Trong thời đại số hóa, ứng viên chất lượng đóng vai trò quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thu hút và tuyển dụng được ứng viên xuất sắc là một thách thức không hề nhỏ. SHiring sẽ giới thiệu 6 khía cạnh triển khai hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) giúp nâng cao trải nghiệm cho ứng viên và mang lại lợi thế cạnh tranh trong cuộc đua nhân tài.

Trải nghiệm ứng viên là gì ?

Trải nghiệm của ứng viên bao hàm toàn bộ quá trình mà một người tìm việc trải qua khi ứng tuyển vào một công ty. Nó bao gồm tất cả các giai đoạn tiếp xúc, bắt đầu từ việc nộp hồ sơ ứng tuyển ban đầu đến các vòng phỏng vấn, đánh giá năng lực và kết thúc bằng việc nhận được thông báo đồng ý hay từ chối tuyển dụng từ phía nhà tuyển dụng.

Tầm quan trọng của trải nghiệm ứng viên

Trong kỷ nguyên công nghệ hiện đại, việc tăng cường trải nghiệm ứng viên là vấn đề cấp thiết. Hệ thống theo dõi ứng tuyển (ATS) là giải pháp hiệu quả, tự động hóa các khâu tuyển dụng như đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, sắp xếp phỏng vấn và theo dõi ứng viên, giúp xử lý nhanh chóng và liên tục.

Trải nghiệm ứng tuyển đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân tài. Báo cáo gần đây của CareerPlug chỉ ra rằng 53% người tìm việc đã trải qua ít nhất một trường hợp tiêu cực và 52% từ chối công việc do trải nghiệm không tốt. Trải nghiệm này phản ánh mức độ chuyên nghiệp, sự tôn trọng của doanh nghiệp đối với ứng viên tiềm năng.

Trải nghiệm tồi tệ khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội chiêu mộ nhân tài, làm tổn hại danh tiếng, thương hiệu, kéo dài thời gian và chi phí tuyển dụng. Ngược lại, trải nghiệm tích cực mang lại nhiều lợi ích như tăng tỷ lệ chấp nhận việc làm, tiết kiệm thời gian, chi phí, thu hút ứng viên phù hợp, nâng cao thương hiệu tuyển dụng và năng suất lao động.

Vì vậy, áp dụng giải pháp như ATS để cải thiện trải nghiệm ứng viên là bước đi thiết yếu, giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh trong cuộc đua giành nhân tài.

6 khía cạnh triển khai ATS giúp nâng cao trải nghiệm nhân viên

Lưu trữ thông tin ứng viên 

Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý hiệu quả dữ liệu ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng. Với khối lượng lớn hồ sơ và đơn ứng tuyển, việc quản lý thủ công sẽ khiến người tuyển dụng không thể đứng vững trước áp lực công việc.

Khi triển khai ATS, thông tin ứng viên được lưu trữ tập trung trong cơ sở dữ liệu, loại bỏ nhu cầu sử dụng giấy tờ hay bảng tính dễ bị mất trật tự. Người tuyển dụng có thể truy cập và tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian quý giá.

Ngoài tính năng tổ chức thông tin ứng viên có hệ thống, ATS còn đảm bảo tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu bằng cách lưu trữ an toàn thông tin cá nhân nhạy cảm. Với sự trợ giúp của ATS, người tuyển dụng có thể tối ưu hóa quy trình, tập trung đánh giá năng lực ứng viên thay vì phải sàng lọc đống tài liệu lộn xộn.

Điều này không chỉ giảm gánh nặng cho nhà tuyển dụng mà còn nâng cao trải nghiệm của ứng viên. Khi quá trình được tiến hành nhịp nhàng và hiệu quả, ứng viên sẽ cảm nhận được sự tôn trọng, chuyên nghiệp, nhận phản hồi nhanh chóng và có trải nghiệm tích cực. Hơn nữa, ATS giúp hạn chế sai sót và đảm bảo sự công bằng, tạo nên quy trình minh bạch.

Tối ưu hoá quy trình tuyển dụng

Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả quy trình tuyển dụng. ATS tự động hóa các nhiệm vụ, tập trung quản lý thông tin ứng viên, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhà tuyển dụng.

Với ATS việc đăng tin tuyển dụng và nộp đơn trở nên dễ dàng hơn. Đặc biệt, hệ thống sẽ lọc ứng viên không đủ tiêu chuẩn, giảm bớt khối lượng hồ sơ cần sàng lọc, theo dõi và ghi lại từng bước của quy trình, đảm bảo minh bạch và không bỏ sót.

ATS đơn giản hóa nhiều nhiệm vụ hành chính liên quan đến trải nghiệm ứng viên. Nhà tuyển dụng không cần tốn nhiều thời gian nhập thông tin, sàng lọc hồ sơ thủ công. ATS có khả năng phân tích sơ yếu lý lịch tự động, gửi email liên lạc, lên lịch phỏng vấn, gửi lời mời và quản lý phản hồi, đánh giá từ nhiều nguồn trong một hệ thống.

Với tính năng đa dạng, ATS trở thành công cụ không thể thiếu để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất, đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác hơn và cải thiện trải nghiệm ứng viên.

Thu hút ứng viên tiềm năng thông qua bài đăng tuyển dụng rõ ràng và súc tích

Theo Linkedin, 17% số ứng viên rút lui khỏi quá trình tuyển dụng vì có sự khác biệt giữa bản mô tả công việc và cuộc phỏng vấn.

Các tin tuyển dụng rõ ràng, cung cấp thông tin chi tiết về công việc, môi trường và yêu cầu công việc là tiêu chí đánh giá giúp ứng viên nhanh chóng nhận biết xem cơ hội nghề nghiệp này có thực sự phù hợp với năng lực, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp của họ hay không. Điều này rất quan trọng, vì nó giúp ứng viên hiểu rõ về công ty, văn hóa, giá trị cốt lõi và mô tả công việc cụ thể, từ đó tạo điều kiện cho những cuộc trò chuyện sâu sắc và hiệu quả hơn trong quá trình phỏng vấn.

Hãy tận dụng khả năng phân tích dữ liệu của phần mềm tuyển dụng để thu thập những thông tin chi tiết về nhóm nhân tài mục tiêu, bao gồm kinh nghiệm, kỹ năng, trình độ học vấn và các yếu tố khác mà bạn đang tìm kiếm. Những thông tin này sẽ giúp bạn xây dựng các mô tả công việc cụ thể, súc tích và hấp dẫn, phản ánh đúng nhu cầu tuyển dụng và thu hút đúng đối tượng ứng viên phù hợp.

Sử dụng các công cụ cộng tác để nhanh chóng chia sẻ bản nháp mô tả công việc với các bên liên quan như quản lý, nhân sự và chuyên gia trong lĩnh vực, cho phép bạn kịp thời nhận phản hồi và sửa đổi, bổ sung nội dung tuyển dụng.

Cộng tác tuyển dụng

Phân loại và gắn thẻ ứng viên:

Hệ thống ATS hỗ trợ nhà tuyển dụng phân loại và gắn thẻ ứng viên dựa trên các tiêu chí như kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn và vị trí tuyển dụng. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng lọc và tìm ra những ứng viên phù hợp nhất cho các vị trí cụ thể, từ đó rút ngắn thời gian tuyển dụng và nâng cao trải nghiệm của ứng viên bằng cách giúp họ sớm nhận được phản hồi.

Ghi chú và nhận xét về ứng viên:

ATS cho phép nhà tuyển dụng thêm ghi chú và nhận xét về ứng viên trong các giai đoạn khác nhau của quá trình tuyển dụng. Việc này giúp thông tin ứng viên luôn được cập nhật chính xác, đảm bảo rằng mọi tương tác với ứng viên đều mang tính cá nhân hóa và hiệu quả, cải thiện trải nghiệm của ứng viên.

Chia sẻ dữ liệu nhóm nhân tài:

Dữ liệu khách quan từ ATS cho phép nhà tuyển dụng lập kế hoạch tuyển dụng cụ thể, phản ánh chính xác nhu cầu nguồn nhân lực và đặc điểm của nhóm ứng viên mục tiêu. Khi chiến lược được đề xuất dựa trên cơ sở dữ liệu thực tế chứ không phải ý kiến chủ quan, ban quản lý sẽ dễ dàng hiểu và đồng thuận với tầm nhìn của nhà tuyển dụng.

Quyền truy cập vào ATS:

Cấp quyền truy cập vào hệ thống cho quản lý tuyển dụng và các bên liên quan khác nhằm tăng tính minh bạch của quy trình tuyển dụng. Điều này giúp họ có thể nêu ra các vấn đề kịp thời, đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, từ đó nâng cao trải nghiệm của ứng viên khi mọi thông tin và phản hồi đều được xử lý nhanh chóng.

Duy trì gắn kết ứng viên

• Giao tiếp thường xuyên: Cung cấp cho ứng viên thông tin cập nhật về tiến độ hồ sơ của họ qua từng giai đoạn tuyển dụng. Sử dụng ATS để tự động gửi email thông báo và cập nhật trạng thái, đảm bảo ứng viên luôn được biết rõ tình hình.
• Thể hiện sự tôn trọng: Đánh giá cao thời gian và sự quan tâm của ứng viên. Tránh để họ cảm thấy bị lãng quên hay bỏ ngỏ.
• Tạo ấn tượng tốt: Duy trì trải nghiệm ứng tuyển chuyên nghiệp và liền mạch, thể hiện sự tôn trọng và văn hóa công ty tích cực.
• Theo dõi hiệu quả: Sử dụng ATS để theo dõi tiến độ của từng ứng viên, đặt lời nhắc và cộng tác với các thành viên trong nhóm tuyển dụng.

Bằng cách thực hiện những biện pháp này, bạn có thể đảm bảo rằng ứng viên có trải nghiệm tích cực với công ty, ngay cả khi họ không được tuyển dụng vào vị trí ứng tuyển. Điều này có thể giúp bạn xây dựng danh tiếng là nhà tuyển dụng uy tín, thu hút ứng viên chất lượng cao cho các cơ hội tuyển dụng trong tương lai.

Thiết kế trang web thân thiện với người dùng

Một trang web chuyên nghiệp và thân thiện là rất quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu và hình ảnh tốt đẹp của công ty đối với ứng viên. Hệ thống Applicant Tracking System (ATS) hiện đại cung cấp một trang web tuyển dụng (careersite) đẹp mắt, dễ sử dụng và hoàn toàn có thể tùy chỉnh theo phong cách riêng của doanh nghiệp. Điều này giúp công ty thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp và hiện đại, tạo ấn tượng tốt ngay từ những giây phút đầu tiên khi ứng viên truy cập trang web.

Ngoài ra, trang web tuyển dụng thân thiện và nhất quán trên các thiết bị khác nhau, bao gồm cả di động, mang lại trải nghiệm suôn sẻ và thuận tiện cho ứng viên trong suốt quá trình ứng tuyển. Điều này không chỉ giúp công ty giành được thiện cảm từ ứng viên mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tận tâm trong việc tạo ra một môi trường ứng tuyển tối ưu.                    

SHiring – Giải pháp ATS giúp nâng cao trải nghiệm ứng viên

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc tìm kiếm và tuyển dụng nhân tài trở nên ngày càng phức tạp và cạnh tranh. Các doanh nghiệp không chỉ cần thu hút những ứng viên tiềm năng mà còn phải đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Đó là lý do tại sao ATS trở thành một giải pháp không thể thiếu.

SHiring mang đến những lợi ích vượt trội cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Với các tính năng ưu việt, giải pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho nhà tuyển dụng mà còn nâng cao trải nghiệm của ứng viên, tạo ra một môi trường tuyển dụng thân thiện và chuyên nghiệp.

Nếu bạn đã sẵn sàng cải tiến và nâng cao hiệu suất hoạt động tuyển dụng, hãy đăng ký trải nghiệm bản demo SHiring ngay từ bây giờ. Với sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm, bạn sẽ được giới thiệu đầy đủ về các tính năng và lợi ích của giải pháp này, đồng thời được hướng dẫn chi tiết cách sử dụng và tích hợp SHiring vào quy trình tuyển dụng hiện tại của doanh nghiệp. Đừng bỏ lỡ cơ hội nâng cao năng lực cạnh tranh và thu hút những ứng viên xuất sắc nhất với SHiring – giải pháp đột phá trong lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực.