng và phù hợp với yêu cầu công việc, dẫn đến việc có thể cần phải tuyển dụng lại trong tương lai.
• Không nắm rõ thị trường lao động: Không nắm rõ thị trường lao động và xu hướng tuyển dụng, dẫn đến việc không thể thu hút và giữ chân nhân tài có năng lực.
• Thiếu sự tham gia từ các bộ phận liên quan: Thiếu sự hợp tác và tương tác giữa các bộ phận như nhân sự, tuyển dụng và các bộ phận chức năng khác, dẫn đến việc không có sự đồng thuận và hỗ trợ trong quá trình tuyển dụng. Sai lầm này trong thực tế thường thể hiện qua việc xem việc tuyển dụng là trách nhiệm, là việc riêng cần xử lý của bộ phận tuyển dụng, còn các bộ phận khác chỉ là người đưa ra yêu cầu.
• Không đánh giá và theo dõi hiệu suất: Không tiến hành đánh giá hiệu suất của quá trình tuyển dụng và không theo dõi các chỉ số liên quan, dẫn đến việc không thể điều chỉnh và cải thiện kế hoạch tuyển dụng.

Lưu ý khi lập kế hoạch tuyển dụng

Khi lập kế hoạch tuyển dụng, có một số điểm bạn cần lưu ý để đạt được hiệu quả, hiệu suất vượt trội hơn.

• Phân tích nhu cầu: Xác định rõ nhu cầu về nhân sự cho các vị trí cụ thể và kỳ vọng công việc, từ đó xác định số lượng và loại hình nhân sự cần tuyển dụng. Bạn nên lưu ý có những nhu cầu nhân sự hoàn toàn có thể đáp ứng bằng nhân sự thuê ngoài, outsourcing thay vì phải tuyển dụng nhân viên chính thức, toàn thời gian.
• Đối tượng ứng viên: Xác định mục tiêu và đối tượng ứng viên phù hợp với vị trí và yêu cầu công việc. Đối tượng ứng viên nên đảm bảo phù hợp cả về chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm và phù hợp với văn hoá doanh nghiệp.
• Ngân sách: Xác định ngân sách dành cho quá trình tuyển dụng, bao gồm các chi phí liên quan như quảng cáo,chi phí vận hành, tổ chức sự kiện tuyển dụng, v.vv.. Bạn nên lưu ý ngân sách tuyển dụng cần cân đối với tình hình thực tế, nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn sẽ thật khó kỳ vọng có một ngân sách tuyển dụng thoải mái trong tình hình kinh doanh của công ty gặp khó khăn.
• Kênh tuyển dụng: Lựa chọn các kênh tuyển dụng phù hợp để tiếp cận ứng viên, bao gồm cả các kênh truyền thống như báo, website tuyển dụng và các kênh trực tuyến như mạng xã hội, diễn đàn chuyên ngành, v.vv.. 

Việc đa dạng hóa kênh tuyển dụng nhưng đồng thời tập trung dành nguồn lực cho kênh tuyển dụng hiệu quả nhất là điều quan trọng. Bạn có thể có nhiều kênh tuyển dụng khác nhau nhưng nên xác định đâu là kênh tuyển dụng chính theo từng vị trí công việc, từng thời điểm cụ thể.

• Quy trình tuyển dụng: Thiết lập quy trình tuyển dụng rõ ràng và có cấu trúc, từ việc đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, đánh giá đến lựa chọn ứng viên. Một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn và đội ngũ tuyển dụng làm việc hiệu quả hơn mà còn giúp ứng viên có được trải nghiệm tham gia phỏng vấn tốt hơn.
• Thời gian: Xác định thời gian cụ thể cho mỗi bước trong quá trình tuyển dụng để đảm bảo tiến độ hiệu quả. Bạn nên cân nhắc ở từng bước có thể rút ngắn thêm thời gian không. Tối ưu hoá thời gian thực hiện tuyển dụng góp phần quan trọng đẩy nhanh hiệu suất tuyển dụng.
• Theo dõi và đánh giá: Thiết lập cơ chế theo dõi và đánh giá quá trình tuyển dụng để có thể điều chỉnh và cải thiện kế hoạch tuyển dụng trong tương lai. Bạn nên liên tục theo dõi, đánh giá kết quả tuyển dụng theo kế hoạch đã hoạch định. Những sai lầm, vướng mắc đã từng mắc phải ở kế hoạch hiện tại sẽ cần tránh mắc phải trong quá trình thực hiện kế hoạch tuyển dụng ở chu kỳ tiếp theo.

Cách ứng dụng SHiring vào tuyển dụng nhân sự

SHiring không chỉ là một công cụ mà còn là giải pháp toàn diện giúp nhà tuyển dụng tự động hoá, số hoá và tối ưu hoá quy trình tuyển dụng. Với những lợi thế về công nghệ AI tiên tiến như: trích xuất dữ liệu, quản lý hồ sơ ứng viên, quản trị quy trình tuyển dụng, báo cáo và phân tích hiệu quả, v.vv.. SHiring đang mở ra tiềm năng khai thác sâu vào tệp dữ liệu ứng viên khổng lồ trong thị trường việc làm.

Với những tính năng ưu việt, SHiring giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả, chi phí và nguồn lực cho các hoạt động tuyển dụng nhân sự của mình. Qua đó, kế hoạch tuyển dụng nhân sự sẽ đảm bảo được triển khai một cách hiệu quả, hiệu suất cao. 

Đặc biệt, cùng những tính năng ưu việt của mình, SHiring tạo ra trải nghiệm hạnh phúc cho ứng viên tìm đến doanh nghiệp, góp phần nâng cao thương hiệu tuyển dụng bền vững.

Những tính năng ưu việt SHiring hỗ trợ công tác tuyển dụng nhân sự có thể kể đến như:

• Công nghệ trích xuất CV (CV Parser)
• Quản lý CV tập trung
• Phân quyền quản lý CV theo CV Pool
• Tạo tin tuyển dụng và hiển thị trên CareerSite
• Quản lý đợt tuyển & Vị trí đang tuyển dụng
• Quản lý quy trình tuyển dụng
• Báo cáo và phân tích chuyên sâu kết quả tuyển dụng
• Thiết lập và phân quyền người dùng trong workspace
• Tích hợp với các dịch vụ thứ 3

Xem thêm: Đập hộp 9 tính năng của SHiring – Quản trị Tuyển dụng hiệu suất cao

—–

Mọi kế hoạch phát triển doanh nghiệp, tổ chức thông thường đều cần quan tâm đến yếu tố nguồn lực, trong đó có nguồn nhân lực, chất lượng nhân sự. Do đó, tuyển đúng người để đảm nhận đúng việc là bước đầu tiên để góp phần xây dựng một tổ chức hiệu suất cao.

Hy vọng những chia sẻ của SHiring về 10 bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Bạn có thể liên hệ với đội ngũ SHiring ngay hôm nay để nhận được những tư vấn về giải pháp quản trị tuyển dụng hiệu suất cao.

SHiring – Giải pháp quản trị tuyển dụng hiệu suất cao

• Hotline: 0985.988.109
• Email: [email protected]
• Website: shiring.ai
• Địa chỉ: Tầng 3 – 47 Nguyễn Tuân, Hà Nội

Lựa chọn được đúng người phù hợp vào vị trí tuyển dụng là bài toán phức tạp với mọi nhà tuyển dụng. Để tìm được người phù hợp, nhà tuyển dụng không thể bỏ qua bước kiểm tra CV xin việc. Bạn hãy cùng SHiring tìm hiểu cách kiểm tra CV xin việc: Lưu ý & từng bước thực hiện chi tiết qua bài viết sau.

Kiểm tra CV xin việc (reference checking) là gì?

Kiểm tra CV xin việc (reference checking) là quá trình nhà tuyển dụng kết nối với những người tham chiếu được đề cập trong CV của ứng viên và các kênh tham khảo khác để xác minh, đánh giá mức độ tin cậy của thông tin ứng viên ghi trong CV xin việc.

Quá trình này thường bao gồm việc nhắn tin, gọi điện thoại hoặc gửi email để hỏi về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, phẩm chất cá nhân và các thông tin khác liên quan đến ứng viên từ những kênh tham khảo.

Mục đích kiểm tra CV xin việc

Kiểm tra CV xin việc là một bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng vì nó giúp nhà tuyển dụng xác minh thông tin và đánh giá độ tin cậy của ứng viên trước khi quyết định tuyển dụng. Tiến hành kiểm tra CV xin việc thường được nhà tuyển dụng thực hiện để đạt được những mục đích như:

• Xác thực, đánh giá mức độ chuẩn xác thông tin ứng viên ghi trong CV xin việc
• Có được cái nhìn toàn diện hơn, hiểu thêm về kinh nghiệm làm việc, tính cách, mối quan hệ với đồng nghiệp cũng như điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên để đưa ra quyết định tuyển dụng chuẩn xác
• Cơ hội để khám phá những góc nhìn đa dạng về ứng viên từ những người đã từng kết nối, làm việc với ứng viên trong quá khứ

5 bước kiểm tra CV xin việc

Để kiểm tra CV xin việc của ứng viên, bạn có thể tham khảo thực hiện 5 bước dưới đây.

Kiểm tra lý lịch ứng viên

Khi ứng viên gửi CV để ứng tuyển vị trí công việc, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành kiểm tra lý lịch ứng viên ghi trong CV. Lý lịch ứng viên sẽ gồm các thông tin về cá nhân, học vấn, quá trình làm việc, các dự án, hoạt động, thành tựu, kết quả làm việc ứng viên đã đạt được trong quá khứ, v.vv..

Ở bước kiểm tra lý lịch ứng viên này, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành ghi nhận thông tin, xem xét tính hợp lý, rõ ràng thông tin cung cấp. Những điểm còn vướng mắc, chưa rõ ràng về lý lịch ứng viên sẽ cần được ghi chú lại để tiến hành xác minh, kiểm tra, hỏi thêm thông tin ở những bước tiếp theo.

Đối chiếu CV với JD tuyển dụng

Mục tiêu cốt lõi của tuyển dụng là tìm được người phù hợp cho vị trí công ty bạn đang tuyển dụng. Do đó, khi kiểm tra CV xin việc, bạn cần tiến hành đối chiếu CV với JD tuyển dụng (Job Description – mô tả công việc).

• Xem xét mục tiêu nghề nghiệp: Bạn cần đảm bảo mục tiêu nghề nghiệp của ứng viên phản ánh sự quan tâm và phù hợp với vị trí cụ thể mà họ đang ứng tuyển.
• Xem xét trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên: Bạn tiến hành so sánh trình độ học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm được liệt kê trong CV với yêu cầu và mong muốn của JD. Đối chiếu xem liệu ứng viên có đủ khả năng và kinh nghiệm để thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí đó hay không.
• Chú ý các tài liệu được đính kèm trong CV: Bạn nên kiểm tra các tài liệu bổ sung như liên kết đến hồ sơ mạng xã hội (LinkedIn, Facebook, v.vv..) hoặc các tài liệu tham khảo khác như portfolio, các dự án đã làm, bài viết chuyên ngành, v.vv.. để đánh giá sâu hơn về kỹ năng và thành tựu của ứng viên.

Xác minh thông tin trực tiếp với ứng viên

Bước xác minh thông tin trực tiếp với ứng viên thường diễn ra sau khi nhà tuyển dụng đã quyết định lựa chọn ứng viên tiềm năng từ các giai đoạn sàng lọc và phỏng vấn ban đầu. Đây là một bước quan trọng trong quá trình kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của thông tin mà ứng viên đã cung cấp trong CV và phỏng vấn.

Có nhiều phương thức để xác minh thông tin trực tiếp với ứng viên, bao gồm tin nhắn, điện thoại, email, cuộc họp trực tiếp hoặc qua video call. Một số công ty cũng có thể sử dụng dịch vụ của các đơn vị Headhunt để xác minh thông tin, kiểm tra lý lịch, kinh nghiệm làm việc, quá trình học tập và các thông tin khác của ứng viên.

Trong quá trình xác minh thông tin, nhà tuyển dụng cần kiểm tra và xác minh các thông tin quan trọng như: quá trình làm việc, học tập, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc, thông tin liên hệ và các thông tin cá nhân khác mà ứng viên đã cung cấp trong quá trình nộp hồ sơ và phỏng vấn.

Liên hệ người tham chiếu 

Người tham chiếu là những người mà ứng viên đã cung cấp thông tin trong CV hoặc những người liên quan, nắm rõ thông tin mà nhà tuyển dụng có thể kết nối để tham chiếu. Thông thường, người tham chiếu có thể là người quản lý trực tiếp của ứng viên trong công việc trước đó, đồng nghiệp cùng làm việc hoặc những người có vị trí quan trọng, có thể cung cấp thông tin đáng tin cậy về ứng viên.

Có hai nguồn nhà tuyển dụng có thể sử dụng tham chiếu:

• Những người được viết trong CV của ứng viên
• Những người trong vòng tròn quan hệ của HR, của nhà tuyển dụng có thể rõ thông tin về ứng viên, về các công ty, công việc ứng viên đã từng làm

Nhà tuyển dụng nên liên hệ người tham chiếu để kiểm tra CV xin việc sau khi ứng viên đã qua các vòng phỏng vấn sơ bộ và trước khi quyết định cuối cùng về việc tuyển dụng. Việc này thường diễn ra ở giai đoạn cuối của quá trình tuyển dụng, khi nhà tuyển dụng cần xác minh thông tin và đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí công việc. 

Thông thường, quá trình kiểm tra thông tin với người tham chiếu được tiến hành với các bước như sau:

• Xác định người tham chiếu: Chọn người tham chiếu có thể cung cấp thông tin đáng tin cậy về ứng viên, bao gồm cấp trên trực tiếp, đồng nghiệp hoặc những người đã làm việc cùng ứng viên trong quá khứ.
• Liên hệ với người tham chiếu: Thông qua cuộc gọi điện hoặc gửi email, nhà tuyển dụng liên hệ với người tham chiếu để đề nghị phản hồi về kinh nghiệm làm việc và các tố chất, tính cách của ứng viên.
• Đặt câu hỏi cụ thể: Nhà tuyển dụng đặt câu hỏi cụ thể về kỹ năng, kinh nghiệm làm việc và các khía cạnh khác của ứng viên mà họ muốn xác minh.
• Ghi chép và đánh giá: Ghi lại thông tin từ cuộc trao đổi và đánh giá sự phù hợp của ứng viên dựa trên thông tin nhận được từ người tham chiếu.
• Tạo báo cáo: Tổng hợp thông tin từ tất cả các cuộc trao đổi với người tham chiếu vào một báo cáo, cung cấp cho nhà quản lý hoặc nhóm tuyển dụng để họ có thể đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.

Bạn nên lưu ý, khi liên hệ người tham chiếu, bạn cần xác minh rõ các thông tin về ứng viên, bao gồm: kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, năng lực, thái độ, phẩm chất, tính cách, thành tích, thành tựu công việc, khả năng làm việc của ứng viên, v.vv.. Đây là những thông tin quan trọng giúp công ty bạn có thể đưa ra quyết định tuyển dụng phù hợp, chuẩn xác.

Đánh giá ứng viên

Sau khi kiểm tra CV xin việc, nhà tuyển dụng thường tiến hành đánh giá ứng viên dựa trên một số tiêu chí nhất định nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa tổ chức. Các tiêu chí đánh giá có thể bao gồm:

• Phù hợp với yêu cầu công việc: Đánh giá mức độ phù hợp của kỹ năng, kinh nghiệm và học vấn của ứng viên với yêu cầu công việc đã được quy định trong JD.
• Phù hợp với văn hóa tổ chức: Đánh giá sự phù hợp của ứng viên với văn hóa tổ chức, bao gồm: giá trị, quan điểm, phong cách làm việc và định hướng của doanh nghiệp.
• Sự chuyên nghiệp và tính cẩn thận: Xem xét các yếu tố như trình bày CV, sự chính xác và đầy đủ của thông tin cũng như sự cẩn thận trong việc chuẩn bị hồ sơ xin việc.
• Thành tựu và kinh nghiệm: Đánh giá các thành tựu và kinh nghiệm làm việc trước đó của ứng viên, bao gồm: các dự án thành công, giải thưởng hoặc vị trí công việc trước đó.
• Tương tác và giao tiếp: Đánh giá khả năng tương tác và giao tiếp của ứng viên thông qua việc tham khảo với người tham chiếu và các cuộc phỏng vấn trước đó.

Dựa trên đánh giá tổng quan với những góc độ kể trên, nhà tuyển dụng sẽ quyết định liệu ứng viên có phù hợp với vị trí công việc và tổ chức hay không và liệu có tiếp tục mời ứng viên vào vòng phỏng vấn tiếp theo hay không.

Những lưu ý khi kiểm tra CV xin việc

Khi kiểm tra CV xin việc của ứng viên, bạn nên lưu ý một số chi tiết sau:

• Kết nối và chia sẻ với những người tham chiếu rằng cuộc trao đổi này được giữ bí mật để người tham chiếu có thể chia sẻ thẳng thắn, rõ ràng về ứng viên.
• Nên tiến hành kiểm tra CV xin việc ngay sau khi đã sàng lọc, lựa chọn được ứng viên phù hợp. Bạn không nên chờ đến khi chuẩn bị tiếp nhận ứng viên gia nhập tổ chức mới có những động thái xác minh thông tin.
• Hãy quan tâm nhiều  đến những dẫn chứng, kết quả cụ thể ứng viên đã đạt được chứ không phải những nhận xét cảm tính, mơ hồ. Để nhận được thông tin cụ thể, bạn cũng cần đặt câu hỏi cụ thể. Ví dụ, thay vì hỏi: A có làm tốt công việc của anh ta không thì bạn có thể hỏi A đã làm tốt hoặc chưa tốt công việc của anh ta như thế nào? Một câu hỏi mở luôn giúp bạn có thể nhận được nhiều thông tin rõ ràng hơn.
• Các câu hỏi dành cho người tham chiếu cần bám sát đến đặc thù công việc ứng viên đã từng làm trong quá khứ.
• Bạn nên gửi lời cảm ơn và giữ kết nối với những người, kênh tham chiếu vì có thể bạn sẽ cần kết nối, kiểm tra CV xin việc với nhiều ứng viên về sau.

Mẫu câu hỏi xác minh thông tin ứng viên

Để xác minh thông tin ứng viên, bạn có thể tham khảo mẫu câu hỏi dưới đây.

Mẫu câu hỏi dành cho ứng viên

1. Có thể kể về những dự án hoặc thành tựu nổi bật nhất mà bạn đã đạt được trong quá khứ?
2. Vai trò của bạn trong dự án đó? Những khó khăn bạn gặp phải và cách bạn giải quyết nó?
3. Bạn đánh giá mức độ phù hợp của kinh nghiệm, kỹ năng bản thân với yêu cầu công việc trong JD như thế nào?
4. Bạn có kỹ năng và kinh nghiệm cụ thể nào liên quan đến vị trí này mà bạn muốn nhấn mạnh thêm?
5. Tại sao bạn nghĩ rằng bạn là ứng viên phù hợp nhất cho vị trí này?
6. Bạn có khả năng làm việc nhóm tốt không? Có thể cung cấp một ví dụ cụ thể không?
7. Bạn đánh giá mức độ phù hợp của mình với văn hóa tổ chức của chúng tôi như thế nào?
8. Bạn có thể cung cấp thông tin chi tiết hơn về những dự án hoặc kinh nghiệm công việc đã đề cập trong CV không?
9. Bạn muốn phát triển những kỹ năng nào trong vị trí đang ứng tuyển?
10. Bạn có câu hỏi hoặc yêu cầu thông tin thêm về vị trí công việc hoặc tổ chức của chúng tôi không?

Mẫu câu hỏi dành cho người tham chiếu

1. Bạn đã làm việc với ứng viên này trong bao lâu và trong vai trò gì?
2. Ứng viên đã đảm nhận những nhiệm vụ chính trong quá khứ như thế nào?
3. Theo bạn, điều gì làm cho ứng viên này nổi bật trong công việc của họ?
4. Bạn có thể mô tả về kỹ năng chính của ứng viên và cách họ áp dụng chúng trong công việc hàng ngày không?
5. Ứng viên này có tư duy sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề tốt không? Có thể cung cấp một ví dụ không?
6. Làm thế nào bạn đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên này với vị trí công việc họ đang nộp đơn?
7. Bạn có nhận xét nào về khả năng làm độc lập và làm việc nhóm của ứng viên này?
8. Theo bạn, ứng viên này có thích nghi tốt với môi trường làm việc mới không?
9. Bạn có thể chia sẻ về mức độ chuyên môn và đạo đức làm việc của ứng viên này không?
10. Ứng viên này có khả năng quản lý thời gian và công việc hiệu quả không?
11. Nếu có cơ hội, anh/chị còn muốn kết nối, làm việc với ứng viên trong tương lai không và vì sao?

Khi đặt câu hỏi với cả ứng viên và người tham chiếu, bạn nên lưu ý đều cần hỏi một cách lịch sự, tôn trọng, thiện chí. Bạn nên tạo ra một không khí trao đổi cởi mở, tin cậy để ứng viên và người tham chiếu có thể chia sẻ thông tin một cách rõ ràng, thoải mái.

Quản lý và check CV hiệu quả với SHiring

SHiring không chỉ là một công cụ mà còn là giải pháp toàn diện giúp nhà tuyển dụng tự động hoá, số hoá và tối ưu hoá quy trình tuyển dụng. 

Với những lợi thế về công nghệ AI tiên tiến như: trích xuất dữ liệu, quản lý hồ sơ ứng viên, quản lý quy trình tuyển dụng, báo cáo và phân tích hiệu quả, v.vv.. SHiring đang mở ra tiềm năng khai thác sâu vào tệp dữ liệu ứng viên khổng lồ trong thị trường việc làm. Qua đó, nhà tuyển dụng có thể đạt hiệu quả, hiệu suất cao hơn khi quản lý, check CV và phản hồi ứng viên.

Xem thêm: Đập hộp 9 tính năng của SHiring – Quản trị Tuyển dụng hiệu suất cao

—–

Theo nghiên cứu của Korn Ferry, chi phí thay thế nhân sự trong vòng 6 – 12 tháng kể từ khi tuyển dụng lên đến 2,3 lần mức lương hàng năm. Biến động nhân sự quá lớn là một nỗi đau mà không nhà quản trị nào muốn gặp phải.

Kiểm tra CV xin việc vì vậy là một trong những bước cần thiết để giúp tổ chức tìm kiếm được nhân sự phù hợp, đặc biệt là với những vị trí nhân sự trung, cao cấp. Tuyển dụng đúng nhân sự ngay từ đầu sẽ giúp công ty bạn sẵn sàng nguồn lực cho những kế hoạch phát triển sắp tới cũng như tối ưu hoá chi phí, ngân sách tuyển dụng, phát triển nhân sự.

Hy vọng những chia sẻ của SHiring về cách kiểm tra CV xin việc sẽ hữu ích và là những gợi mở tốt cho nhà tuyển dụng trong quá trình sàng lọc ứng viên. Bạn có thể liên hệ với đội ngũ SHiring ngay hôm nay để nhận được những tư vấn về giải pháp quản trị tuyển dụng hiệu suất cao.

SHiring – Giải pháp quản trị tuyển dụng hiệu suất cao

• Hotline: 0985.988.109
• Email: [email protected]
• Website: shiring.ai
• Địa chỉ: Tầng 3 – 47 Nguyễn Tuân, Hà Nội

Tiêu chí tuyển dụng chính là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xác định những ứng viên phù hợp nhất cho vị trí công việc cụ thể. Trong bài viết này, hãy cùng SHiring tìm hiểu về tiêu chí tuyển dụng là gì, lợi ích mà nó mang lại cho sự phát triển của doanh nghiệp và cách xây dựng một hệ thống tiêu chí hiệu quả.

Tiêu chí tuyển dụng là gì?

Tiêu chí tuyển dụng là những yêu cầu, tiêu chuẩn mà nhà tuyển dụng đặt ra đối với ứng viên để đánh giá sự phù hợp của họ với vị trí công việc cần tuyển. Tiêu chí tuyển dụng có vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng, giúp doanh nghiệp sàng lọc ứng viên hiệu quả, tìm được người phù hợp nhất với yêu cầu công việc và đồng thời xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng.

Vai trò của tiêu chí tuyển dụng đối với doanh nghiệp

Dưới đây là một số vai trò quan trọng của việc xác định tiêu chí tuyển dụng:

• Xác định nhu cầu nhân sự: Tiêu chí tuyển dụng giúp doanh nghiệp xác định số lượng và chất lượng ứng viên cần có để đáp ứng khả năng vận hành của tổ chức. Điều này bao gồm việc xác định kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ học vấn và tính cách phù hợp với vị trí cụ thể.
• Đảm bảo hiệu suất làm việc: Bằng cách lựa chọn những ứng viên phù hợp với tiêu chí tuyển dụng, doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên. Lúc này, nhân sự được tuyển dụng sẽ có khả năng thích ứng và thực hiện công việc một cách hiệu quả.
• Tạo nền tảng cho sự phát triển của đội ngũ nhân sự: Tiêu chí tuyển dụng cũng bao gồm việc xem xét khả năng phát triển của ứng viên trong tương lai. Việc tuyển dụng những người giàu tiềm năng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ mạnh mẽ và bền vững.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Tiêu chí tuyển dụng có thể được sử dụng để tìm kiếm những người ứng viên có tư duy, tâm hồn phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp. Đây là yếu tố không thể thiếu trong việc duy trì một môi trường làm việc tích cực và cùng nhau phát triển của doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Bằng việc xác định rõ tiêu chí tuyển dụng, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian, nguồn lực cần thiết trong việc tuyển dụng và huấn luyện nhân viên. Bên cạnh đó, một bộ tiêu chí tuyển dụng phù hợp sẽ giúp tổ chức tinh gọn quy trình tìm kiếm, sàng lọc ứng viên cũng như giảm thiểu rủi ro tuyển dụng sai người.

Tóm lại, tiêu chí tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một đội ngũ nhân sự đáng tin cậy cho doanh nghiệp. Việc thiết lập tiêu chí rõ ràng và phù hợp là yếu tố đảm bảo rằng doanh nghiệp có những nhân sự với khả năng đóng góp mạnh mẽ, không ngừng nghỉ sự thành công và phát triển của công ty.

Các tiêu chí đánh giá ứng viên trong quá trình tuyển dụng

Những tiêu chí để tuyển dụng nhân sự thường được chia thành 4 nhóm chính, bao gồm:

Tiêu chí về trình độ học vấn

Đánh giá trình độ học vấn của ứng viên là một yếu tố quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Trình độ học vấn có thể bao gồm bằng cấp, chứng chỉ, khóa học hoặc bất kỳ hình thức đào tạo nào liên quan đến vị trí công việc cụ thể.

Tùy theo tính chất công việc mà nhà tuyển dụng có hoặc không yêu cầu trình độ học vấn của ứng viên. Tuy nhiên đối với các vị trí thuộc cấp quản lý, hay nghiên cứu chuyên sâu thì trình độ học vấn thường được đặt ở mức cao (Thạc sĩ, Tiến sĩ).

Tiêu chí về kinh nghiệm

Kinh nghiệm là yếu tố không thể thiếu khi doanh nghiệp muốn đánh giá khả năng làm việc của một ứng viên. Kinh nghiệm không chỉ cho thấy ứng viên đã từng làm công việc tương tự trước đây, mà còn cho thấy thời gian mà họ đã đầu tư cũng như những thành tựu mà họ đạt được trong quá trình làm việc. 

Ứng viên đã sở hữu kinh nghiệm làm việc trong cùng một lĩnh vực hoặc có kinh nghiệm quản lý có lợi thế lớn và thường được đánh giá cao hơn. Lý do là bởi những người này đã có cơ hội tiếp cận với những thách thức, vấn đề phổ biến trong ngành, đồng thời tích lũy được kiến thức, kỹ năng cần thiết để giải quyết chúng. 

Còn việc có kinh nghiệm quản lý cho thấy ứng viên đã có khả năng lãnh đạo và tổ chức công việc hiệu quả. Đây cũng là lý do mà khi xem xét ứng viên, các nhà tuyển dụng thường đánh giá cao những người có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tương tự hoặc có kinh nghiệm quản lý.

Tiêu chí về kỹ năng

Kỹ năng là những khả năng cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra. Khi đề cập đến kỹ năng, nhà tuyển dụng không chỉ yêu cầu kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm, quản lý thời gian, mà còn bao gồm các kỹ năng khác như tư duy sáng tạo, giải quyết vấn đề hay quản lý xung đột. Ngoài ra, còn có những kỹ năng chuyên môn liên quan đến công việc cụ thể như kỹ năng nghiên cứu số liệu, kỹ năng lập trình, kỹ năng thẩm định giá, v.vv..

Đối với mỗi vị trí công việc, nhà tuyển dụng sẽ xác định các kỹ năng cụ thể mà ứng viên cần có. Ví dụ, đối với vị trí quản lý dự án, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên có kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý rủi ro và kỹ năng phân tích – ra quyết định. Trong khi đó, đối với vị trí kinh doanh, nhà tuyển dụng có thể mong muốn ứng viên có kỹ năng đàm phán, kỹ năng bán hàng kèm theo kỹ năng giao tiếp, thuyết phục hiệu quả.

Tiêu chí về phẩm chất

Phẩm chất là những đặc điểm về tính cách cá nhân và đạo đức của ứng viên mà nhà tuyển dụng sẽ xem xét. Trong đó, độ trung thực, trách nhiệm, khả năng làm việc dưới áp lực và khả năng thích nghi nhanh với môi trường mới là những phẩm chất quan trọng. Nhà tuyển dụng sẽ tiến hành đánh giá phẩm chất của ứng viên dựa trên các hành vi, thái độ của họ trong quá trình phỏng vấn, cũng như cách mà họ tương tác và trả lời các câu hỏi. 

Thông qua quá trình này, nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn tổng quan, chính xác hơn về ứng viên, về khả năng của họ khi làm việc trong tổ chức. Việc xem xét và đánh giá các yếu tố này cũng nhằm đảm bảo rằng ứng viên phù hợp với văn hóa tổ chức và có thể đóng góp tích cực vào việc xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, bền vững, cùng phát triển.

Phương pháp xác định tiêu chí tuyển dụng

Để xác định tiêu chí tuyển dụng cho tổ chức của mình, đội ngũ nhân sự có thể dựa vào các phương pháp sau đây:

Căn cứ vào yêu cầu công việc

Dựa vào yêu cầu công việc, tiêu chí tuyển dụng có thể được xác định bằng cách:

• Đầu tiên, hãy xác định rõ ràng nhiệm vụ, vai trò và trách nhiệm của vị trí công việc cần tuyển dụng. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng ứng viên sẽ biết chính xác trách nhiệm họ sẽ đảm nhận khi ứng tuyển vào vị trí đó.
• Tiếp theo, hãy xác định các kỹ năng cần thiết, kinh nghiệm và trình độ học vấn mà ứng viên cần có để thực hiện công việc này một cách hiệu quả. Bằng cách làm như vậy, bạn sẽ đảm bảo rằng chỉ có những người có đủ kỹ năng và kiến thức được tuyển dụng cho vị trí này.
• Cuối cùng, hãy tạo một danh sách yêu cầu chi tiết cho vị trí theo thứ tự quan trọng giảm dần. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về những yêu cầu nào là bắt buộc còn yêu cầu nào có thể xem xét linh hoạt cho từng vị trí.

Căn cứ vào văn hóa doanh nghiệp

Căn cứ vào văn hóa doanh nghiệp để xác định tiêu chí tuyển dụng sẽ đảm bảo rằng ứng viên mới có thể hòa nhập nhanh chóng và góp phần vào sự thành công của tổ chức. Dưới đây là quy trình thực hiện cụ thể:

• Hiểu rõ văn hóa và giá trị của tổ chức: Trước hết, bạn cần tìm hiểu kỹ về văn hóa và giá trị của doanh nghiệp, bao gồm mục tiêu, sứ mệnh, tôn chỉ cũng như các nguyên tắc quan trọng mà tổ chức theo đuổi. Điều này giúp đảm bảo rằng ứng viên mới sẽ phù hợp với môi trường làm việc và cùng chung tầm nhìn với công ty.
• Xác định các đặc điểm cụ thể: Để đảm bảo ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, hãy xác định các đặc điểm cụ thể về tính cách, tư duy, và phong cách làm việc mà bạn muốn họ phải có. Ví dụ, nếu tổ chức đề cao sự mới mẻ, sáng tạo, bạn có thể tìm kiếm ứng viên có khả năng tư duy sáng tạo và linh hoạt trong công việc.
• Cân nhắc khả năng hòa nhập và đóng góp trong công việc: Dù ứng viên có năng lực mạnh mẽ tới đâu nhưng nếu không thể hòa nhập với tổ chức thì cũng không Để xác định được, bạn cần xem xét khả năng làm việc trong nhóm, tương tác với đồng nghiệp và thích nghi với các quy tắc, quy trình công việc của ứng viên.

Căn cứ vào ngân sách tuyển dụng 

Dựa trên ngân sách tuyển dụng, đội ngũ nhân sự có thể xác định các tiêu chí cần thiết khi tuyển dụng như sau:

• Xác định chi phí dành cho quá trình tuyển dụng, bao gồm các khoản chi phí như chạy quảng cáo, chi phí thuê Headhunter, chi phí đăng tin trên các nền tảng, v.vv.. 
• Tiếp theo, bạn cũng cần cân nhắc về mức lương và phúc lợi dành cho từng vị trí tuyển dụng cụ thể. Điều này nhằm đảm bảo ngân sách tuyển dụng không vượt quá khả năng tài chính của công ty.
• Ngoài ra, bạn cũng có thể đưa ra các phương án tìm kiếm nguồn nhân lực tiết kiệm chi phí khác như sử dụng các trang web tuyển dụng miễn phí hoặc thực hiện các hoạt động tuyển dụng trong các group, diễn đàn hay trang CareerSite của công ty.

Nguyên tắc xây dựng tiêu chí tuyển dụng

Nguyên tắc xây dựng tiêu chí tuyển dụng là một phần quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhằm đảm bảo sự công bằng, hiệu quả và chất lượng trong việc lựa chọn ứng viên. Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng:

Tiêu chí tuyển dụng phải rõ ràng, cụ thể

Để đảm bảo tính cụ thể, rõ ràng, tiêu chí tuyển dụng phải đáp ứng những yêu cầu sau:

• Đưa ra các yêu cầu cụ thể: Hãy liệt kê rõ ràng những kỹ năng, kinh nghiệm và đặc điểm cần thiết cho vị trí công việc đang tuyển dụng. Ví dụ, nếu bạn đang tuyển dụng một lập trình viên, cần ghi rõ các ngôn ngữ lập trình, framework hoặc công nghệ cụ thể mà ứng viên phải biết.
• Mô tả công việc chi tiết: Đề cập đến nhiệm vụ, trách nhiệm và vai trò cụ thể của người được tuyển. Điều này giúp ứng viên hiểu rõ nhiệm vụ của họ trong công việc.
• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và phù hợp: Đảm bảo rằng mô tả công việc và yêu cầu tuyển dụng được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Tránh sử dụng thuật ngữ quá phức tạp hoặc ngôn ngữ chung chung, mơ hồ. Nếu vị trí đòi hỏi kiến thức chuyên môn, hãy sử dụng thuật ngữ chuyên ngành, nhưng nên cố gắng giải thích chi tiết để giúp ứng viên hiểu rõ hơn.
• Định rõ tiêu chí ưu tiên: Nếu có các yếu tố ưu tiên trong tiêu chí tuyển dụng, hãy liệt kê chúng một cách rõ ràng. Ví dụ, nếu kỹ năng lãnh đạo là quan trọng đối với vị trí đang tuyển dụng thì bạn cần nêu rõ điều này.
• Sử dụng số liệu cụ thể: Tiêu chí tuyển dụng và mô tả công việc nên cung cấp thông tin về số năm kinh nghiệm cần thiết, mức lương dự kiến, hoặc bất kỳ số liệu cụ thể nào khác liên quan đến vị trí công việc.

Tiêu chí tuyển dụng phải khách quan, công bằng

Để đảm bảo tuyển dụng được nhân sự chất lượng, tiêu chí tuyển dụng cần phải khách quan và công bằng: 

• Khách quan: Tiêu chí tuyển dụng cần được thiết lập dựa trên các yếu tố cụ thể chứ không dựa vào đánh giá chủ quan hoặc thiên vị cá nhân. Đội ngũ nhân sự cần sử dụng các chỉ số đo lường khách quan như kỹ năng, kinh nghiệm và giáo dục để đánh giá ứng viên.
• Công bằng: Tiêu chí tuyển dụng không phân biệt đối xử dựa trên giới tính, tuổi tác, tôn giáo, nguồn gốc dân tộc hoặc bất kỳ yếu tố nào khác không liên quan đến khả năng làm việc của ứng viên. Tất cả ứng viên cần được xem xét công bằng và bình đẳng.

Tiêu chí tuyển dụng phải phù hợp với yêu cầu công việc

Đây là nguyên tắc nhằm đảm bảo rằng bạn thuê được những ứng viên phù hợp nhất cho vị trí công việc của mình:

• Đảm bảo tiêu chí tuyển dụng phản ánh những yêu cầu cần thiết: Sau khi xác định được những tiêu chí tuyển dụng, bạn cần đảm bảo rằng chúng phản ánh một cách chính xác những yêu cầu cần thiết để làm việc hiệu quả tại vị trí công việc đó. Tốt nhất là bạn hãy đối chiếu lại với trưởng bộ phân hoặc phòng ban quản lý vị trí đang tuyển dụng.
• Không thêm vào các yêu cầu không cần thiết hoặc quá nhiều yêu cầu tuyển dụng: Việc này có thể làm cho quá trình tuyển dụng trở nên phức tạp, mất đi sự hấp dẫn. Bên cạnh đó, ứng viên có thể cảm thấy e ngại nếu đọc một danh sách tiêu chí tuyển dụng quá nhiều và dài dòng. Hãy chỉ tập trung vào những yêu cầu quan trọng nhất liên quan đến công việc.

Tiêu chí tuyển dụng phải linh hoạt

Tiêu chí tuyển dụng linh hoạt giúp đảm bảo rằng tổ chức có thể tìm kiếm, chọn lựa những ứng viên phù hợp với nhu cầu thực tế và không bị hạn chế bởi các tiêu chuẩn cứng nhắc:

• Thay đổi tiêu chí tuyển dụng nếu cần thiết: Môi trường làm việc và yêu cầu công việc có thể thay đổi theo thời gian. Do đó, tiêu chí tuyển dụng cần được xem xét và điều chỉnh khi cần thiết để phản ánh những thay đổi này. Nếu không thay đổi tiêu chí, tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng và phẩm chất phù hợp với thực tế hiện tại.
• Đảm bảo tính linh hoạt: Tiêu chí tuyển dụng cần được xây dựng một cách linh hoạt. Điều này có nghĩa rằng các yếu tố quan trọng như kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất cá nhân cần được xác định một cách tổng quan, không quá cụ thể. Nhờ vậy, tiêu chí tuyển dụng mới có thể thích nghi với những thay đổi trong nhu cầu của tổ chức mà không cần phải thiết lập lại toàn bộ quy trình tuyển dụng.
• Theo dõi và đánh giá tiêu chí: Tổ chức cần thiết lập hoạt động theo dõi, đánh giá tiêu chí tuyển dụng để đảm bảo rằng chúng vẫn phù hợp với môi trường làm việc và nhu cầu của tổ chức. Điều này có thể bao gồm việc thu thập phản hồi từ những người tham gia trong quá trình tuyển dụng (ứng viên, đội ngũ nhân sự, nhà quản lý) và điều chỉnh tiêu chí dựa trên thông tin nhận được. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể đánh giá các tiêu chí tuyển dụng hiện tại có phù hợp với tổ chức hay không với tính năng lập báo cáo và phân tích chuyên sâu kết quả tuyển dụng của SHiring. Tính năng này cho phép thực hiện các thống kê, báo cáo đặc thù như:

• Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi giữa số lượng ứng viên đã tuyển và số lượng hồ sơ đã nhận.
• Thống kê chi tiết về số lượng ứng viên tại từng giai đoạn trong quá trình tuyển dụng, bao gồm giai đoạn nhận hồ sơ, thực hiện bài kiểm tra, phỏng vấn, đã gửi lời đề nghị, đã nhận lời đề nghị và đã tuyển dụng thành công. 

Thông qua đó, nhà tuyển dụng có thể đánh giá và phân tích sâu hơn về hiệu suất tuyển dụng theo thời gian thực. Nếu các số liệu thống kê quá thấp, đó có thể là dấu hiệu của việc tiêu chí tuyển dụng chưa phù hợp với thực tế, hoặc tồn tại các vấn đề trong quy trình tuyển dụng. Dựa trên những dữ liệu này, tổ chức có thể điều chỉnh lại tiêu chí tuyển dụng cho phù hợp, hoặc đưa ra các chính sách và phương án tuyển dụng mới hiệu quả hơn cho từng giai đoạn cụ thể.

Trên đây là toàn bộ thông tin về khái niệm tiêu chí tuyển dụng là gì, vai trò, phân loại và phương pháp xây dựng tiêu chí tuyển dụng hiệu quả. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp bạn có thể hoàn thiện bộ tiêu chí tuyển dụng hiệu quả cho tổ chức của mình. Đừng quên kết hợp các tiêu chí tuyển dụng này vào SHiring để sàng lọc nhanh chóng những ứng viên phù hợp nhất nhằm tối ưu hóa thời gian và công sức cho quy trình tuyển dụng.