Tuyển dụng nhân tài chất lượng, kiểm soát chi phí và quản lý công việc hành chính là những thử thách không hề nhỏ mà các doanh nghiệp thường gặp phải. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của một hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) phù hợp, những khó khăn này có thể được giải quyết một cách hiệu quả.
SHiring sẽ chia sẻ những kinh nghiệm quý báu giúp bạn lựa chọn giải pháp ATS tối ưu, cùng những mẹo bổ ích để tận dụng tối đa lợi ích mà hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp của bạn. Hãy cùng khám phá những tiềm năng to lớn của công nghệ hiện đại trong lĩnh vực tuyển dụng nhân tài.
>> SHiring là gì? Ứng dụng AI trong quản trị tuyển dụng hiệu suất cao
Những thách thức thường gặp trong tuyển dụng nhân sự
Cạnh tranh trong việc thu hút ứng viên chất lượng
Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng cạnh tranh với sự hiện diện của nhiều công ty, đặc biệt là các công ty công nghệ mới nổi, việc thu hút ứng viên chất lượng đang trở nên khó khăn hơn cho các công ty. Mặc dù có thể xây dựng trang web tuyển dụng và quy trình nộp đơn trực tuyến, nhưng nếu giao diện trang web không thân thiện hoặc quy trình nộp đơn quá phức tạp, họ có thể bỏ lỡ cơ hội chiêu mộ những ứng viên tiềm năng.
Với một thị trường lao động cạnh tranh, các công ty cần nỗ lực hơn nữa để tạo ra trải nghiệm tuyển dụng tốt nhất cho ứng viên. Trong đó, việc xây dựng trang web tuyển dụng dễ sử dụng và quy trình nộp đơn đơn giản là vô cùng cần thiết để có thể thu hút và giữ chân ứng viên chất lượng cao.
Chưa tìm được phương pháp giảm chi phí tuyển dụng
Một cách đơn giản để giảm chi phí tuyển dụng là hạn chế sự phụ thuộc vào các công ty tuyển dụng bên ngoài. Tuy nhiên, đội ngũ tuyển dụng và nhân sự nội bộ thường đã quá bận rộn. Vì vậy, các doanh nghiệp thường phải dựa vào các công ty tuyển dụng để hỗ trợ tìm kiếm và tuyển dụng cho một số hoặc tất cả các vị trí trống. Nguyên nhân là do thiếu thời gian sàng lọc hồ sơ và thiếu chuyên môn tiếp thị tuyển dụng trong nhóm nhân sự nội bộ, nên việc sử dụng dịch vụ tuyển dụng bên ngoài được coi là giải pháp đơn giản.
Tuy nhiên, sử dụng các công ty tuyển dụng hoặc headhunter để tìm ứng viên cho vị trí quản lý cấp cao thì hợp lý, vì họ có mạng lưới quan hệ sẵn có. Nhưng với vị trí cấp thấp và trung cấp, việc sử dụng dịch vụ tuyển dụng bên ngoài sẽ tốn kém hơn. Đồng thời, các công ty tuyển dụng cũng có quyền truy cập hạn chế vào thị trường ứng viên đang hoạt động và ứng viên thụ động.
Công việc của nhà tuyển dụng còn thủ công, nặng nề
Tự động hóa và tối ưu hóa quá trình tuyển dụng là giải pháp hiệu quả để giảm bớt gánh nặng công việc cho nhà tuyển dụng. Bằng cách số hóa và tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như xử lý hồ sơ, sàng lọc hồ sơ và lên lịch phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Điều này giúp họ tập trung vào các khía cạnh quan trọng hơn như đánh giá kỹ năng và phẩm chất của ứng viên, đồng thời giảm nguy cơ sai sót do mệt mỏi hay thiếu tập trung. Ngoài ra, việc tự động hóa giúp quá trình tuyển dụng trở nên nhất quán và công bằng hơn, đảm bảo tất cả ứng viên đều được đối xử bình đẳng.
Khó khăn trong việc tìm kiếm nhân tài
Thị trường lao động hiện nay sôi động với vô số ứng viên tiềm năng. Tuy nhiên, việc tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí cụ thể, đặc biệt trong các lĩnh vực đòi hỏi chuyên môn cao, vẫn là thách thức lớn đối với nhiều nhà tuyển dụng.
Nhà tuyển dụng có ít thời gian giao tiếp với ứng viên
Trong quá trình tuyển dụng nhiều vị trí công việc, nhà tuyển dụng thường phải đối mặt với thách thức lớn về quỹ thời gian hạn hẹp dành cho việc giao tiếp với từng ứng viên. Khi số lượng hồ sơ ứng tuyển lên đến hàng trăm, thậm chí là hàng nghìn cho một vị trí, phương thức liên lạc qua email dần trở nên kém hiệu quả và tiềm ẩn nhiều nguy cơ gây ra những hiểu lầm đáng tiếc. Chính vì vậy, việc tìm kiếm một giải pháp giao tiếp nhanh chóng, hiệu quả nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch ngày càng trở nên cấp thiết, nhằm tối ưu hóa trải nghiệm cho cả nhà tuyển dụng lẫn ứng viên trong suốt quá trình này.
Quy trình tuyển dụng thiếu minh bạch
Tăng cường sự đa dạng trong lực lượng lao động luôn là mục tiêu hướng tới của nhiều công ty, tuy nhiên, thực tế cho thấy con đường để đạt được điều này không hề dễ dàng. Dù đã nỗ lực, kết quả vẫn chưa thực sự như kỳ vọng ban đầu. Quá trình này đối mặt với muôn vàn thách thức cần được vượt qua, trong đó phải kể đến những định kiến tiềm ẩn và tính không công bằng trong quy trình tuyển dụng. Để thực hiện được mục tiêu đa dạng hóa lực lượng lao động, các công ty cần có những giải pháp mạnh mẽ, đồng bộ nhằm khắc phục những rào cản này.
Sự tham gia của quản lý tuyển dụng còn hạn chế
Mặc dù vai trò của người quản lý tuyển dụng là vô cùng quan trọng, nhưng trên thực tế, một số người trong nhóm này vẫn chưa thể hiện được sự tham gia đầy đủ vào quy trình. Nguyên nhân xuất phát từ việc họ chưa thực sự nắm rõ các bước trong quy trình, hoặc do thiếu sự hỗ trợ cần thiết từ công nghệ và dữ liệu. Điều này không chỉ gây ra sự chậm trễ mà còn dẫn đến những quyết định không chính xác, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả tuyển dụng. Vì vậy, để tối ưu hóa quá trình, việc trang bị đầy đủ kiến thức và công cụ hỗ trợ cho đội ngũ quản lý tuyển dụng là điều vô cùng cần thiết.
6 yếu tố quan trọng cần xem xét khi lựa chọn phần mềm ATS cho doanh nghiệp của bạn
Để nhà tuyển dụng có thể lựa chọn được một phần mềm ATS phù hợp nhất với nhu cầu, SHiring xin được đưa ra một số yếu tố quan trọng cần xem xét đến như sau:
Quy mô công ty
Khi lựa chọn hệ thống theo dõi ứng viên (ATS – Applicant Tracking System), quy mô của doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng. Các tổ chức lớn thường có nhu cầu quản lý tuyển dụng phức tạp hơn, do đó, họ cần một hệ thống ATS mạnh mẽ, đa năng và có nhiều tính năng nâng cao. Ngược lại, các công ty vừa và nhỏ có thể chỉ cần một giải pháp đơn giản, dễ sử dụng và chi phí hợp lý, phù hợp với quy mô và nhu cầu của họ. Đánh giá chính xác yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp lựa chọn hệ thống ATS phù hợp nhất, tối ưu hóa quá trình tuyển dụng.
Số lượng tuyển dụng
Bên cạnh quy mô công ty, một yếu tố khác cũng rất quan trọng trong việc lựa chọn hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) phù hợp là số lượng vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp. Nếu công ty thường xuyên tuyển dụng nhiều vị trí một lúc, họ sẽ cần một hệ thống ATS đủ mạnh để quản lý lượng lớn ứng viên và các quy trình tuyển dụng phức tạp. Hệ thống cần có khả năng xử lý dữ liệu lớn, tự động hóa nhiều khâu và tích hợp nhiều tính năng nâng cao. Ngược lại, với nhu cầu tuyển dụng ít vị trí hơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn một giải pháp ATS đơn giản và dễ sử dụng hơn để phù hợp với quy mô và nhu cầu của mình, tiết kiệm chi phí đầu tư.
Ngân sách
Một yếu tố quan trọng khác không thể bỏ qua khi lựa chọn hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) phù hợp chính là ngân sách dự trù cho giải pháp này. Trên thị trường hiện có rất nhiều lựa chọn ATS với mức giá đa dạng, từ các giải pháp miễn phí hoặc chi phí thấp dành cho các doanh nghiệp nhỏ, đến những hệ thống cao cấp với nhiều tính năng nâng cao phục vụ nhu cầu của các tổ chức lớn.
Do đó, việc xác định rõ ngân sách sẵn có sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn được giải pháp ATS vừa đáp ứng các yêu cầu về chức năng, vừa phù hợp với khả năng tài chính của mình, tránh lãng phí hoặc đầu tư quá mức so với nhu cầu thực tế.
Tích hợp với các hệ thống nhân sự khác
Khả năng tích hợp của ATS với các hệ thống quản lý nhân sự khác mà doanh nghiệp đang sử dụng là một yếu tố quan trọng khác cần xem xét khi lựa chọn hệ thống theo dõi ứng viên (ATS). Việc ATS có thể kết nối trơn tru và đồng bộ dữ liệu với các giải pháp như quản lý lương, phúc lợi hay đánh giá hiệu suất nhân viên sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Sự tích hợp này giúp dữ liệu luôn cập nhật chính xác, tránh sai sót và nhầm lẫn do phải nhập dữ liệu trùng lặp.
Đồng thời, việc này cũng tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể cho bộ phận nhân sự khi không phải chuyển đổi dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau. Tính năng tích hợp nhiều ứng dụng quan trọng này sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc và trải nghiệm sử dụng của nhân viên.
Giao diện thân thiện với người dùng
Một yếu tố quan trọng khác cần lưu ý khi chọn hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) là tính tiện lợi và giao diện thân thiện với người dùng. Một giao diện trực quan, dễ làm quen và thao tác sẽ giúp các nhân viên phòng nhân sự của doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống một cách hiệu quả ngay từ đầu mà không cần quá nhiều thời gian đào tạo.
Ngược lại, nếu giao diện phức tạp, khó sử dụng, người dùng sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình làm việc và mất nhiều thời gian để thực sự làm chủ được hệ thống. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất công việc mà còn gây ra sự khó chịu, bất tiện cho nhân viên. Vì vậy, khi đánh giá các giải pháp ATS, doanh nghiệp nên xem xét kỹ lưỡng tính năng giao diện, đảm bảo tính dễ sử dụng là một trong những ưu tiên hàng đầu.
Báo cáo và phân tích
Yếu tố cuối cùng mà doanh nghiệp cần xem xét là khả năng tạo báo cáo và phân tích dữ liệu. Hệ thống ATS tốt nên cung cấp thông tin toàn diện về quá trình tuyển dụng như số lượng ứng viên ứng tuyển theo từng vị trí, hiệu quả của các kênh tuyển dụng khác nhau, tỷ lệ ứng viên trúng tuyển và nhiều chỉ số khác.
Những báo cáo này giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, đánh giá chính xác hiệu quả chiến lược và kế hoạch tuyển dụng đang áp dụng. Từ đó, họ có thể nhận diện được những điểm cần cải thiện và đưa ra những điều chỉnh phù hợp để nâng cao chất lượng và hiệu quả tuyển dụng trong tương lai. Tính năng phân tích và báo cáo toàn diện là một lợi thế lớn của ATS, đem lại nhiều thông tin hữu ích để doanh nghiệp liên tục hoàn thiện quy trình tuyển dụng của mình.
Đọc thêm: [Đánh giá] 8 phần mềm quản lý tuyển dụng (Applicant Tracking System)
4 mẹo hữu ích khi lựa chọn ATS
Việc chọn hệ thống theo dõi ứng viên (Applicant Tracking System – ATS) phù hợp là một quá trình quan trọng đối với mọi tổ chức, đặc biệt là những tổ chức có nhu cầu tuyển dụng lớn. Dưới đây là một số mẹo hữu ích để giúp bạn lựa chọn ATS phù hợp.
Xác định nhu cầu của bạn
Trước khi bắt đầu tìm kiếm một ATS, bạn cần xác định rõ nhu cầu và yêu cầu cụ thể của tổ chức. Điều này bao gồm:
- Quy mô tuyển dụng: Bạn cần hệ thống có thể xử lý được số lượng hồ sơ ứng viên dự kiến..
- Tính năng cần thiết: Xác định những tính năng nào là cần thiết cho quy trình tuyển dụng của bạn, như quản lý hồ sơ ứng viên, lên lịch phỏng vấn, tích hợp với các công cụ khác (ví dụ như email, lịch, mạng xã hội).
- Ngân sách: Đặt ra một ngân sách cụ thể và tìm kiếm các ATS nằm trong khoảng giá này.
- Số lượng người dùng: Xác định xem có bao nhiêu người trong đội ngũ tuyển dụng sẽ sử dụng hệ thống để đảm bảo rằng hệ thống có khả năng hỗ trợ đầy đủ.
Đánh giá thông qua bản Demo
Trước khi quyết định triển khai bất kỳ hệ thống ATS nào, hãy yêu cầu một bản demo dùng thử từ nhà cung cấp. Đây là bước quan trọng để bạn có thể trực tiếp trải nghiệm các tính năng của hệ thống. Khi tham gia demo, hãy chú ý:
- Giao diện người dùng: Giao diện có thân thiện và dễ sử dụng không? Nhân viên của bạn có thể nhanh chóng làm quen với hệ thống không?
- Tính năng thực tế: Hệ thống có những tính năng mà bạn đã xác định là cần thiết không? Hãy yêu cầu nhà cung cấp trình bày cụ thể cách các tính năng này hoạt động.
- Khả năng tùy chỉnh: Hệ thống có cho phép bạn tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của tổ chức không?
- Tốc độ và hiệu suất: Hệ thống có hoạt động mượt mà và không bị gián đoạn trong quá trình sử dụng không?
Đọc đánh giá khách hàng
Đọc đánh giá từ các khách hàng hiện tại và trước đây của nhà cung cấp ATS là một cách tuyệt vời để hiểu rõ hơn về chất lượng và hiệu quả của hệ thống. Một số nguồn bạn có thể tham khảo bao gồm:
- Sử dụng các tài nguyên như trang web đánh giá phần mềm (ví dụ: Capterra , G2)
- Diễn đàn và mạng xã hội: Các diễn đàn chuyên ngành hoặc nhóm trên mạng xã hội (LinkedIn, Facebook) có thể cung cấp những nhận xét và kinh nghiệm thực tế từ các chuyên gia trong ngành.
- Case studies: Các nghiên cứu tình huống do nhà cung cấp chia sẻ có thể cung cấp thông tin chi tiết về cách hệ thống đã giúp các tổ chức khác cải thiện quy trình tuyển dụng của họ.
Đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu
Khi sử dụng một hệ thống ATS, dữ liệu ứng viên là một tài sản quan trọng và cần được bảo vệ. Đảm bảo rằng nhà cung cấp ATS có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu của bạn. Hãy kiểm tra các yếu tố sau:
- Tuân thủ quy định pháp luật: ATS phải tuân thủ các quy định bảo mật dữ liệu như GDPR (Châu Âu) hoặc CCPA (California).
- Chứng nhận bảo mật: Kiểm tra xem nhà cung cấp có các chứng nhận bảo mật như ISO 27001 hay SOC 2 không.
- Chính sách quyền riêng tư: Đọc kỹ chính sách quyền riêng tư của nhà cung cấp để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn sẽ không bị sử dụng sai mục đích.
- Biện pháp bảo mật kỹ thuật: Hệ thống có sử dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, tường lửa, và hệ thống phát hiện xâm nhập không?
Bằng cách tuân thủ các bước này, bạn sẽ có thể lựa chọn được hệ thống ATS phù hợp với nhu cầu của tổ chức, giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và đảm bảo an toàn cho dữ liệu ứng viên.
SHiring – Giải pháp quản trị tuyển dụng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn
Hãy để SHiring trở thành đối tác đáng tin cậy trong việc quản lý quy trình tuyển dụng của bạn. Với giao diện trực quan và các tính năng mạnh mẽ, SHiring mang đến một trải nghiệm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả.
SHiring không chỉ đơn giản là một giải pháp, mà còn là một công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của bạn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Đăng ký demo trải nghiệm ngay và nhận tư vấn từ chuyên gia!
