Bạn đang gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự? Hãy khám phá hướng dẫn quy trình 7 bước từ SHiring, giúp bạn xây dựng đội ngũ vững mạnh và đáp ứng nhu cầu phát triển doanh nghiệp. Với những chiến lược tối ưu, bài viết này cam kết mang đến giải pháp hiệu quả cho mọi nhu cầu tuyển dụng của bạn.
1. Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?
Quy trình tuyển dụng nhân sự là công việc quan trọng nhất, tổng hợp các hoạt động liên quan đến quản lý nguồn lực của doanh nghiệp. Các hoạt động được thực hiện thông qua các bước bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phát triển, đãi ngộ và giữ chân nhân sự.
Quy trình tuyển dụng nhân sự
Mục đích của việc xây dựng quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp
Mục đích của việc xây dựng quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp là tối ưu hóa việc thu hút và tuyển chọn ứng viên phù hợp, nâng cao hiệu quả tuyển dụng. Bên cạnh đó là xây dựng hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng uy tín, và phát triển nguồn nhân lực bền vững.
Với quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ xác định rõ ràng yêu cầu công việc và tiêu chí tuyển dụng, từ đó thu hút những ứng viên có năng lực và kinh nghiệm phù hợp. Quy trình tuyển dụng khoa học không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.
Một quy trình tuyển dụng minh bạch và chuyên nghiệp sẽ tạo dựng hình ảnh nhà tuyển dụng uy tín, thu hút nhiều ứng viên tiềm năng và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường lao động. Nhìn chung, quy trình tuyển dụng đóng vai trò then chốt trong việc tuyển chọn nhân tài và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và ứng viên, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
Các giai đoạn trong quy trình tuyển dụng có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhà tuyển dụng đưa ra quyết định cuối cùng về việc chọn lựa ứng viên phù hợp. Dưới đây là 7 bước phổ biến trong quy trình tuyển dụng:
Xem thêm: 10 bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả (Update 2024)
2. Quy trình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp phù hợp với mọi doanh nghiệp
Bước 1: Xác định và lên kế hoạch tuyển dụng
Xác định nhu cầu và lên kế hoạch tuyển dụng là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng. Việc xác định đúng nhu cầu sẽ giúp doanh nghiệp tuyển dụng được những ứng viên phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng và đáp ứng tốt nhất yêu cầu công việc.
Quy trình xác định nhu cầu và lên kế hoạch tuyển dụng được tiến hành thông qua các khía cạnh:
- Phân tích nhu cầu kinh doanh: Xác định mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tới và những vị trí cần thiết để đạt được mục tiêu đó.
- Đánh giá nhân sự hiện tại: Xác định số lượng nhân viên hiện tại, kỹ năng, kinh nghiệm và hiệu suất làm việc của họ.
- Dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai: Dự báo số lượng nhân viên cần thiết trong tương lai dựa trên nhu cầu kinh doanh và sự thay đổi về nhân sự hiện tại.
- Xác định yêu cầu công việc: Xác định cụ thể các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức và phẩm chất cá nhân cho từng vị trí tuyển dụng.
- Lập kế hoạch tuyển dụng: Xác định mục tiêu tuyển dụng, số lượng nhân viên cần tuyển, thời gian tuyển dụng, ngân sách tuyển dụng, hình thức tuyển dụng, quy trình tuyển dụng, tiêu chí đánh giá ứng viên và kế hoạch đào tạo.
Bước 2: Nghiên cứu và tạo mô tả công việc
Mô tả công việc là một văn bản tóm tắt chi tiết về vị trí tuyển dụng, bao gồm các trách nhiệm, yêu cầu và quyền lợi. Tạo mô tả công việc chi tiết giúp thu hút ứng viên phù hợp, tiết kiệm thời gian và chi phí cho quá trình tuyển dụng. Đồng thời nâng cao hiệu quả đánh giá năng lực ứng viên. Các cấu trúc thông thường của một mô tả công việc gồm: tiêu đề, thông tin chung về công ty, mô tả công việc, yêu cầu,quyền lợi và thông tiên liên hệ.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Bước này, doanh nghiệp cần thông báo tuyển dụng để thu hút những ứng viên tiềm năng. Thông tin tuyển dụng cần đảm bảo tính hiệu quả, chuyên nghiệp và rõ ràng. Các thông tin cần có bao gồm thông tin về vị trí cần tuyển, mô tả công việc và những quyền lợi của ứng viên.
Có rất nhiều kênh truyền thông khác nhau mà doanh nghiệp có thể sử dụng để tiếp cận và thu hút ứng viên một cách hiệu quả, bao gồm: Facebook, Linkedin, website công ty và các trang web tuyển dụng uy tín như: TopCV, Vietnamworks..
Bước 4: Nhận CV và tiến hành sàng lọc
Sau khi đăng tải thông tin tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ nhận hồ sơ ứng tuyển từ những kênh tuyển dụng. Để tìm kiếm ứng viên phù hợp nhất, doanh nghiệp thực hiện quy trình sàng lọc kỹ lưỡng dựa trên quy trình sau:
Đầu tiên là sàng lọc hồ sơ ứng tuyển dựa trên tiêu chí cơ bản của doanh nghiệp đã đề ra.
Bước tiếp theo là ưu tiên những ứng viên nổi bật:
- Có chứng chỉ liên quan.
- Kinh nghiệm làm việc phù hợp.
- Nắm được các kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết.
- Trình độ học vấn cao.
Cuối cùng là lựa chọn ứng viên đáp ứng đầy đủ tiêu chí và tiến hành phỏng vấn.
Để quy trình sàng lọc được tiến hành một cách chặt chẽ và tự động hóa, doanh nghiệp có thể triển khai thông qua hệ thống quản trị tuyển dụng ATS (hay còn gọi là Applicant Tracking System).
Bước 5: Phỏng vấn và thực hiện bài test (nếu cần)
Mục đích của bước này là đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức và sự phù hợp của ứng viên với vị trí ứng tuyển của công ty. Ngoài ra, một số vị trí sẽ yêu cầu cần thực hiện bài test trước hoặc sau phỏng vấn để xác định năng lực thực tế và kỹ năng xử lý vấn đề của ứng viên.
Tiêu chí đánh giá bao gồm: khả năng giao tiếp, tư duy logic và giải quyết vấn đề trong bài test. Số vòng phỏng vấn và bài test sẽ tùy thuộc vào từng vị trí tuyển dụng, có thể có sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau. Kết quả của buổi phỏng vấn và bài test là yếu tố quan trọng giúp nhà tuyển dụng đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác và công bằng cũng như lựa chọn được những ứng viên phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng và đáp ứng tốt nhất yêu cầu công việc. Vượt qua vòng phỏng vấn và bài test là một bước tiến quan trọng trong quy trình tuyển dụng.
Bước 6: Gửi offer tới ứng viên
Sau khi xong các bước trên, TA (Talent Acquisition) sẽ làm việc với các bộ phận liên quan là nhân sự và người quản lý trực tiếp của vị trí tuyển dụng để xác định mức lương cũng như chế độ đãi ngộ. Mục đích của bước này là, đảm bảo rằng các kỳ vọng của cả hai bên được đáp ứng.
Sau khi hoàn thành các bước trao đổi trong buổi phỏng vấn, doanh nghiệp sẽ tiến hành xác nhận các ứng viên tiềm năng và phù hợp để trở thành nhân viên của công ty. Trong khi quyết định chọn ứng viên, bộ phận tuyển dụng sẽ trao đổi với ứng viên về các kỳ vọng của họ và ghi chú các thông tin quan trọng vào hồ sơ tuyển dụng.
Việc đề xuất và thương lượng về điều kiện công việc là một phần không thể thiếu của quá trình tuyển dụng. Trên thực tế, việc xác định mức lương và các phúc lợi khác thường đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng thương lượng từ cả hai bên. Điều quan trọng là đảm bảo rằng các điều khoản được đề xuất là công bằng và phù hợp với ngân sách cũng như chính sách của doanh nghiệp. Các thông tin này có thể bao gồm mức lương mong muốn, yêu cầu về thời gian làm việc và các điều kiện khác mà ứng viên đã đề cập trong quá trình trao đổi.
Bước 7: Giới thiệu và chào đón nhân sự mới
Bước cuối cùng là bước chào đón nhân sự mới. Sau khi ứng viên đã đồng ý nhận offer, TA sẽ gửi một số thông tin cho ứng viên điền các thông tin cần thiết như: thông tin sơ yếu lý lịch, tài liệu liên quan đến hướng dẫn và quy định của công ty. Bên cạnh đó, TA sẽ sẽ sắp xếp chỗ ngồi và những thiết bị cần thiết để đảm bảo nhân viên đi làm có môi trường làm việc thuận lợi và thoải mái nhất ngay từ khi đi làm.
7 bước quy trình tuyển dụng nhân sự
3. Tham khảo: Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty
Để hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện quy trình tuyển dụng hiệu quả, SHiring đã soạn thảo Mẫu sơ đồ quy trình tuyển dụng, bao gồm sơ đồ chung và hướng dẫn thao tác cụ thể cho từng bước. Sử dụng Mẫu sơ đồ quy trình tuyển dụng của SHiring giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả tuyển dụng.
Tải mẫu miễn phí: Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty
4. Các ví dụ về quy trình tuyển dụng nhân sự tại các tập đoàn lớn
4.1. Quy trình tuyển dụng của Tập đoàn FPT
FPT được mệnh danh là một trong những tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam, với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin & truyền thông. Được coi là một trong những tên tuổi lớn của ngành, FPT là “mảnh đất màu mỡ” và là điểm đến mơ ước của nhiều ứng viên tiềm năng muốn theo đuổi sự nghiệp trong lĩnh vực công nghệ. Dưới đây là quy trình tuyển dụng chung của Tập đoàn FPT:
Bước 1: Ứng tuyển
Ứng viên có thể ứng tuyển trực tuyến qua website FPTJobs.com.vn hoặc gửi hồ sơ trực tiếp đến bộ phận tuyển dụng của FPT. Hồ sơ ứng tuyển bao gồm CV, thư xin việc và các giấy tờ liên quan khác.
Bước 2: Thi tuyển
Ở FPT thì có một số vị trí có thể yêu cầu ứng viên tham gia thi tuyển. Các bài thi tuyển có thể bao gồm: thi trắc nghiệm IQ, thi GMAT, thi tiếng Anh, thi chuyên môn.
Bước 3: Tiếp nhận & sàng lọc hồ sơ
Bộ phận tuyển dụng của FPT sẽ sàng lọc hồ sơ để chọn ra những ứng viên phù hợp với yêu cầu của vị trí tuyển dụng. Các tiêu chí sàng lọc hồ sơ FPT thường lưu tâm là:trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn, v.v.
Bước 4: Phỏng vấn
Ứng viên vượt qua vòng thi tuyển sẽ được mời tham gia phỏng vấn. Vòng phỏng vấn có thể bao gồm 1 hoặc nhiều buổi phỏng vấn với các vị trí tuyển dụng khác nhau. Nội dung phỏng vấn sẽ tập trung vào đánh giá năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên, cũng như khả năng phù hợp với văn hóa công ty FPT.
Bước 5. Thỏa thuận hợp đồng
Ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn sẽ tiến hành thỏa thuận hợp đồng lao động. Hợp đồng lao động sẽ quy định các điều khoản về lương, thưởng, chế độ phúc lợi, thời gian làm việc, v.v.
Bước 6: Ứng viên thành công hoàn thiện hồ sơ
Sau khi trúng tuyển, ứng viên cần hoàn thiện hồ sơ bằng cách cung cấp các giấy tờ và thông tin cần thiết cho quá trình tiếp nhận làm nhân viên mới.
Quy trình tuyển dụng của tập đoàn FPT (sưu tầm)
4.2. Quy trình tuyển dụng của VinFast
VinFast là một công ty con của Tập đoàn Vingroup, được thành lập vào năm 2017 và hoạt động trong lĩnh vực sản xuất ô tô và xe máy điện. VinFast đã nhanh chóng khẳng định vị thế của mình thông qua việc ra mắt nhiều dòng xe hiện đại, thân thiện với môi trường. Dưới đây là quy trình tuyển dụng của VinFast bạn đọc có thể tham khảo:
Bước 1: Ứng tuyển
Đây là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng của VinFast. ng viên có thể ứng tuyển qua hình thức nộp hồ sơ ứng tuyển qua email hoặc nộp trực tiếp tại văn phòng.
Bước 2: Lọc hồ sơ
Bước tiếp theo, bộ phận TA sẽ lọc những ứng viên phù hợp với vị trí đang tuyển. Đối với những hồ sơ tiềm năng nhưng chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu công việc, TA sẽ lưu trữ lại để xem xét cho các đợt tuyển dụng trong tương lai.
Bước 3: Phỏng vấn
Vòng phỏng vấn chuyên môn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc giúp bộ phận tuyển dụng lựa chọn ra những ứng viên phù hợp nhất cho vị trí công việc. Đây là cơ hội để các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan đánh giá năng lực, kinh nghiệm và tiềm năng phát triển của ứng viên một cách chính xác và khách quan. Thông qua các câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu, nhà tuyển dụng có thể xác định được ứng viên nào có đủ kiến thức, kỹ năng và phẩm chất để đáp ứng yêu cầu công việc và đóng góp cho sự phát triển của công ty trong tương lai..
Bước 4: Đánh giá ứng viên và đưa ra quyết định tuyển dụng
Sau khi kết thúc vòng phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng Vinfast sẽ tiến hành đánh giá và thẩm định kỹ lưỡng hồ sơ cũng như năng lực của từng ứng viên. Quyết định cuối cùng sẽ được đưa ra dựa trên tiêu chí phù hợp với yêu cầu công việc, văn hóa doanh nghiệp và tiềm năng phát triển của ứng viên. Sau khi chọn được ứng viên phù hợp, công ty sẽ tiến hành đưa ra lời mời làm việc (offer) với các điều kiện cụ thể về lương, thưởng, và các chế độ đãi ngộ khác.
Bước 5: Thử việc
Vinfast áp dụng thời gian thử việc từ 1 đến 2 tháng cho tất cả các vị trí tuyển dụng. Mục đích của giai đoạn này là giúp ứng viên làm quen với môi trường làm việc thực tế tại Vinfast, đồng thời đánh giá năng lực, trình độ chuyên môn và khả năng hòa nhập của ứng viên. Đây cũng là cơ hội để ứng viên thể hiện bản thân và khẳng định năng lực.
Bước 6: Trở thành nhân viên chính thức
Sau khi kết thúc thời gian thử việc, VinFast sẽ đánh giá toàn diện dựa trên các tiêu chí đã đề ra trước đó. Nếu ứng viên hoàn thành tốt giai đoạn thử việc, sẽ được ký hợp đồng lao động chính thức và trở thành thành viên của VinFast. Công ty cam kết tạo điều kiện tối đa để nhân viên mới phát triển và thăng tiến trong công việc.
Quy trình tuyển dụng của VinFast
5. SHiring – Giải pháp tuyển dụng toàn diện cho doanh nghiệp
Là giải pháp HRTech được phát triển bởi TopCV – công ty công nghệ nhân sự hàng đầu Việt Nam, SHiring đã được hơn 1000+ doanh nghiệp tin tưởng sử dụng để giải quyết mọi nhu cầu tuyển dụng.
SHiring giải pháp giúp tối ưu quy trình tuyển dụng
Trong số các tính năng của SHiring, giải pháp hỗ trợ xây dựng và tự động hóa quy trình tuyển dụng, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và thời gian. Cụ thể:
Hệ thống thiết lập quy trình tuyển dụng khoa học và chuyên nghiệp
SHiring tích hợp sẵn quy trình tuyển dụng chung. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chỉnh sửa quy trình này tùy thuộc vào yêu cầu cho vị trí tuyển dụng như thêm hoặc xóa bớt các bước trong quy trình. Bên cạnh đó, SHiring cho phép doanh nghiệp theo dõi trạng thái của ứng viên theo từng vòng, nhờ đó loại bỏ tình trạng bỏ quên, bỏ sót ứng viên.
Hồ sơ ứng tuyển của ứng viên từ các nguồn được tập trung về một nền tảng là SHiring
Thông thường, khi tuyển dụng các vị trí, HR thường đăng tin tuyển dụng lên nhiều kênh tuyển dụng khác nhau. Ứng viên gửi hồ sơ ứng tuyển cũng đến từ đa dạng kênh tuyển dụng. Với SHiring bài toán tổng hợp CV ứng tuyển đa kênh sẽ được giải quyết triệt để. Đồng thời hệ thống sẽ gửi thông báo tới tài khoản của HR mỗi khi có CV ứng tuyển.
Ngoài ra, SHiring cung cấp bộ mẫu mô tả công việc chi tiết cho các vị trí, nhân sự có thể dựa vào mẫu này và thêm các yêu cầu tuyển dụng để có được một JD hoàn chỉnh và chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp bộ phận tuyển dụng tiết kiệm được thời gian và công sức.
Sàng lọc thông tin ứng viên chính xác và nhanh chóng với tính năng CV Parser
CV Parser sử dụng công nghệ AI để giúp bộ phận HR sàng lọc và trích xuất thông tin từ CV. Ngay khi CV được tải lên, hệ thống sẽ thu thập dữ liệu từ thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc, học vấn đến các kỹ năng của ứng viên. Tính năng này nổi bật với khả năng xử lý nhiều CV cùng lúc ở mọi định dạng với tốc độ cao, giúp loại bỏ việc nhập liệu thủ công và tiết kiệm thời gian cho nhân sự.
Việc áp dụng một quy trình tuyển dụng có định hướng sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn ứng viên phù hợp với giá trị văn hóa và chiến lược phát triển của tổ chức một cách hiệu quả hơn.
6. Kết luận
Đây là toàn bộ kiến thức về sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự kèm theo file mẫu tham khảo mà SHiring muốn gửi đến doanh nghiệp. Thông qua bài viết này, SHiring hy vọng mang đến cho các nhà quản trị cái nhìn toàn diện hơn về một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp theo chuẩn ISO. Nếu doanh nghiệp muốn tự động hóa quy trình tuyển dụng, tiết kiệm chi phí, thời gian và tìm kiếm được ứng viên tiềm năng nhanh chóng, hãy tham khảo ngay SHiring!
