Để đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả, việc quản lý dữ liệu ứng viên đóng vai trò rất quan trọng. Trong bài viết này, SHiring sẽ giới thiệu tới bạn 13 cách quản lý dữ liệu ứng viên giúp tối ưu quy trình tuyển dụng.
Quản lý dữ liệu ứng viên là gì?
Trước khi đến với 13 cách quản lý dữ liệu ứng viên, bạn cần nắm rõ những khái niệm liên quan:
Cơ sở dữ liệu ứng viên là gì?
Cơ sở dữ liệu ứng viên là nơi tập hợp và lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến ứng viên, bao gồm cả các thông tin tích cực và tiêu cực. Đây là một phần quan trọng trong quá trình tuyển dụng, cho phép nhà tuyển dụng có thể dễ dàng tìm kiếm và xem xét các hồ sơ ứng viên.
Dữ liệu ứng viên bao gồm nhiều thông tin cần thiết, bao gồm:
- Thông tin cá nhân của ứng viên, như CV, thông tin liên lạc, nguồn ứng tuyển/nơi tìm thấy ứng viên.
- Đánh giá thái độ, kỹ năng và kiến thức của ứng viên, được ghi chú rõ ràng từ các vòng test và phỏng vấn trước đó.
- Đề xuất cho ứng viên, cho phép nhà tuyển dụng có thể đưa ra các đề xuất cụ thể và phù hợp nhất cho ứng viên.
Cơ sở dữ liệu ứng viên là một phần không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng, giúp các nhà tuyển dụng quản lý và xử lý thông tin ứng viên một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngoài ra, những thông tin này cũng có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định chiến lược cho doanh nghiệp, tạo ra sự phát triển và gia tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường lao động.
Quản lý dữ liệu ứng viên là gì?
Quản lý cơ sở dữ liệu ứng viên là toàn bộ hoạt động liên quan đến việc thu thập, quản lý và tận dụng cơ sở dữ liệu ứng viên. Điều này đảm bảo rằng nhà tuyển dụng sẽ luôn cập nhật mọi thông tin về ứng viên theo thời gian thực và có thể truy xuất chúng một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Hơn nữa, nhà tuyển dụng cần lưu ý rằng quản lý cơ sở dữ liệu ứng viên không chỉ là cập nhật thông tin mà còn là việc hình thành mối quan hệ tích cực với ứng viên. Bằng cách giữ liên lạc và thường xuyên cập nhật tin tức về các vị trí, nhà tuyển dụng có thể dễ dàng tiếp cận với ứng viên và tạo ra một môi trường tuyển dụng chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.
13 mẹo lưu trữ và quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả
Sau khi đã tìm hiểu rõ về khái niệm và lợi ích của việc quản lý dữ liệu ứng viên, hãy cùng đến với 13 cách lưu trữ và quản lý hiệu quả ngay dưới đây:
Lưu trữ dữ liệu ứng viên
Quy trình quản lý dữ liệu ứng viên chính xác và hiệu quả bắt đầu từ việc lưu trữ. Dưới đây là một số cách lưu trữ hồ sơ ứng viên nhanh chóng, đơn giản mà bạn cần lưu ý:
Bắt đầu với việc sử dụng ATS
Về lý thuyết, cơ sở dữ liệu ứng viên của bạn có thể được lưu trữ ở bất cứ đâu – trên giấy, Gmail hay bảng tính. Tuy nhiên nếu muốn mở rộng quy mô kinh doanh, bạn cần một giải pháp dài hạn. Bảng tính dễ bị lỗi và yêu cầu nhập dữ liệu thủ công rất nhiều. Chúng cũng không tương thích với các công cụ khác của bạn. Đơn giản là không có cách nào khác – nếu muốn sở hữu cơ sở dữ liệu sẽ phát triển cùng với doanh nghiệp của mình, bạn cần sử dụng hệ thống theo dõi ứng viên Applicant Tracking System (ATS).
Hệ thống ATS là một công cụ hỗ trợ quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình này, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất cho phòng tuyển dụng. Bên cạnh đó, hệ thống này giúp bạn chọn lọc ra những ứng viên ưu tú một cách công bằng, minh bạch nhất.
Tối ưu cách nhập dữ liệu
Ngoài việc sử dụng tính năng tải lên hoặc liệu nhập hàng loạt của ATS để lưu trữ CV của hàng nghìn ứng viên vào cơ sở dữ liệu, bạn cũng có thể thực hiện một số thay đổi khác để tối ưu hóa quá trình nhập dữ liệu. Ví dụ như:
- Tạo các mẫu bảng tính chuẩn để giúp đơn giản hóa việc nhập liệu.
- Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để tìm kiếm các trường hợp trùng lặp và loại bỏ chúng.
- Sử dụng các phần mềm nhận dạng ký tự quét để chuyển đổi các hồ sơ ứng viên từ giấy sang dạng điện tử.
Đào tạo đội ngũ
Đội ngũ quản lý và sử dụng dữ liệu ứng viên cần được đào tạo để hiểu rõ về việc sử dụng hệ thống ATS và các quy trình liên quan. Điều này giúp tăng cường khả năng sử dụng hệ thống, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quy trình này. Bạn nên đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong đội ngũ được đào tạo một cách đầy đủ và thường xuyên để cập nhật kiến thức và kỹ năng của mình.
Đảm bảo chất lượng đầu vào – đầu ra
Chất lượng dữ liệu ứng viên đóng một vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Để đảm bảo chất lượng dữ liệu, quy trình thu thập thông tin ứng viên cần được thực hiện một cách chính xác, đầy đủ và không sai sót.
Bạn có thể cải thiện chất lượng dữ liệu ứng viên bằng cách đưa ra một số tiêu chí sàng lọc trước. Khi áp dụng tiêu chí này, bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm và lựa chọn được các ứng viên chất lượng và phù hợp với nhu cầu tuyển dụng ở từng vị trí. Bên cạnh đó, việc sử dụng bộ lọc cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong quá trình tuyển dụng.
Sử dụng nền tảng mobile
Việc sử dụng nền tảng mobile giúp nhà tuyển dụng có thể quản lý dữ liệu ứng viên và truy cập hồ sơ từ bất cứ đâu và bất cứ khi nào mà họ cần. Điều này giúp tăng cường khả năng quản lý dữ liệu và nâng cao hiệu quả làm việc. Tất nhiên, bạn nên đảm bảo rằng nền tảng mobile được tích hợp với hệ thống ATS và toàn bộ đội ngũ đã được đào tạo để sử dụng một cách hiệu quả.
Phát triển dữ liệu ứng viên
Khi đã lưu trữ và quản lý dữ liệu ứng viên một cách chính xác và hiệu quả, bạn cần tiếp tục phát triển dữ liệu ứng viên để nâng cao hiệu quả tuyển dụng. Dưới đây là một số cách để phát triển dữ liệu ứng viên:
Tập trung chất lượng hơn số lượng
Để phát triển cơ sở dữ liệu ứng viên của bạn một cách nhanh chóng, bạn có thể tích hợp nó với các bên thứ ba như trang tuyển dụng hoặc mạng xã hội. Tuy nhiên, nhớ rằng thêm một lượng lớn ứng viên quá nhanh hoặc từ cùng một nguồn có thể dẫn đến việc bị quá tải và không đủ thời gian để đánh giá ứng viên một cách kỹ lưỡng. Lời khuyên là hãy sàng lọc mọi ứng viên bạn thêm vào cơ sở dữ liệu của mình. Một lượng lớn ứng viên sẽ không giúp ích gì cho bạn nếu nó không bao gồm các ứng viên tích cực, có khả năng chuyển hóa cao.
Tích hợp với nền tảng công việc của bạn
Tích hợp ATS với bảng công việc của công ty không chỉ giúp tự động hóa các tác vụ thủ công cho nhà tuyển dụng mà còn tối ưu hóa quy trình đăng ký cho ứng viên. Bằng cách tích hợp này, ứng viên có thể truy cập vào thông tin về các vị trí tuyển dụng mới nhất và đăng ký nhanh chóng, dễ dàng. Đồng thời, nhà tuyển dụng có thể tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xem xét và xử lý đơn đăng ký, từ đó có nhiều thời gian cho các nhiệm vụ khác trong phòng ban.
Liên kết với LinkedIn hay các nền tảng tuyển dụng khác
Tích hợp với LinkedIn là một giải pháp tuyệt vời giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của nhà tuyển dụng. Bằng cách tích hợp LinkedIn vào hệ thống ATS, bạn có thể giảm số lần phải mở CV mà vẫn có thể cập nhật liên tục về thông tin ứng viên.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của việc tích hợp LinkedIn, cần cẩn thận với các hệ thống thu thập dữ liệu của nền tảng này. Bạn có thể gặp tình trạng dữ liệu lỗi thời hoặc không chính xác. Trước khi tích hợp LinkedIn vào hệ thống ATS, hãy đảm bảo rằng hệ thống được liệt kê là đối tác ATS chính thức trên trang web của nó.
Một lợi ích khác của việc tích hợp LinkedIn là giúp cho nhà tuyển dụng tránh mất thời gian khi thêm ứng viên trùng lặp vào hệ thống. Nếu nhà tuyển dụng tìm thấy một ứng viên tiềm năng trên LinkedIn thì có thể biết ngay liệu người đó đã ở trong ATS chưa.
Duy trì dữ liệu ứng viên
Sau khi đã lưu trữ và phát triển dữ liệu ứng viên, bạn cần duy trì và quản lý dữ liệu này để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Dưới đây là một số cách để duy trì dữ liệu ứng viên toàn vẹn, hiệu quả:
Thường xuyên bảo trì cơ sở dữ liệu
Bảo trì cơ sở dữ liệu là một phần rất quan trọng trong quá trình quản lý dữ liệu nhưng không phải nhà tuyển dụng nào cũng đánh giá cao việc này. Một số cách để giúp hoạt động này diễn ra thường xuyên hơn có thể là:
- Đưa việc bảo trì cơ sở dữ liệu vào đánh giá hiệu suất làm việc: Như vậy, nhà tuyển dụng có thể nhận ra rằng việc này là rất quan trọng và ảnh hưởng đến hiệu suất của toàn bộ công việc.
- Tạo phần thưởng cho những nhà tuyển dụng sở hữu cơ sở dữ liệu gọn gàng.
- Công khai hiệu suất số liệu của từng nhà tuyển dụng trong nhóm để thúc đẩy sự cạnh tranh.
Cập nhật dữ liệu thường xuyên trước khi cần sử dụng
Có không ít nhà tuyển dụng chỉ truy cập dữ liệu tuyển dụng khi họ có nhu cầu cấp thiết về nhân tài. Và khi tìm thấy một ứng viên hoàn hảo, họ nhận ra rằng mình đang thiếu một số thông tin quan trọng trong hồ sơ. Việc cập nhật dữ liệu thường xuyên trước khi cần sử dụng sẽ đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, đồng thời các ứng viên được thêm vào đều sở hữu đầy đủ mọi trường thông tin.
Loại bỏ các bản sao
Bạn có quy trình quản lý trùng lặp không? Nếu không, đây là một số gợi ý để tăng cường hiệu quả cho hoạt động này:
- Nên xác định và lưu trữ các hồ sơ ứng viên một cách cẩn thận để tránh tình trạng trùng lặp dữ liệu.
- Sử dụng các công cụ và phần mềm để tự động tìm kiếm, lọc các bản sao.
- Hợp nhất hoặc xóa dữ liệu lỗi thời khi tìm thấy một bản sao.
- Kiểm tra và cập nhật thông tin ứng viên thường xuyên để đảm bảo các hồ sơ luôn chính xác, không có sự trùng lặp.
Ngoài ra, đừng quên hỏi nhà cung cấp ATS về cách xử lý các bản sao. Hầu hết các hệ thống theo dõi ứng viên đều có chức năng cảnh báo người dùng về bất kỳ sự trùng lặp nào có thể xảy ra bằng cách đối sánh email hoặc họ và tên.
Tìm và sửa chữa các lỗ hổng dữ liệu
Khi tìm kiếm thông tin ứng viên, bạn có thể gặp phải các hồ sơ thiếu thông tin quan trọng như địa chỉ email. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng ATS để lọc ứng viên theo các trường thông tin (ví dụ lọc ứng viên không có ký hiệu @ trong trường email). Sau đó, tìm cách tiếp cận những ứng viên này thông qua các kênh như điện thoại, mạng xã hội, hội nhóm, v.vv.. để điền thông tin còn thiếu vào.
Lưu trữ các ứng viên không hoạt động
Nếu một ứng viên không hoạt động một thời gian dài vĩnh viễn không hoạt động trong cơ sở dữ liệu của mình không? Đừng xóa chúng vì bạn sẽ mất tất cả các ghi chú và lịch sử gắn liền với ứng viên. Thay vào đó, hãy sử dụng chức năng lưu trữ của ATS để lưu họ vào một khu vực riêng, nơi chứa thông tin của những ứng viên khác cũng trong tình trạng tương tự. Điều này sẽ giúp ngăn cản tình trạng phải loại bỏ những thông tin giá trị.
SHiring – Giải pháp quản lý dữ liệu ứng viên toàn diện
SHiring là phần mềm ATS quản lý dữ liệu ứng viên giúp bạn có thể lưu trữ, phát triển và duy trì dữ liệu ứng viên một cách toàn diện. Điều này được thực hiện thông qua các tính năng nổi bật sau:
- Công nghệ trích xuất CV: Giúp bóc tách và trích xuất tự động các trường thông tin trên nhiều CV cùng một lúc giúp tối ưu quy trình nhập liệu
- Quản lý CV tập trung: Có khả năng lưu trữ số lượng CV và phân loại thích hợp vào pipeline tuyển dụng của từng vị trí.
- Phân quyền quản lý CV: Phân quyền quản lý riêng cho từng CV Pool theo cấp bậc nhân viên, tránh thất thoát dữ liệu.
- Career Site: Xây dựng và hiển thị tin tuyển dụng lên Career Site nhanh chóng, giúp thu hút nhiều nhân tài cho tổ chức
- Tích hợp với nhiều nền tảng tìm việc khác, hỗ trợ cho việc nhận CV và quản lý dữ liệu ứng viên trên các sàn.
Với SHiring, quy trình quản lý dữ liệu ứng viên sẽ được tự động hóa, từ đó giúp giảm thiểu thời gian chết và tăng hiệu suất làm việc cho phòng tuyển dụng của doanh nghiệp.
Việc quản lý dữ liệu ứng viên là một phần của hoạt động nhân sự và đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của công ty. Bằng cách áp dụng các cách lưu trữ, phát triển và duy trì dữ liệu ứng viên hiệu quả, bạn sẽ có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu ứng viên. Hy vọng với 13 cách quản lý dữ liệu ứng viên trên, bạn có thể đáp ứng nhu cầu của công ty và thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng hơn.
